档案开放与档案保密工作的辩证关系刍议

尹秀丽

摘 要：随着市场经济和网络环境的迅猛发展，人们对档案信息资源利用的需求，逐步由封闭型向开放型转轨，档案的价值也只在利用中才能得以充分体现。但档案价值的双重性决定了档案开放性与保密性的矛盾关系。如何在档案开放中，做好档案的利用与保密工作的协调统一，是值得我们认真思考的一个问题。

关键词：档案管理；档案利用；档案保密；矛盾；对立统一

1 档案信息资源的开放与利用

开展档案利用，提供服务，既是档案工作发展的方向，又是档案工作服务于社会的直接体现；既又是评价档案工作好坏的重要标准，又是档案工作联系社会、服务大众的纽带。开放档案，是新时期利用档案信息资源的社会化举措。要严格遵守国家有关法律法规，在保证国家利益、集体利益和个人合法权益不受侵害的情况下，开放一切应该开放的档案，充分发挥档案的潜在价值，以及在国民经济和社会发展中的重要性。

1.1 档案建设中的开放与利用

档案是人们工作生活中积累的重要的社会资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管与保护，更要重视档案资源的开发与利用，以实现信息资源共享。传统的档案信息服务是以档案为中心提供利用，而在提供用户需要的档案信息的基础上，协助用户解决具体的疑难问题，这也正是对现代档案信息服务者提出更高素质要求之所在。在“以人为本”的今天，档案开放利用应以用户的需求为导向，转变传统观念，从“封闭”型服务转变为“开放”型服务，科学调整资源结构，加强档案资源整合力度，使档案资源在结构上趋于合理，配置更趋于优化，适应时代发展，加快数字化进程，建立档案检索系统和全文检索系统。

1.2 网络联合促进档案利用

挖掘开放档案的新价值，扩大档案开放的信息功能，建立档案网站，加强网络横向联系联合，真正让档案跨越时空、地域和时间的局限，为广大档案利用者提供便利，同时使档案资源得到最大限度的利用。

1.3 档案利用促进档案开放

开放档案资源，扩大资源利用，在扩大档案利用的同时，促进档案信息资源共享。充分考虑利用者的要求，通过各种传播手段，将档案信息以最迅捷的方式传递到档案利用者手中。

迄今，我们在提供档案利用和拓展服务内容方面取得了很大进展。但网络环境下跨越时空限制和地理位置上的差异，从根本上改变传统的信息结构与获取信息的渠道，开放档案仍具有很大的挖掘潜力。所以，在档案信息资源建设方面，我们应当借鉴和学习国外的成功经验，以用户需求为导向，改变传统档案开放服务理念，注重新形势下档案信息资源开发利用的统一规划、分步实施、政策法规等，最大限度地开发利用档案信息资源，更好在为我国改革开放和新时期社会主义现代化建设服务。

2 档案信息资源的保密与解密

档案开放和档案保密是对立统一的辩证关系，人们在享受档案信息的知情权和使用权的同时，依法履行档案保密措施也是责无旁贷的义务。《我国档案法》、《保密法》和知识产权法等法律法規都作了规定，对涉及国家安全或者重大利益以及其他不宜开放的档案文件要控制使用。

档案管理人员应该依据国家的法规政策，在提供档案利用时，既不能只强调开放，也不能一味注重保密。保密是为了更好的利用，保而不用就失去了档案原本的意义和价值，而无限制的利用又会给国家和人民的利益造成损害。

但是秘密不是一成不变的，秘密文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，绝密档案不超过30年，机密档案不超过20年，秘密档案不超过10年，当秘密保管期限届满，就应按公开文件进行管理。此时的文件就失去了它的保密价值，也就是档案保密的时效性。档案开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

档案保密工作具体要做好以下几点：一是档案库房的管理。档案库房门窗等应专门加固，指定专门管理人员，制定严格的库房管理制度，库房与阅览室分开，禁止无关人员入内，实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。二是密级档案的管理。 绝密档案是党和国家的核心秘密，绝密档案应与普通档案应分别保管，同时注重提高档案管理人员的素质，档案人员要有严谨的工作作风，具备有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 三是档案的日常管理。档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。四是保管期限与保密期限的区分工作。确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。五是档案密级的调整工作。 首先要贯彻落实《保密法》，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。其次要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。

3 档案开放与档案保密的辩证统一

档案是人们在日常工作活动中形成的直接资料，涉及一些重大利益和隐私，要求有较高的保密性。但档案开放，同样是党和人民利益的需要。档案的保密是相对的，而开放则是绝对的。档案保密只是一个时间段的要求，而档案开放则是长期性的政策。任何密级档案在保密时效之后，都将走向开放。

从事物的发展规律来看，任何事物都有相对和绝对的两面性，档案的机密程度随着时间的推移在逐渐淡化，任何档案的保密都是针对不同利用对象所规定的保密，任何档案的开放都是针对不同保密程度的档案所规定的开放。如果没有文档的保密，所谓的开放就成为言之无物，不是真正意义上的开放；如果只强调开放而没有保密，应当保密的信息一旦泄露，就会危及国家或当事人的安全与利益。绝对的保密与绝对的开放同样是不可思议且不现实的。

追溯到过去，档案信息的保密对象是所有公民，那时人们无权获取信息，档案信息只是信息拥有者的垄断行为和管理机制的特权思想。这不仅构成了全民在享有知情权上的不平等，还会助长不正之风和腐败弊端的产生。

现阶段，档案管理部门已把档案的保密工作纳入议事日程，但受传统观念的长期影响，仍普遍存在重保密轻利用、保密有余，利用不足的现象。致使大批档案得不到充分利用，甚至很多有价值的档案被长期束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费。档案保密是为了利用，是在保密基础上的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值；无限制的利用则会危害党和国家以及人民的安全和利益。

档案部门只有坚持“保、放”结合的指导思想，正确理解和处理档案利用与档案保密两者之间的互为保障的辩证统一关系，既要积极防范又提供工作便利，即把好档案的保密关，又疏通公开、利用的渠道。努力使档案信息资源得到充分利用，体现其价值的最大化、社会化，在维护国家、集体、个人的合法权益不受侵害的同时，使档案在利用开放中延续生命，焕发活力，促进档案工作更快更好地发展。