浅谈新形势下的档案管理工作

文/常州市金坛区物价局　史晓仙

浅谈新形势下的档案管理工作

文/常州市金坛区物价局史晓仙

在不断发展进步的社会中，档案管理工作也要与时俱进，不断创新档案管理模式和制度。本文分析了档案管理工作的重要性和目前档案管理工作存在的问题，并提出了在新形势下规范档案管理工作的策略。

新形势；档案管理工作；问题；策略

一、档案管理工作的重要性

档案管理工作是企业或单位部门工作的重要组成部分，储存着企业单位和人员的信息，记录着企业单位的发展过程。档案管理工作的规范化，可以为企业管理者提供详细全面的信息，了解企业单位在各个阶段的发展状况，有利于企业制定正确全面的发展规划。档案记录着企业和单位的成功经验和失败的教训，为企业单位今后的发展提供借鉴，有利于决策者做出正确的决策。档案能够给人们提供准确的参考信息，记录着企业和单位的变迁，是企业文化传承的主要载体，真实反映企业和单位的实际情况。规范的档案管理工作不仅对企业和单位有重要意义，而且对社会的意义也很重大。

二、目前档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理不重视，管理人员素质低。许多单位或企业对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作不重要，只是简单的信息录入和管理。许多单位或企业的档案管理人员的素质不高，职业素养较差，没有责任意识。许多档案管理工作人员并不具备相关的专业知识，对档案管理工作的知识了解较少，不能很好的管理档案信息。由于档案管理人员的知识缺乏，致使档案信息的缺失、遗漏的现象经常出现。许多单位或企业的档案管理人员很少有机会进行培训，很少有机会提高自身的能力水平。

（二）管理体制不健全。许多企业和单位档案管理的体制不健全，档案管理人员的聘用，主观性较强，相互监督管理的制度不健全。在任命人员的过程中缺乏监督，档案管理人员的配置和数量都不合理，许多专业性的人才被分配到非专业性部门，才能无法发挥。而又有一些非专业人士被分配到专业部门，缺乏相关的知识，在其位不谋其事。有些单位的档案管理人员冗杂，机构的设置也不合理。

（三）档案管理工作的信息化水平较低。现代信息技术发展的十分迅速，但是许多企业和单位对档案管理工作的信息化建设却相对落后，有些单位档案管理工作的硬件设备较差。大多数情况下，档案管理工作管理人员还要靠自己去翻找需要的信息，浪费了大量的人力和物力不能利用互联网等高科技手段提高档案管理工作的效率。一些企业仍然依靠纸质档案的管理方法，跟不上社会变化发展的需求，纸质化档案管理不仅占据大量的空间，储存的信息量也比较小，制约了档案管理的发展。

三、规范档案管理工作的策略

（一）提高档案管理工作人员的素质。企业单位要招聘具有较高专业素质的档案管理人员，择优录取，定期的对档案管理人员的档案管理知识和操作能力进行考核。也要给在职的档案管理人员提供培训的机会，让他们提高专业素质，掌握计算机档案管理方面的知识，学会灵活的运用档案管理软件，提高工作效率。还要提高档案管理人员的网络和计算机知识，一旦出现任何问题能够快速及时的进行修补，避免出现较大的损失。加强对档案管理人员的教育、培训和考核，提高档案管理人员的工作能力和管理水平，不断优化档案管理人员结构。档案管理人员也要以身作则，规范自身的行为，严于律己，认真负责。

（二）提高档案管理工作的信息化水平。现代企业和单位应利用先进的科学技术进行管理档案工作，运用现代数字化技术和网络技术，进行查询档案、管理档案等各种工作。可以充分的利用互联网更加快捷方便的管理档案，学习其他企业和单位先进的档案管理经验，实现网络资源共享。利用高水平的信息化管理方式来提高档案管理工作的效率，还可以开发用于档案管理的软件，实现档案信息管理的智能化。利用先进的技术完善档案管理资源的科学配置，建立数字化的管理数据库系统，全面地总结和归纳数据。企业单位要采用先进的档案管理技术，完善硬件设备，用信息化手段完成档案的收集、整理、管理、查询等过程。

（三）创新档案服务工作模式。新形势下，档案的管理工作要与档案服务工作衔接，树立以人为本的理念，提高档案服务质量。建立完善的用户资料档案，了解用户的分类和不同的需求，并以此建立不同的服务模式。要经常检查档案的完整性，制定开放的档案目录，定期刊发，使用户能详细的清楚所需的档案信息。同时也要创新档案的管理体制，提高档案管理工作的质量和水平，给予一定的资金投入，科学地配置人力和物力资源，提高档案管理工作人员的积极性和主动性。

四、结论

在新形势下，档案的管理工作要适应时代发展的需求，提高对档案管理工作的重视程度，创新档案管理工作模式，提高档案管理工作的信息化水平，这不仅利于企业、单位自身的发展，也会对社会的整体发展做贡献。

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［2］周虹，王海涛，邓佳欣.浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］.科协论坛（下半月），2011（9）.

［3］黄喆.浅析新形势下档案管理工作的规范化［J］.经济与社会发展研究，2014（07）.

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