数字管理平台下的现代档案管理体系探究

文/四平市社会救助事业局　刘宇

数字管理平台下的现代档案管理体系探究

文/四平市社会救助事业局刘宇

【摘要】随着信息化技术的不断发展，大容量、高效率的信息化技术得到广泛应用，档案管理改变也实现了数字化、信息化管理。而数字信息化档案管理体系的引进与运用，极大地提高了档案管理的水平，使档案管理更加科学合理。本文探究了数字管理平台下的现代档案管理体系及其优势和发展趋势，旨在完善现代档案管理体系，使其发挥出更好的作用。

【关键词】数字管理平台;现代档案管理体系;发展

随着互联网信息化水平的不断提高，数字档案管理工作的发展水平也得到加快，基于数字管理平台下的现代档案管理已经形成了一套科学的管理体系，并逐步取代了传统的纸质档案管理方式。而档案管理工作是一项专业性极强、工作量巨大的工作，档案的建立、整理、存储、更新等环节都显得极为重要，因此，档案管理实现数字化和信息化时也要不断提高档案管理人员的专业水平，促进现代档案管理科学、稳定发展。

一、数字管理平台下的现代档案管理体系简述

数字管理平台下的现代档案管理体系主要由两大部分的内容组成，即档案信息综合管理系统与网络信息共享系统。而档案信息综合管理系统主要由档案信息管理子系统、数字化信息处理子系统、数据库管理子系统和信息服务子系统四部分组成；网络信息共享系统则是由Web管理子系统与信息发布子系统两部分组成。由此可知，数字管理平台下的现代档案管理体系的框架清晰、内容丰实，其以现代信息技术为基础，以档案信息管理为内容，并凭借高效、先进的数字管理平台，为用户提供安全、快捷的档案信息管理服务。

二、数字管理平台下的现代档案管理体系的优势

（一）增强数字化平台档案管理体系的科学性。由于档案管理程序比较复杂，且内容繁多，所以档案管理人员要具备较强的专业水平及良好的道德修养。而数字化平台的档案管理能促进管理人员建立一套科学化和规范化的管理机制，并能不断提高档案管理人员的专业素质和工作能力，增强数字化平台档案管理体系的科学性。

（二）强化信息甄别意识。随着信息技术的不断发展，对信息资源的合理利用和强化信息甄别意识等，显得极为重要。档案管理人员应不断提高信息技术的使用率，建立健全的档案信息收集渠道，充分利用现有的网络资源，将网络资源进行优化整合，以增强档案的使用效率。

（三）提高数字管理平台的道德约束力。现代档案管理体系实现了数字化和信息化，但威胁到档案的安全性。因此，需不断加强档案管理人员的道德修养，让数字化档案管理人员树立正确的档案管理观念，形成严于律己的职业意识，从而不会随意翻阅、修改和删减档案，确保档案的真实性和有效性。

（四）培养档案管理人员的服务意识。档案管理人员在文档资料的管理中，不但要具备较强的工作能力和责任意识，而且要具备优质的服务意。因此，应用数字管理平台下的现代档案管理体系，会增强档案管理人员的服务意识，使其能主动为客户提供热情、优质服务，并增强档案管理人员的职业道德和综合素养。

三、数字管理平台下的现代档案管理体系的发展趋势

（一）创新档案管理方式。随着信息化技术发展的进一步深化，传统的档案管理手段已经无法满足现实的需求，全新的数字化档案管理模式取代了传统的纸质档案管理模式。随着信息化时代的不断发展，档案管理理念和管理方式也在不断深化、改革和创新，以适应全新的信息环境。现代档案管理的发展趋势为档案管理的方式将更为简便、快捷，更具高率和高质优势，因此，在档案的建立、整理、调取和更新等环节上，都会得到优化和改进，实现高智能化、大容量的移动终端链接服务及网络资源共享服务，促进档案管理方式走向科学化。

（二）完善档案管理制度。在数字平台下的现代档案管理工作中，需要更为完善和规范的档案管理制度予以保障，这是由于档案管理体系的构成要素比较复杂，容易因管理疏漏而发生档案损失事故。因此，只有完善和规范档案管理制度，才能有效促进档案管理工作合理进行。目前我国档案管理制度还需要进一步调整和规范，以适应不断发展的数字化信息技术。

（三）重视知识的交叉运用。数字化信息管理是信息化体系的重要组成部分，而数字化档案管理也是数字化信息管理的关键环节。现代档案管理实现数字化，可促进档案管理工作与社会经济、文化、科学等学科的融合，使知识的交叉运用更加科学化。因此，档案管理人员要不断提升自身的文化修养，加强对新兴学科、边缘学科的知识了解，不断增强档案管理工作的专业化和多元化，以适应信息时代档案管理工作的发展要求。

（四）提高档案管理人员的知识结构。在数字管理平台下的档案管理体系中，管理人员的学历结构组成大部分为中专及以下的人员，本科及以上学历的人员所占比例不及10%。因此，现阶段的档案管理人员的素质普遍偏低。未来档案管理的发展，会偏向于提高档案管理人员的学历，为从业人员提供继续教育或学历深造的机会，从而提高档案管理队伍的总体素质。

四、结束语

随着信息化程度的不断加深，数字化档案管理体系发展会更加适应社会经济的发展要求。因此，档案管理人员要不断提升自身的专业水平，创新档案管理方式，增强责任感和使命感，以确保档案管理事业更为科学化和合理化。另外，相关部门还应完善和规范档案管理制度，实现档案管理工作的知识交叉运用，不断培养高素质的档案管理工作人员，促进档案管理体系的最优化。

参考文献：

[1]陈丽莲,黄建峰.浅谈数字化档案管理体系建立[J].办公室业务,2012 (4):49.

[1]王鑫.论数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势[J].才智,2013 (5):314.

[2]赵洋.论述现代档案管理体系的数字化发展趋势[J].赤子,2014(6):238.