基于WBS 的综合管理工作分解

鲁维 王京 杨卿

(中国飞行试验研究院，陕西 西安 710089)

0 引言

综合管理工作种类多，涉及行政管理、人力资源、党纪工团、内部协调等各个方面;对接单位多、业务类型复杂，需要承上启下，对接多个部门机构;管理人员数量少，每位人员身兼数职。传统的管理方法按工作类型或者承接单位分配，一人一角，需要大量的人力资源，工作效率较低。纵观国内外现状，高度的信息化手段，使专职的管理人员趋向于少而精，大量的人力资源从繁杂、重复的体力工作中解放出来。然而，人员的减少、信息化水平的加强，虽然提高了工作效率，但是也带来一些新的问题，角色转换应接不暇，一旦有人员调整，工作承接繁杂、周期长、容易“断电”。工作分工、责任职责和流程规划上已经不能适用于高强度、多变化的综合管理工作。因此，中国飞行试验研究院提出将综合管理工作项目化，运用项目管理的理念，导入项目管理WBS 工具，并以该院技术中心综合管理处为例，在规范制度流程、探索精细化管理和人员综合素质提升等多方面进行尝试和改进，经过两年的探索和实践，初步实现复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程化的事情定量化，定量化的事情信息化，使综合管理从传统的粗犷式管理向专业化管理发展迈进了一大步。

1 WBS 的理论依据

1.1 WBS 的概念和特点

工作分解结构 (Work Breakdown Structure，WBS)是把项目包含的所有工作内容按其相关关系逐层进行分解，直到工作内容单一、责任人唯一的最小工作单元为止，并能直观地表示出各项工作在整个项目中的地位，实现项目更有效地进行工作计划、开展进度控制、实施过程监督的一种方法。工作分解结构是一个分级的树形结构，是将项目按照其实施过程(时间顺序)或内在结构(逻辑顺序)进行层层分解而形成的结构示意图。

WBS 具有三个显著特点，第一是“完整性”，每层的分解结构应尽可能包括项目要完成的所有工作任务;第二是“时间可衡量性”，最小工作单元可以以单位时间(小时、天数等)估计，从而改进时间、成本和资源估计的准确度;第三是“责任性”，最小工作单元由一个人在无他人帮助的情况下就可以完成。

WBS 是项目实施、实现最终任务所必须完成的全部工作内容的一张清单，也是工作计划、进度管控、人员分配、沟通管理、成本和预算控制的基础。

1.2 WBS 的目的

确保项目工作分解结构后，内容完整、关系明确，具有系统性和可控性。分解结构的结果包含实现项目所必须完成的全部工作内容，没有遗漏。

明确项目概况和组成，把控整个项目的过程。

有利于建立项目保证体系。在项目工作分解结构的同时，项目任务目标被分配到各项目最小单元，实现更翔实的计划、更有效的控制，并计算出项目最小单元的工作量。

有利于建立项目责任体系，明确各项目单元之间的界限，明确各项目单元的具体负责人。

有利于建立项目进度控制体系，明确各项目工作的时间目标。

有利于成立项目组织体系，作为下达任务，沟通管理的依据。

项目过程透明，便于协调和控制。

1.3 WBS 图的层次和编码

工作既可以按项目的内在结构，又可以按项目的实施顺序进行分解。根据工作分解本身的复杂程度、规模大小、工作流程等形成WBS 图的不同层次。

为了简化WBS 的信息互通，常常采用编码技术对WBS 进行信息标识。WBS 编码的位数与WBS 的层次一致，有多少层级就有多少位的编码位数。第一位数表示处于最高层级的项目整体;第二位数表示处于次一层级的子项目的编码;第三位数是处于第三层级的具体项目;第四位数是处于第四层级的更细更具体的项目编码，以此类推，还可以有下一级编码。在WBS 编码中，任何等级的一位项目单元是下一层级项目单元的总和。

1.4 WBS 分解遵循的原则

(1)自上而下原则。按照统一标准逐层、逐个树状分解。

(2)百分之百原则。对每一个工作元素按一个分解标准穷举出其所有工作内容，确保一个WBS 元素的下一层分解(子层)的工作总和必须等于上一层(父层)元素的工作内容。

(3)独立性原则。每一个WBS 元素都应该代表一个独立的工作元素，不能重复或交叉，有较高的整体性和独立性，能实现任务的可管理、可分配和可考核。

(4)编码唯一性原则。每一个WBS 元素有且仅有一个编码，此编码可在整个综合管理中进行信息交流。

(5)适当细分原则。最底层WBS 元素应在活动之上的工作包级，且可控和可测，必要时应尽可能细分，但并非越细越好，太细会增加管理负担。

2 基于WBS 的综合管理工作分解

2.1 WBS 分解工具

本文采用微软公司开发的项目管理软件Project 2007 进行综合管理工作分解。Project 2007具有实用性、功能性与灵活性的特点，在项目管理领域中独树一帜，具有非常重要的地位。应用Project 2007 可以实现项目设计的合理规划、减少资源浪费，而且还可以跟踪项目进度、协调各方资源和安排日程等工作。

2.2 综合管理职能定位和业务关系

中国飞行试验研究院技术中心综合管理处的职责有:负责下属单位的综合管理与协调;负责日常行政管理工作;负责内部人力资源的调配;负责授权范围内领导干部管理工作等干部队伍建设;作为党委、纪委、工会、共青团的工作部门，负责党群工作的组织管理工作;其他临时性工作见图1。理解和把握好综合管理的职能定位，才能确定综合管理的工作方向和目标。

图1 综合管理职能定位示意图

图2 综合管理业务关系

中国飞行试验研究院技术中心综合管理处的综合管理业务关系见图2，根据综合管理的职责，综合管理业务上级关系部门10 个，包含有20 多项直接工作联系，16 个工作类型，对应14 个岗位角色。而这14 个岗位角色目前由4 位工作人员分担和3 位领导主管。

2.3 基于WBS 的综合管理工作分解

图3 为中国飞行试验研究院技术中心综合管理处的综合管理WBS 分解结构示意图(这里只列举了其中最主要的部分)，综合管理工作可分解为行政管理、党群工作、人力资源管理和干部队伍建设4 大类、28 分类、144 项的四级结构。

为了明晰与各部门的关系，明确最小项目单元的交付成果，将图3 进一步运用项目管理软件Project 2007，把各项工作在整个综合管理中的地位、构成、对接部门和交付成果直观地表示出来，见图4，其中第一列为“标识号”，第二列为“编号”，即WBS 编码，第三列为“工作分解要素”，即包含在综合管理中的所有子集，第四列为“联络单位”，即为每个子集所联系的相关部门，第五列为“交付成果”，即为每个子集最终要实现的工作目标、成果。

3 基于WBS 的综合管理工作分解与传统方式的对比

图3 综合管理WBS 分解结构示意图

图4 综合管理WBS 分解结构图之一(截图)

基于WBS 的综合管理工作分解，运用项目管理的理念，依据综合管理的组织定位，理解和把握综合管理的职能定位，确定综合管理的工作方向和目标，并采用项目管理专业软件，一目了然地展示出综合管理的项目结构、承接部门以及交付成果。基于WBS 的综合管理工作分解与传统的综合管理方式对比分析见表1，基于WBS 的综合管理工作分解较传统的管理方式在明确责任分工、提高工作效率、减少资源浪费以及传承性方面更加系统和完善，可以实现更有效的计划、组织、控制工作实施、改进时间、降低成本、提高效率的目的，是综合管理模式创新的一项有意义探索和实践。

表1 基于WBS 的综合管理工作分解与传统综合管理方式的对比分析

4 结语

“推动各单位主动应用管理工具，突破管理短板，解决瓶颈问题”是中航工业集团公司管理提升与创新工程总体思路的要求。中国飞行试验研究院运用项目管理的理念，开拓性地导入项目管理WBS 工具。这也是项目管理工具在该院综合管理领域的首次实践，是管理方法的创新和尝试，为该院推进精细化管理，实现卓越绩效打下了良好的基础。今后将以此为基础，逐步实现该院项目管理在团队建设、成本控制、人力资源管理和沟通管理等方面的实践和应用。

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