档案信息数字化与档案信息资源开发利用

文|张成丽

档案信息数字化与档案信息资源开发利用

文|张成丽

由于受到信息化和网络化的影响，档案信息数字化作为档案信息资源开发利用的首要前提。并且根据国家电子档案产业的相关政策，从信息技术应用的角度来分析。本文阐述了关于档案信息数字化的发展方向和发展目标。同时，也对档案信息资源的开发用途做了相关研究。

就目前来看，世界各国都向信息化，网络化的方向迈进，由于各个国家间经贸和科技文化交流不断的增进，来往的次数也不断的增加，让国内的电子政务和电子商务有很大的发展。尤其是在现代信息技术的迅速发展之下。出现了大量数字文件，面对这样大量电子文件出现，如何做好电子文件收集和管理，是相关部门需要考虑的。为了处理好这些电子文件，就应该不断的开发档案信息资源，适当的满足广大客户的需求，将档案信息资源得到更大的利用。只有这样才能够解决在档案信息应用中出现的问题。

档案资源的数字化

档案信息资源的数字化需要不断的更新，不断的发展。而档案信息资源的数字化作为档案信息建设中的前提工作，同时也是信息时代对档案管理工作的要求，在档案资源的数字化进程中，需要制定档案数字化的计划和目标，结合现在得人力、物力、财力，对档案实行数字化的管理，在对档案进行数字化管理的时候，档案应该具备一定的代表性和典型性。因此，在对数字化应用的时候需要对电子档案制定一个标准，保证电子档案的格式更加地规范和统一。

档案信息数字化为档案信息资源的开发利用提供了基础

现如今，信息资源的开发利用已经扮演着越来越重要的角色，在经济增长方式的转变中让社会经济的发展起到了了全面、协调的作用，为信息资源的可持续发展提供了重要的途径。因此档案管理部门要履行好相应的职责，采取相应的措施，将档案信息数字化的工作做到最好，满足社会的发展需要，提高社会信息资源的有效利用。

实行馆藏档案信息资源的数字化。根据相关调查，档案在馆藏中数量最多，不管是种类的数量还是文体的数量，都是多样的。根据现代信息技术发展，出现了很多的电子文件，而档案管理的工作正在朝着以前纸质文件向现如今由纸质版与电子文件共存的形式转变，在这个转变的过程中，档案馆藏出现了纸质版与电子版文件同时存在的特点。所以，相关部门为了将档案数字化融入到档案信息化建设中来，在档案数字化制定了相关的规定和要求。在目前的情况来看，人力，物力，财力方面都存在着不足，利用数字化的档案管理是必然要求。再利用数字化管理档案的时候，需要制定相关档案管理要求，对电子文件的格式需要进行规范和统一，减少电子文件的重复使用，避免资源浪费的现象出现。因此，相关的档案管理部门，需要配合计算机信息技术部门研究纸质的档案扫描设备，可以对不同的文件载体进行数据转换，从而更好的保存转换过后的电子文件，避免电子文件数据的缺失。

实行电子文件的收集、归档管理。档案信息资源的开发和利用是档案信息数字化核心和本质。而档案信息数字化的主要工作就是对电子文件进行收集和归档。在档案对电子文件的管理中使用的软件各式各样，电子文件的形式也是各式各样，这就出现了数据没办法实现共享，在一定的程度上，阻止了电子档案信息资源的开发和利用以及电子文件的收集和管理。这就要求档案管理的相关部门需要做好电子文件的管理工作，合理，有序的做好电子文件的数据收集管理。只有这样，才能满足社会的发展和需求。为了能够达到这一点。首先，就应该对电子文件实行合理的归档方案，建立档案部门和电子文件管理部门，这些部门需要做好对档案信息的管理工作，并且严格的执行，对电子文件的归档范围，归档的方法，归档的要求需要了解，只有这样才能够保证电子文件能够更好的归档。首先，需要将电子文件实行归档制度，档案资源信息化建设的首要前提是将电子文件进行收集和归档。因此，需要建立档案部门和电子文件部门，制定相关的档案管理制度，各个部门之间要相互统一，相互负责，把信息的管理和规划做到更好。并且将制定的这些制度，要执行下去。从电子文件的归档要求，归档方法，归档范围，来提高电子文件的归档效率。其次，对于电子文件中的数据收集体系需要强化，因为在电子文件中文件开源渠道很广，为了电子文件的质量，档案管理的工作人员需要加强管理，不断的提高数据收集的交换系统。所以应该对档案管理的工作人员各个方面的能力，对于档案信息进行统一的管理。

档案管理的创新为档案信息资源的开发利用提供了动力

档案工作作为服务工作的一类，检验档案信息的唯一标准就是对档案信息资源的利用率和利用效果。为了满足社会的发展需要，作为档案管理人员就应该在管理方面加强服务意识，增加创新精神。提高档案信息的利用率，来满足社会发展的需求。第一，加强档案制度的创新，不断的完善档案的管理制度，对档案管理的服务制度也需要加强，服务范围也要逐渐的变宽，设立更多的服务机构，提供一些档案的咨询服务平台。第二，档案管理工作人员的服务意识需要加强。

档案管理的工作人员需要顺应社会的发展，和社会的发展速度保持一致，不断的创新，改变之前的档案管理模式和档案管理的方法。强化服务意识，满足广大用户的需求，增加服务的质量和服务的水平。第三，档案的服务体制要创新。为了增加档案管理人员的服务意识，需要实行以人为本的档案管理人员激励机制，这样可以提高档案信息资源的优化配置，增加档案信息资源的利用率，从而来提高社会效益和经济效益。第四，保持档案的教育创新 。根据工作中的实际情况，对于培训的方式也需要不断的更新，对档案管理人才大力的培养，使这些人才更适合档案管理的需要，来促进档案信息化工作向数字化、信息化、网络化的方向发展。

在档案信息化的建设中和档案信息资源利用的时候，在这过程中的工作有着复杂的特点，所以档案管理工作在档案信息化建设的基础上，应该将档案管理工作不断向数字化、信息化、网络化的方向迈进，同时也能够为档案资源的开发和利用提供良好的保障。

河南省南阳文化艺术学校）