浅析疾控机构档案管理存在的问题与对策

文/湖北十堰市疾病预防控制中心 黄卉

一、疾控机构档案管理的重要性

疾控机构的主要工作范围是：预防、控制各类疾病，保障人民的生活健康，从而稳定社会安全。疾控机构的档案是工作人员在长期工作的过程中所积累下来的所有资料，这对以后的疾病控制和预防工作都起着重大作用。

良好的管理档案，有助于科学制定疾病防控综合策略、工作措施，提高了疾病控防的工作效率。

二、疾控机构档案管理中存在的障碍

（一）管理手段落后，管理水平低下。疾控机构的档案管理人员由于接受的教育和年龄不同，在专业素质、理论水平和受教育程度等方面参差不齐且总体偏低，有些管理人员年龄较大，对档案管理中的专业知识不够了解，对科技创新下的新技术接受较慢，致使档案管理手段落后。尤其是在县级及以下地区，这种情况十分常见。在档案管理人员组成中，出自档案专业的人员极其少，这些人员的知识结构不合理，学历较低，缺乏科学创新知识，没有接受过系统的专业的档案知识培训，对档案工作中的要求、档案收集、归档、装订等业务不太了解。目前，许多的档案管理工作并没有受到应有的重视，工作者的热情不高。

（二）档案管理缺乏健全的制度。在档案管理工作中，无论是收集、保管还是阅览都需要一个健全的制度来规范。目前，部分疾控机构虽然有一些管理制度，可这些制度大多流于形式，存在整理资料不及时，档案资料缺失、有借无还、不知去向的情况。

（三）档案管理工作重视程度不足。以上提到档案管理工作人员几个问题：学历较低、缺乏档案管理专业性、没有进行系统性地学习和培训；这些问题又导致他们对档案管理工作重视程度不够，对档案管理工作的内容存在一定误区。当前，大多数档案管理人员包括部分领导都认为档案工作就是简单的收集、保管档案的工作，因此他们只需要应付外调、查档和检查就行了。

三、疾控机构档案管理对策

（一）增强管理人员的服务意识。档案管理人员必须树立增强管理意识，认识到这份工作的重要性和意义，在工作中找到发挥自我的价值。在疾控机构档案管理的工作人员更是应该有着服务的意识，认真地投入工作，为一级的工作人员减轻负担，充分发挥档案管理的作用。

（二）提高管理人员素质。提高管理人员素质要从提高领导素质做起，加强干部档案工作队伍建设，选择作风正派、责任心强的党员进行管理和领导，重视他们对教育的培养，使他们培养出一批有积极性、能动性和创造性的管理人员，不但认真对待档案管理这份工作，拥有积极的态度，还要保持不断学习的精神，对档案管理中的一系列事物都有专业的素养，使管理人员成为掌握科学先进方法的档案工作人才。

（三）健全档案管理制度。第一，档案管理中的规章制度要体现合理性、科学性，符合各单位特点和各地档案管理实际情况。第二，管理制度必须简洁明了易懂，符合操作的实际情况，能够切实有效地指挥管理工作的进行。第三，要坚持管理制度约束的双向性，既约束领导又约束员工，让领导的行为和形象与员工的表现和态度相互联系，共同进步。第四，要坚持制度执行的严肃性，在规章制度的执行过程中，要做到赏罚分明，充分体现制度的权威性和不可逾越性。要根据自身实际制定出符合本中心实际情况和特点的规章制度及管理手段，真正做到有法可依。

（四）采用科学信息化管理手段。如今，随着科技的发展，电子信息化技术正渗入生活的方方面面，用电子科技取代传统的人工管理，既能避免因为人为失误带来的损失，又能更加快速的阅览、收集档案信息，提高了工作的效率。与传统方式相比，信息的电子化还可以节约空间，保存时间长，不易被损坏修改，能更加高效的辅佐管理工作。

（五）规范档案管理机制，加强管理人员的工作责任感。科学的档案管理机制有利于明确各个部门的职能，将不同类型的档案统一管理，使档案管理与疾控中心的工作同步发展。与此同时，还要加强单位内部人员管理，制定一套合理的工作章程，让工作人员能够有规矩可依，使他们的工作更加协调有序的进行，还能制定一些奖励措施，用来提高工作的积极性。

四、结语

随着科技的发展，疾控机构的档案管理工作制度和手段在不断进步和更新，在这个过程中，难免会出现一些问题需要来逐步完善。档案管理人员应该对档案管理工作负责，他们的工作水平直接影响到管理工作的好坏。同时，还要加强规范，完善管理机制，创新管理模式，运用网络技术进行现代化档案管理。另外，更要结合新形势下档案管理的实际要求，从实际出发来管理、创新，只有这样才能不断提升单位管理水平。

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