内部审核工作中存在的问题及对策

段文嘉 万延花 温瑞涛（中航锂电（洛阳）有限公司，河南 洛阳 471003）

内部审核工作中存在的问题及对策

段文嘉 万延花 温瑞涛
（中航锂电（洛阳）有限公司，河南 洛阳 471003）

摘 要：内部审核是认证组织在标准化管理体系运行中的重要环节之一，通过内部审核，发现体系运行中的不符合及薄弱环节，做到及时整改，持续改进，是审核员工作中的一项主要内容。内部审核工作能否规范、认真并富有成效，是衡量一个组织认证标准管理体系运行水平的方法之一。

关键词：内部审核；认证；解决方法；对策

内部审核工作对于企业而言非常重要。笔者在企业开展内部审核时发现，由于个别内审员对标准理解不透彻，经验不足，在内部审核过程中出现了不应有的问题，致使审核成效不佳。现结合存在的实际问题做简要分析，并提出改进措施。

一、经常出现的主要问题

1 内部员了解受审核方的规模、产品、活动等相关内容不够。内审员因为对受审核方的规模大小，生产的产品工序及质量规范、安全生产情况没有提前了解，心中没数，掌握情况不足，导致在审核时，提出的审核问题缺乏依据，甚至有的用语不规范，从根本上影响了审核的质量和效果。

2 审核员编制的检查表结合所审核的单位情况不贴切，缺乏针对性。因为对受审核单位的相关情况了解不透，编制的检查表缺乏针对性，甚至套用其他受审核单位的检查表，审核时发现这个单位不存在这项工作，工作处于被动地步，既耽误了工作时间，又影响审核的实际效果，在企业造成负面影响。

3 内审中抽样没有代表性和独立性。在内部审核前，没有根据审核计划确定要审核的工作内容及需要抽样检查的数量，致使在实施审核中随意性强，查验的资料没有代表性或不足以代表所要抽查的这项内容，覆盖不到所要审核的整个工作。还有的在抽样中受制于他人，受审核方人员提供什么就查什么，自己想抽查的资料没有提供出来，没有发挥抽样的真正内涵，致使抽查成了走过场。

4 提问缺乏审核证据。内审员在审核中，在缺乏审核证据的情况下提出个人观点，让受审核企业既无从争辩又无法整改，在企业中造成负面影响。

5 个人计划审核中对时间掌控没有余地，致使影响整体计划不能按时完成。内审员在进行个人的审核内容时，时间掌控方面把握不好，与审核组及时沟通不够，自己随意拖延时间，影响整个审核组的计划，导致审核计划中按排的部门与另一个部门、工作过程与过程间的衔接不顺畅，甚至影响整个内部审核计划的落实。

二、解决方法及对策

1 内审员要及时了解受审核方的规模、产品、活动等相关内容。内审员在接受了审核工作后，要根据审核组长的分工按排，依照审核计划，及时了解本次审核的具体部门、分工审核的条款内容，了解受审核方产品相关的专业知识、适用的技术标准、质量手册、程序文件等相关内容；在审核时要做到规范用语，尤其对审核计划中个人分工内容进行重点关注，以做到心中有数，有目标、有重点地审核。

2 审核员要认真编制个人所要审核内容的检查表。内审员当接受了审核任务后，要结合自己承担的审核工作，收集了解受审核单位的相关情况，如：受审核地点、受单位工作性质及生产产品，产品的工艺流程及质量、安全规范要求，并编制有针对性的检查表，从思想上到需求资源等方面为完成这次审核做好充分准备。

3 内审员要确定在审核中的抽样数量的代表性和适度均衡；坚持抽样的独立性和随机抽样原则。这个环节是整个内部审核的关键工作程序，掌握不好会直接影响内部审核的成效。要求内审员在实施审核前，对所要抽取的样本数量，依据整个审核组的审核时间安排确定数量，即要保证一定数量，还应考虑受审核方规模的大小、审核项目的重要程度及复杂程度、允许审核的时间等，一般抽3～10个。有时按策划的样本量调查后发现了不符合，为了减少审核的风险，可考虑适当增加抽样量，以确定所发现的不合格是个别问题还是系统性问题。抽样要有代表性，一是要考虑区域的“面”，即必须保证覆盖审核范围的所有产品；二是要考虑“面”中的关键，即抽取重点的、有特点的项目。要掌握分层抽样和抽样量的适度均衡。分层抽样是在同一事物的不同层次进行抽样。

4 内审员在审核中的提问要依据标准规范。内审员在审核中，无论抽取样本资料或是提问，均要在审核证据支持的情况下进行，不能随意提出个人观点，这样会让受审核方既无从争辩但对形成的不符合项又无法实施整改，这样会在企业中造成负面影响。如在审核时，内审员提出：施工现场的污水沉淀池要更换，因为这个污水沉淀池不行。针对这个问题我们讨论分析认为：施工现场的污水沉淀池是否要更换或重修，取决于施工现场日常的使用效果，由施工现场项目部自己安排，如果提出来要重修时，对其使用效果的评价应依据国家标准和企业自己实际情况来确定，不是由审查员来确定的，审核员也没有权力做出这样的结论。所以我们认为：审查员只能提出施工现场的污水沉淀池目前存在什么问题或隐患，提出与认证的环境标准、国家相关法规、技术标准或企业管理规定不相符合之处更为准确贴切，乃至以理服人，也更方便受审核方的整改。

5 内审员要逐渐学会掌控按时间计划审核。内审员在实施审核中，虽然每人单独审核一块工作，但是在一个审核组内也有相互配合与兼顾，必须应根据自己的审核内容及工作量，在时间掌控方面要认真把握，自觉形成个人审核与审核组计划基本同步，在审核过程中及时沟通，不能个人随意拖延时间，导致审核组安排的部门与另一个部门、工作过程与过程间的时间脱接，甚至影响整个内部审核计划的落实。

6 审核过程中要认真准确记录。做好审核过程中的审核记录，是内审员对审核过程发现情况的证据，也为审核组长汇总编制审核报告和自己开具不符合项积累资料。内审员对发现的问题无论是资料或是施工现场巡查中，均要做到认真记录，形成审核第一手资料；对过程控制抽取的关键样本，要亲自查阅，做好文字记录；施工现场查看的要依据亲自看见的为第一证据，是什么就是什么，不符合标准要求就做为重要资料记录，不能将没有看到的现场情况凭他人说辞做为记录和证据。审核结束后每个审核员的检查表均要签署名字汇总到审核组长，为审核结束编制审核报告提供依据并妥善保存。

结语

综上所述，内审员在内部审核中起很大作用，关系到审核计划及审核效果，要求内审员日常不断学习所认证的标准知识和了解受审核单位项目工程的不同特点，不断提高个人审核水平和综合能力；鉴于内审员多是企业内部员工兼职，要由取证单位不断组织培训其专业业务知识，为内审员创造学习机会，提供学习业务知识的平台，提升内审员队伍整体素质。

参考文献

[1]郭宝峰.基层央行内审工作转型面临的问题及对策[J].理论观察，2010（01）：152-153.

中图分类号：F239

文献标识码：A