浅谈内部信息传递控制在企业内部控制中的重要性

张慧卿

（山东经贸职业学院会计系，山东 潍坊 261011）

信息资源是一个企业赖以生存的重要因素之一，它贯穿于企业进行管理决策、控制及日常运作的整个过程。信息的有效沟通和传递为企业内部控制活动的实施提供可靠的前提和保障。财政部等五部委专门制定了《企业内部控制应用指引第17号——内部信息传递》，以促进企业信息传递制度的建立，保障生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用。

一、内部信息传递控制概述

企业所需的信息主要是指能够反映企业生产运营状况，并为企业的决策与控制以及日常运营管理提供支持的资源。信息在企业内部进行有目的地传递，对于制定与实施企业发展战略、识别与防控风险、保证企业生产经营有序运行具有重要作用。

企业内部信息的传递，是服务于企业生产经营管理决策，因此，内部信息传递的对象仅限于企业内部的管理层。企业内部管理层按照职责与权限一般分为高层管理者、中层管理者和基层管理者三类。每层管理者由于权限与职责不同，其所需要的信息和所应知悉的信息也有所不同。高层管理人员需要大量内部和外部的，与组织未来发展有关的信息；中层管理人员需要来自本部门以及相关部门的大量内部信息，以及少量的与业务相关的、关乎组织未来的外部信息；基层管理人员更多需要来自操作层和本部门的内部信息，对与组织未来相关的信息需求较少。

信息贯穿于整个管理决策与控制过程的始终，企业各职能部门在履行各自职责分工时，都需要进行信息收集、分析、使用和传递，进行决策与控制。这就导致了有的部门既是信息供应者又是信息处理者和使用者。众多部门参与内部信息传递，既可能发生重复劳动，浪费人力资源，又可能使部门信息称为“孤岛”，不能为其他部门所共享，还有可能“各自为政”，影响企业信息化水平的提高。因此有必要建立比较完善的内部信息传递体系。目前比较完善、应用也比较广泛的内部信息传递体系是矩阵式内部信息传递体系，该体系强调各部门协调配合，明确各部门的信息管理职责，统一管理、分级负责、分工协作。在部门设置上，针对信息管理需求，设立信息化管理委员会、信息中心以及总经理办公室，分别履行不同职责，更好的完成内部信息的传递。

二、内部信息传递流程与主要风险

（一）内部信息传递流程

内部信息传递是企业内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产经营管理信息的过程。内部信息传递流程要根据企业生产经营的特点、组织架构、职责分工而定。一般来说，内部信息传递可以分为内部报告形成、内部报告使用和内部报告考评三个阶段，包括内部报告需求调研分析、设置内部报告指标体系、收集信息、整理分析信息、编制内部报告、审核内部报告、内部报告的流转、使用内部报告、评估内部报告、绩效评价与奖惩十个环节。各项内容之间相互关联、相互作用、相互衔接，并周而复始地循环，从而实现对企业所有经济活动的科学管理与有效控制。

（二）内部信息传递的主要风险

企业进行内部信息传递至少应该关注以下三项主要风险：

1.内部报告系统缺失、功能不健全、内容不完整，可能影响生产经营有序运行。通过内部报告的传递，满足企业决策与控制需要，从而使得企业内外部资源进行有效整合,促进企业生产经营活动的有序运行。如果内部报告系统缺失、不健全、内容不完整，企业管理者就无法充分获取所需要的相关信息，企业的资源配置将失去信息支持，企业管理所具有的计划、组织、指挥、协调与控制功能将无法实现，企业的机遇将会丧失，企业生产经营的有序运行可能会受到影响。

2.内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。在日趋激烈的竞争环境中，能否及时作出准确、恰当的决策对企业的发展甚至存亡至关重要。这就要求内部信息顺畅、及时地进行传递，保证相关决策人员及时获取所需的信息并对信息进行处理和利用。如果企业政策措施落实过程中相关信息的传递和反馈受阻，必然影响控制的效果，相关政策措施就难以落实。

3.内部信息传递中泄露商业秘密，可能削弱企业核心竞争力。内部信息一旦泄露，就可能被竞争对手利用，削弱自身的核心竞争力，从而导致企业丧失相对竞争优势，或者丧失机遇。

三、内部信息传递的控制措施

为了让信息在企业内部更安全、快速、有效的传递，合理的规避风险，应当从信息传递的各个环节都进行适当的控制，保证信息传递的质量。具体来说，可以从以下几个方面进行控制。

（一）内部报告指标体系设置

内部报告指标体系设置是内部信息传递的起点，也是内部信息传递的关键环节。因此，在设置指标体系时要根据发展战略、风险控制和业绩考核要求，合理设置关键信息指标和辅助信息指标，并及时进行补充和完善。这就要求在设置指标体系时，要进行深入的信息需求分析，同时与全面预算相结合，使指标的设置符合企业整体利益，满足企业长期发展以及战略管理的需要，实现资源的有效配置和管理的协同效应。逐步建立内部报告指标动态调整机制，及时调整和完善内部报告指标体系。

（二）信息收集环节

信息的收集贯穿于整个生产经营活动过程的始终，有助于企业随时掌握市场情况、政策变化等，因此信息的收集要准确、适用、及时、经济。这就要求在此环节，首先要制定切实可行的收集计划，按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格，按不相容职务相互分离的原则安排专门人员对信息进行审核和鉴别，以调查报告、数据图表等形式把获得的信息整理出来，进行对比分析和评价，保证信息质量。

（三）内部报告编制环节

收集的信息要形成高质量的内部报告，为企业的战略规划、前景预测等提供重要的分析指导和保障，因此报告要尽量客观准确、简洁易懂、及时有效。为此，在编制报告环节首先要对收集的信息进行适度的加工，去伪存真、去粗存精，使信息简明扼要、条理清晰。让企业不同层级的管理人员合理的参与报告的编制，从而明确信息使用者的需求，形成准确、适用的报告。最后，应当委派专门人员对其传递过程进行复核，确保信息正确的传递给使用者。

（四）内部信息传递环节

内部信息传递是信息资源价值得以实现的重要条件。报告形成以后，要及时、有效、安全的进行传递，明确传递对象，有选择性和针对性的传递到需要的用户手中。因此，企业可根据信息的重要性、内容等特征，确定流转环节，明确传递责任和传递方式、规定传递时限、界定查阅权限，对内部报告的流转应做好记录，出现问题及时查明原因，做出处理，充分利用信息技术，选择恰当的信息传递方式，建立用户身份识别，关键流程中设置适当的职权分离，加强管控，确保信息安全。

（五）内部报告使用环节

能够充分发挥信息的作用，信息的传递才有意义。在报告的使用环节，要保障信息使用的充分、有效、及时、保密。因此，企业可以通过效益指标的考核，间接促使企业管理层充分利用相关信息。完善监督机制，明确风险防范责任，发挥信息反馈作用。严格内部报告保密制度，建立内部报告保管制度。

（六）内部报告评估环节

内部报告的评估是企业内部信息传递的最后一个环节，是对内部报告从形成到使用整个过程的综合评价。如果缺少了评估环节，可能导致各种程序和相关制度得不到执行和遵守，内部信息传递体系的建设就会流于形式。因此，建立科学合理的内部报告的评估制度，定期组织对内部报告的形成和使用情况进行全面评估，重点关注内部报告的及时性、安全性和有效性。对制定的评估制度要严格执行，严格奖惩机制，发现问题的，及时修订和完善。

（七）反舞弊环节

如果企业中存在舞弊问题，可能导致整个内部信息的传递流于形式，或者产生虚假信息，而使企业受到损失。舞弊可能发生的领域包括虚假财务报告、侵占资产、不恰当的关联方交易、贪污等。企业应当建立可行的反舞弊机制，坚持惩防并举、重在预防，建立举报监督机制，并充分发挥审计委员会信访、内部审计、监察等职能，建立反舞弊情况通报制度和举报人保护等制度并切实的贯彻落实。

信息在企业内部进行安全、有效、及时地传递，对于制定与实施企业发展战略、识别与防控风险、保证企业生产经营有序运行具有重要作用。因此，应将内部信息传递控制作为企业内部控制的一项重点工作，引起足够的重视，确保企业所需信息能够顺利传递，为企业创造价值。