我国政府知识管理实施障碍与对策研究

文/湘潭大学公共管理学院档案学硕士研究生 夏玉婷

知识管理思想经过三百多年的发展，得到广泛的应用，不仅在企业中，而且在教育、图情等行业也在不断探索。作为社会进步主要推动者的政府，也是大量知识的贡献者，近十余年来愈来愈关注知识管理。政府知识管理就是政府部门采用现代化的、先进的信息科学技术对政府有关信息进行收集、整理、传递和利用的过程，旨在打造学习型、服务型、创新型政府。知识经济时代的政府在处理所面临的问题时，政府部门必须重视知识资源和知识的影响因素，并通过知识的管理和利用提高政府工作与行政的效率。

一、政府知识管理的作用与目标

21世纪信息科技的迅速发展，在现代政府中实施知识管理对提高政府行政管理效率、转变职能和推进国家信息化建设步伐有着重要的作用，具体表现在：第一，能够促进知识的集中。在政府这一行政组织中，是通过统一指示实现管理，知识管理能够使员工表达观点、处理问题更加自主，他们脑海中的知识会得到充分地发掘，如此形成的团队更具集体创造力。第二，能够促进知识的共享。传统政府主要通过公文、报表、总结等形式传达信息，在知识管理系统中，将无形的、隐蔽的人们的经验与知识，在政府组织中得以呈现，如此能实现知识的共享。第三，能够促进知识的更新。传统政府有些制度处于僵化的状态，没有活力，引入知识管理，最重要的是调动集体的学习热情，营造一个学习的氛围，让组织处于良性循环的状态。

政府知识管理的实施会使政府保持活力，无论是为实现政府自身的变革，还是推进社会事业的建设，都要首先设定应达到的目标，然后为实现既定的目标而不断求索。政府知识管理的目标可以设定为：第一，实现政府部门的知识创新。不仅对基础设施、技术等方面知识需要进行创新，而且对自身组织结构、制度等方面知识进行创新，并以后者为主要方面加大创新力度，力求形成不断学习吸收新知识的氛围。第二，实现政府部门的科学管理。社会的全面进步有赖于政府的科学管理，政府部门两个重要的职能就是制定方针政策和提供社会服务。方针政策的制定离不开大量充足的知识以作决策的依据与支撑，社会服务的提供也需要政府部门积极搜集信息进行处理分析，才能提供正确的、人们所需要的服务。

二、我国政府知识管理实施的障碍

我国政府实施知识管理起步较晚，目前仍在初级阶段，要实现既定目标仍面临着不少问题与障碍，主要表现在以下几个方面：

（一）办公设备陈旧，缺乏网络知识共享平台。政府实施知识管理是一个综合复杂的过程，其中必然会涉及物质技术基础设施建设的问题。最基本的是计算机设备的配备，尽管各种相关的办公设备都已齐全，但是在利用的过程中，系统的维护与更新常常被人忽略，使得先进的计算机设备并未完全实现它的利用价值，其中包括硬件设备的维护、知识库的更新、信息冗余问题以及有价值信息的加工提炼等。并且在网络十分普及的今天，虽然系统平台不难完成，但各项主要业务的互联交换和资源共享并未如设想的那样实现，各部门间仍以传统方式交流，并未发挥网络知识共享平台的实质用途，譬如会议仍无节制的进行，指令由上至下的单向传达等，因此，隐藏在员工大脑中的知识未被充分挖掘，网络知识共享平台只留有形式而无内容，仍然需要进一步推进。

（二）政府知识管理职责不明，知识传递不通畅。政府知识管理不仅涉及对知识的管理，还将会涉及政府知识设施与资产、政府知识活动、政府知识人员、知识管理绩效评估等诸多问题。这项工程可谓庞大，但一般由政府相关行政人员兼职管理，由此在实施的过程中并不具体或者不够深入，导致职责不明，许多方面仍停留在表面，没有专门负责的管理人员进行规划、执行以及评估等，致使政府部门间知识流通缓慢。另一方面，政府部门用制度与规则规范员工，层级分明，从上到下实行垂直领导，下级只能接受上级的指令。知识按以范畴分类并被固化，得不到广泛的传播与共享，人民群众从正规渠道同样也很难获取服务信息。

（三）人员知识共享观念不强，部门文化创新力不够。思想牵引行动，政府内部公务人员的知识共享观念会影响知识管理实施的走向和趋势。在政府组织的日常管理活动中，员工的思想受到严格的约束，规章制度成为他们行动的指南，固守陈规，削弱了组织成员展示新想法新方式的积极性。而且政府部门内部对于创新的奖励措施也十分欠缺，并没有重视员工的知识和思想，组织内部也就更难有自发地交流、沟通。同时，文化传播与创新的力量，能够促进适应型政府文化的建设，确保政府知识管理目标的实现。然而，目前政府部门并未将文化创新作为重点，政府知识管理研究相对也比较缓慢，在实践中如何操作也没有十分系统的论断。如果在政府文化力仍然薄弱的时候开展知识管理，只会致使进展缓慢、效果不佳。

三、我国政府知识管理实施的对策

针对各方面的不足之处，为了更好地实施政府知识管理，实现其目标，笔者从基础设施与技术、组织结构与制度、文化氛围与环境三方面提出以下相关对策：

（一）完善实施政府知识管理的基础设施与技术。1.及时维护办公设备与更新信息系统。用于政府知识管理的办公设备、系统已基本齐全，为了更好地进行知识管理，要疏通系统运行中的各种难题。首先，应不断采用新技术、新设备、更新政府内外的办公设备，及时对出现的硬件问题加以维修，定期检测，为设备的正常使用提供了良好的保障；其次，做好信息系统的升级，查找漏洞、补丁等，防止黑客攻击、网络中断、信息丢失造成的系统运行受阻甚至瘫痪等问题发生，为了确保信息的安全，知识共享能够顺利完成，必须维护好信息系统设备。

2.建设知识库并提高信息开发水平。政府知识管理必须有方向的长期经营，首先，积极建设政务知识资源库。将经过收集规范化处理的信息存入基础信息数据库中，再进一步整理加工挖掘和提炼其中的信息形成知识库，包括显性知识和隐性知识，为知识共享打好基础。再者，努力提高信息开发水平。在政务信息资源产生、传输、存储、管理、维护、服务等环节中，遵循一数一源原则，建立政务信息资源集约化采集、规范化管理、制度化更新的机制，采取制定政务信息资源采集目录等措施，以此来提高信息资源的真实性、准确性和完整性。

3.搭建和运行电子政务知识共享平台。以基本互联网络为基础，电子政府要求在各级部门间和各组织内部实现信息和数据的共享、传递，这就必须建立一个统一的电子政务知识共享平台（如图1），其包含两个子平台。一方面，要包括面向公众的社会服务子平台。通过业务平台使企业、公民能便捷地获取所有相关政府部门的业务应用、组织内容和相关信息，进一步实现个性化、一站式服务，如自主交水电费、办理手续、网上审批、设立建言献策专栏等。另一方面，要包括面向政府内部的网络办公子平台。政府内部工作人员一般都是受过高等教育，集体智慧的收集与管理十分有意义，可借鉴爱问、百度文库、W i K i的模式，政府内部所有人员在平台中能互动式参与交流讨论，随时发表提问、解答问题、搜索答案、资源上传与下载，打破身份职位的限制。

图1 电子政务知识共享平台

（二）健全实施政府知识管理的组织结构与制度。1.设立知识主管，促进组织结构扁平化。政府知识主管（CKO）即专门开展政府知识管理的核心负责人。作为政府CKO应拥有一些特质，如需要掌握现代化的管理方式、善于用系统工程的方法思考问题、熟知政府的业务、精通计算机等信息技术，且能将组织的工作部署与组织的信息化战略相结合。政府C K O还应积极促进组织结构的扁平化发展以加速知识的共享。扁平式组织结构在降低政府管理内部层次、调动员工主动性上具有重要作用，这种方式更益于组织内部学习、开拓思维。管理者能够通过强化上下级之间的有效沟通，加强实际操作层与领导高层间的直接沟通，逐步缩减以至最终取消中间管理层，这也有利于缩短知识传递时间和空间。

2.制定政府知识管理规划并使其制度化。要使知识在政府管理中真正发挥作用，不再是虚谈、临时性工作，就要认真地制定政府知识管理的规划，明确政府知识管理的方向、目标、策略、方法等。管理人员应当具有前瞻性，认清当今政府发展形势，将知识管理的规划纳入到政府整体发展规划当中，让其成为确定要完成和遵循的一项制度，并不断地加以完善和规范。在准备工作良好的状态下，整个组织有明确目标与方向，就会有强大的动力促进任务的完成，因此这是政府知识管理实施中不可或缺的一部分，总领各项工作的开展。

（三）营造实施政府知识管理的文化氛围与环境。1.坚持以人为本，提高公务人员知识共享意识。以人为本是政府知识管理中的一个重要理念。只有领悟到人是最具活力的创造者，是组织一切力量的源泉，在组织资源中是不可或缺并且占据主导地位的，才能促使高层管理者和公务人员的能动性、积极性和创造性得到充分调动，从而提高管理者的管理水平。为了激发成员的内在动力，可以对公务人员进行引导，将人员的共享成果纳入绩效考核的范畴，如完善晋升制度和薪酬体系，即根据知识管理的贡献程度制定与之相适应的职位，以及实行“基本＋绩效”的薪酬体系等。

2.努力建设学习型政府，推进政府文化创新。政府知识管理是在学习型政府基础上开展，不断学习积累知识的过程中才能迸发出文化创新。政府知识管理中文化创新包括政府组织文化的审核、内化、变革和维护。具体来看，一是政府组织文化的审核。即按照知识管理的规律对现有的文化状况进行诊断，了解组织已发生的事情；二是政府组织文化的内化。即现有的文化与新吸收的文化相结合，明确知识管理的核心价值并考虑是否与政府结构相适应；三是政府组织文化的变革。即需要考虑政府知识管理过程中的学习型目标、创新制度会受项目的进程影响而不断变化；四是政府组织文化的维护，也就是制定一系列的维护策略与具体措施。

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