审图阶段工程设计档案的管理

摘要施工图审核既是工程开工前专业人员必须完成的一项重要技术前期工作，也是开展设计交底，图纸会审的基础，又是施工方编制施工组织设计的重要依据，更是日后体现该项目技术管理质量好坏的效果之一。严格执行施工图审查制度，在图纸交付施工之前发现设计问题可以将风险降到最低。执行施工图审查制度，对工程设计档案管理提出新的要求。针对工程设计档案管理新要求，制定相应管理制度；并对当前施工图审查阶段工程设计档案管理存在的问题及原因进行阐述，提出了相关建议。

1　前言

发动机制造商在开发新项目时，有时需要为新产品新建厂房。新的厂房设计和施工一般都会委托相关设计院及相关单位，我院就是这样的相关设计院之一。厂房的设计质量和施工质量都会影响到发动机生产的安全性和产品质量。而厂房的施工设计图审核是保证厂房设计质量和施工质量的重要一环。从2004年开始，上海市建交委在全市全面推行建设工程施工图设计文件审查制度，对设计的结构安全和强制性标准、规范执行情况和建筑设计深度要求进行审查；作为勘察设计单位，所有建设工程项目的建筑、结构、给排水、暖通、动力、电气等专业设计施工图都要审查合格后才能发图施工。发图流程的变更前后情况见图1。为此，我院专门成立施工图送审室，对全院施工图审查过程实行归口管理，负责全院项目从施工图设计文件预归档到正式归档过程的管理。

2　审图档案归档管理

由于实行了施工图设计文件审查，施工图归档管理也前移到施工图审图预归档环节，除了原有的归档管理工作要求外，还要负责对施工图底图的审图调晒，蓝图、计算书与消防设计文件的送审、审图期间修改的换版、建立施工图审图档案等工作。为了提高归档率、完整率和准确率以及满足项目生产进度、业主需求，必须催归催收，及时整理、规范作业，纠正归档项目中图号、名称或图纸版本的错误。例如接收整理，工程项目的一般特点是量大，单项工程、涵盖专业和各专业图纸数量以及修改、变更多，而设计周期短、进度紧和业主需求急，全院同时有10多个项目同时并举，这就对施工图预归档整理提出很高的要求，既要及时整理，防缺补漏和纠正图号、名称标识及版本的错误，又要分类装袋入柜，以随时满足审图送审和修改换版的要求。根据要求，对每一个签收项目的图纸对照施工图目录，按项目编号，分阶段，给子项编号，编制专业代码及图纸序号和名称，及时分类整理，按专业装入袋中，并在每袋上标识图号、名称、张数、设计负责人和归档时间，上柜并标识，确保图纸管理有序不乱。送交审图工作是一项繁琐、凌乱但又需要认真、仔细做好的工作。主任设计师要求送交审图时，往往图纸量多、时间紧，要忙而不乱地整理好每一份专业图纸，并装入袋，经晒图后，送交审图公司审图。经审图后，协同主任设计师及时返回审图意见和图纸，经审图合格后尽快催讨已送审的图纸、计算书和地质报告，以防流失。

2.斯奈德的大学教育：斯奈德是接受过高质量的高等教育的学者。他首先在1951年毕业于俄勒冈州著名的私立大学里德学院(Reed College)，获得文学和人类学学位。这为后来的寒山诗翻译、文学创作和与人类生存息息相关的环保运动打下了扎实的基础。之后，他又进入伯克利加州大学东亚系攻读东方语言文学硕士学位,学习日语和汉语，为他后来翻译寒山诗和日本之行做了准备。耿纪永[8]认为，他的导师陈世骧作为北大高材生，自然熟悉胡适出版的《白话文学史》而对寒山诗另眼相看，别有感情，才会借机推荐给斯奈德让其翻译，促使寒山诗风行于美国。

由于建设行业审图新规出台，审图需要摇号招标，这就使整个审图周期延长，工作量增加。为此，我院采用审图集中管理模式，审图工作要面对全院几百名设计人员所绘制的新立项的在建项目图纸。由于在建项目的工程进度要求紧，设计出图时间短，审图公司审图要求高，易造成图纸差错率高，修改异常频繁，使图纸管理工作非常忙碌，每天面对的设计修改比设立审图制度之前增加数倍。针对日常工作中审图项目多且容易混乱的情况，加强记录控制、文件控制和过程控制，确保工作的顺利开展。我院起草制订了《审图底图归档登记簿》、《审图晒图登记簿》、《施工图设计文件审图登记簿》、《审图底图修改借图单》、送审日报表等作业表单。从制度上保证审图过程规范，流程清晰，登记统计准确，图纸进出有序，版本有效，有效地防止混乱的发生。

更好地为生产服务，需要创新审图管理工作。除了把施工图设计文件审查意见及回复整理归档外，根据各生产部门对质量控制的需求，每个月都将审图公司发来的施工图设计文件审查意见及回复按项目、专业分类整理发放到各专业设计所，为质量剖析与提高设计质量提供服务。

由于审图涉及审图公司、业主、项目负责人和专业设计人员，多方之间经常会有联系沟通不畅，信息不一致的问题，出现所传递图纸、文件内容上或时间上或版本上的差异问题。针对这些情况，我院把审图管理这个环节作为枢纽，建立起一个沟通平台，主动、及时联系各方，沟通信息，把可能发生的问题降到最低程度，尽量避免这些问题的发生。

建设工程施工图设计文件审查是项全新的工作，涉及业主、审图机构、我院三家单位，院内又涉及不同的项目和设计人员。为解决实行审图制度初始阶段出现的一些混乱现象，汇总对内、对外经常出现的各种情况，编制了《施工图设计文件审查送审流程》，印发致全院专职和兼职主任设计师，明确程序，使工作有序进行。

加强管理规章制度的建设，指导工作开展。根据审图管理工作要求，使之有章可循，起草了《施工图送审室作业规定》、《施工图审图蓝图档案管理办法》、《施工图审图案卷目录》，经领导批准后实施。

加强送审图纸、文件的控制、催回和与审图公司的联系。针对审图送审后中途遗失或因审图公司原因造成送审文件缺失的问题，又起草编制了《施工图设计文件审查送审文件清单》、《审图文件寄回通知》，在《施工图设计文件审图登记簿》中增设文件送审快递编号记录，对送审图纸、文件和过程的可追溯性进行有效控制。

3　审图档案归档过程中的问题及原因

审图档案管理制度不严格，在宏观管理上普遍存在“重工程建设，轻档案管理”的思想观念，部分工程项目在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程，使得审图归档的目的、范围、原则、要求等有了一些改变因素。

工程设计人员受传统习惯的影响，或是担心审图的材料被人丢失，或者不了解图纸归档范围，或者想自己保管，有时就不及时将审图归档。另一方面，档案管理人员自身的专业素质不高，不采取积极主动收集，或者服务态度较差，未提供快捷有效的档案审图服务，使得技术人员宁愿选择自行保管，而不将审图归档，使得档案管理失去了它们应有的价值。

一般报审的施工图图纸（一式四套）及审图前期的资料要准备齐全，然后快递给审图公司；审图公司审查后会发出审图回复意见书，单位收到回复意见书后会先分发给各专业的设计人员。他们根据审查回复意见书，对原图纸进行修改完善，再将修改过的图纸及盖好公司章确认已更改过的审图与回复意见书一起再报审查机构复审。经审查或复审合格的项目，审查机构向建设单位出具施工图审查报告及施工图审查合格批准书。在拿到这些报告及批准书之后，建设单位就可以开始进行施工建设了。而对于已盖好章的审图回复意见书，因已通过审查机构的复审，所以有时候审查机构会忘记把这些审图回复意见书再给建设单位，而这些审图回复意见书最终要在项目全部竣工时一起收入存档的，所以这就形成了一个催讨的问题。如果档案管理人员工作太忙，就容易忘记此事，时间长，这些审图回复意见书就容易遗失。这样档案就不完整，如后续发生施工质量问题要追溯，对施工图的修改就没有依据可查。

4　改进建议

在日常工作中向项目主任设计师和专业技术人员宣传、介绍档案管理规章和要求，增强他们档案意识和归档的行为及质量，同时主动加强与主管设计师沟通、联系，上门指导，催收各类材料，提高档案归档率、完整率。

因审查资料的使用和保管等事项涉及接审人员、审图管理人员、审查专家以及资料管理员等不同岗位的人员，因此，在资料管理工作中应明确规定相关人员的工作范围和职责，有利于他们各司其职，完成好自己职责范围内的工作而不出现扯皮推诿的现象。在项目接审和审查阶段，项目临时档案资料管理工作主要由接审人员和负责管理审图的行政人员负责管理，审查人员有责任保证自己所审查资料的完整性和及时交还，这样有利于强化整个审图流程的管理。在审查结束后，正式档案的立卷、建立检索秩序以及日后的维护使用管理工作，则应由送审单位的资料管理员全面负责。

近年来随着施工图审查制度的不断推广和普及，无论是政府主管部门、建设单位、还是建设工程产品的最终用户，越来越多的人逐渐了解到施工图审查制度，认识到了施工图审查的重要性。同时也不可避免地对该工作寄予很高的期望和要求，其间一旦发生纠纷，往往会问责于施工图审查，就会追根溯源地查找有关施工图审查的原始资料。如果施工图审查机构无法找出足够完整、清晰的资料，就难以为自己的工作质量进行合理合法地辩解，对施工图审查工作质量的质疑之声就会被人为放大。因此，无论是从提高施工图审查整体工作质量，还是从维护审查机构自身的合法权益和信誉，乃至维护起步不久的施工图审查工作的声誉，施工图审查机构都有必要重新审视施工图审查资料管理工作，并给予高度的重视。

5　结论

档案管理的最终目的就是提供和使用所存文档，而对于审图阶段的图纸更需要加快调档速度，改进服务态度，解除工程设计人员的想法和顾虑。变“你来我查，你用我找”式的被动服务为“工程设计档案审图参考咨询”式的主动服务。要做到这点，需要了解本单位的规划和近期工作要求，分析科技发展和经济发展趋势，进行市场预测，听取各方面对审图档案工作的要求。然后，把收集到的信息进行分析，作出档案需求预测，主动将审图档案提供给使用者。积极进行档案资料的综合分析利用，根据不同的需求，随时登记在档案的审图登记单上，使有价值的珍贵档案达到其利用的目的。不断完善施工图审查工作，使得这项制度在法制化，规范化，科学化上再向前迈出更为坚实的一步，促进施工图审查工作的健康稳定发展，有效地把握住建筑安全“第一关”。

新设计的凸轮的最小润滑系数有明显的提高，且在较理想的范围内，这将改善凸轮与挺柱间的液体动力学润滑条件，减少磨损。

Engineering Design Archives Management during Drawings Reviewing

（Shanghai Institute of Mechanical & Electrical Engineering Co. Ltd., Shanghai 200438, China）

Abstract:Reviewing of construction drawings is not only a critical early technical work to be accomplished by professional people before a construction begins and a basis for conducting design handover and review, but also a very important reference for construction company to design and arrange detailed construction, and one of elements to measure the quality of technical management of construction program. Strict observing of the regulation of reviewing construction drawings can find any design problems before a construction begins so as to minimize risk. The regulation of reviewing construction drawings has new requirements on engineering design archives management. This paper presents some measures to meet the new requirements of engineering design archives management, and issues and their causes in current engineering design archives management work, as well as suggestions for improvement..

Key words:master drawing, filing, keeping, drawing reviewed, overview, management, regulation

作者简介：张南（1977-），女，大专，主要研究方向为设计施工图审图归档管理。

审图阶段工程设计档案的管理

1 前言

2 审图档案归档管理

3 审图档案归档过程中的问题及原因

4 改进建议

5 结论

1　前言

2　审图档案归档管理

3　审图档案归档过程中的问题及原因

4　改进建议

5　结论