浅谈如何加强学校档案数字化建设

文/南宁市天桃实验学校　杨洁

浅谈如何加强学校档案数字化建设

文/南宁市天桃实验学校杨洁

【摘要】学校档案管理工作是学校管理的一个重要的工作，然而由于传统的学校管理观念以及管理方法，使得学校档案的管理方法一直比较落后，因此在当今时代，随着科学技术的逐渐进步，尤其是电子计算机的广泛应用，数字化的学校档案管理的改革非常有必要进行。因此，本文针对学校档案数字化建设进行了有效的分析与探讨。

【关键词】学校；档案数字化；措施

学校档案是学校教学内容以及教学质量的一种重要的记录，可以在一定程度上帮助学校正确的认识自身，并且不断的进行改革、完善，促进学校的健康发展。在当今时代，加强学校档案的数字化建设就是通过引入多媒体技术、计算机网络技术、通讯技术以及传感技术等现代信息技术，从而实现学校档案管理的规范化、信息化以及准确化等，促进学校档案管理更加适应社会发展的需要。

一、我国学校档案数字化建设的必要性

档案管理是一个专业性比较强的工作，与学校的直接利益有关，但是由于各种原因，学校的档案管理仍然有着许多问题，如，学校档案管理观念比较落后，学校档案管理体制不健全，学校管理制度不完善，学校档案管理人员素质比较低，不能够适应当今时代社会发展的需要。此外，学校档案就是学校教学管理及行政工作过程的记录，其对于学校日后的管理工作以及教学有着重要的影响。当然，在市场环境下，对于学校档案的要求更加严格，然而，数字化的学校档案建设可以很好的提高学校档案管理的规范化、科学化，满足教学管理及社会的需求。

近年来，社会信息技术迅速的发展起来，电子计算机已经应用到生活中的各行各业，改变了人们的生活方式。信息技术可以延长或者扩大人们的信息功能，解放人们的感官等。加强学校档案数字化的建设可以满足档案管理复杂繁琐的需求，还可以提高学校档案信息处理的效率，使得学校档案管理的效率不断提升，另外，信息技术的交互性比较高，这样可以随时满足人们对于学校档案的查阅等，快捷方便，从而不断的提高学校档案管理的质量以及效率。

二、我国学校档案数字化建设的措施

(一)学校数字化档案信息网络。加强学校档案数字化建设，首先便是以一个安全而又稳定的网络系统为依托，这有助于将数字化的档案在网络上进行发布、传递，从而实现数字化档案信息的建设。学校加强数字化信息网络的建设主要包括档案信息网络建设以及内部局域网建设。学校利用校园网络资源建立自己的网页，从而实现校园网络与学校档案的结合，这样相关部门只需要输入IP地址，就可以获得学校档案的有关信息，这在一定程度上提高了学校档案的共享，有助于学校档案管理作用的真正发挥。

(二)规范学校档案管理队伍，提高人员的素质。在当今时代，信息技术迅速发展，人们的思想观念也在一定程度上得到了转变。面对着学校档案管理观念的更新，要想加强学校档案的数字化建设，只有不断地规范管理的队伍，提高人员的素质。档案数字化管理是一个专业性比较强的事情，因此学校档案管理队伍不仅需要精通相关学校档案管理的先进理论，同时也要具备相应的电子计算机知识与技能。首先，可以面对全社会进行人才的招聘，这样通过不断地补充专业人才，从而提高学生档案管理的队伍质量。其次，还可以根据学校的实际情况，对学生进行档案相关知识的普及，意识到档案就在身边，从学生做起，建立自己的学习档案。对于学校的教师也要进行相关培训，保证教学档案收集的质量，从而不断地提高学校档案管理的水平。总之，不断强化档案管理的队伍，提高档案管理人员的素质，对于学校档案数字化建设有着重要的意义。

(三)完善学校档案信息化数据库。数字化的学校档案管理，将学校档案与网络等新媒体联系起来，提高了档案的共享度，加强了学校档案管理的科学化、规范化、准确化等。学校是在不断的发展变化的，学校教学内容、教学方式等都是相互联系且不断变化的。完善学校档案信息化数据库，可以将学校行政管理、教学方式、教学内容、学生的学习状况等的视频、录音、文字等多样式的资料进行保存与整理，这样在一定程度上提高了学校档案的质量以及学校档案库存量，有助于加强学校档案的共享，促进学校的发展进步。在当今时代，学校结合实际情况，建立学校教学档案类目管理系统数据库建设，实现档案信息服务利用的网络化，加强了学校档案管理的数字化。

三、结束语

档案管理是学校工作的重要组成部分，对于学校的教学、改革、进步等有着重要的意义。在新时期，进行学校档案数字化建设是学校档案管理科学化的基础性工作，是学校档案管理走向现代化管理的一种必然趋势。借助学校局域网建立完善学校档案数字化建设，提高学校档案资源的共享，有助于不断的促进学校档案管理的进步，促进学校的健康发展。

参考文献：

[1]苏玲萍.学校档案数字化建设初探[J].福建基础教育研究,2010,01: 24-25.

[2]陈少慧,赖少华.网络环境下如何加强学校档案数字化建设[J].中国科教创新导刊,2011,01:213.

[3]赵雪.推进学校档案数字化进程做好学校档案服务工作[J].现代企业教育,2013,18:245-246.