农村初中档案网络信息化管理刍议

文/江苏苏州吴江区震泽初级中学　钮新妹

农村初中档案网络信息化管理刍议

文/江苏苏州吴江区震泽初级中学钮新妹

【摘要】随着网络化、信息化进程的加快，网络信息化档案管理已成为今后农村中学档案管理发展的必然趋势。只有通过强化培训、添置设施、电子归档等措施，才能克服传统学校档案难保管的问题，实现学校档案价值利用的最大化，推动农村初中档案管理信息化水平。

【关键词】农村；初中；网络信息化；档案管理

学校档案是一所学校各方面活动真实、系统的记录，它全面地反映了学校的全部活动，是学校管理工作的重要组成部分，也是衡量一所学校现代化管理水平的重要标志。随着全球化、网络化、信息化进程的加快，对于农村初中档案管理来说，只有将学校纸质档案进行数字化、信息化管理，才能赶上当前信息化的浪潮，才能克服传统学校档案难保管的问题，才能实现学校档案价值利用的最大化。因此，网络信息化档案管理已成为了今后农村中学档案管理发展的必然趋势。本文就推进农村初中档案网络信息化谈一些粗浅的看法。

一、网络信息化管理给学校档案管理带来的益处

（一）节约成本。随着教育系统“无纸化”工作进程的推进，上级教育主管部门为了节约成本，通常将纸质通知、文件以电子公文形式下发给学校，这就产生了大量的电子文档。在这些公文中有的只是例行传达，根本不需要长期保存，甚至不需要打印。若这些文档全部打印，将造成严重浪费；而采用电子档案，既可以直接在各科室之间进行网上办公系统传阅，又可以直接作为电子档案进行存储备案，使学校档案管理成本大大降低。

（二）资源共享。学校档案信息由学校各部门、各科室共同配合输入，它可以形成合力，避免重复劳动，为资源共享创造了条件。例如，学生成绩档案信息网络化管理后，教务处能迅速了解教师历年的教学质量，作为学校对教师教学评估和考核的依据；班主任能掌握学生第一手资料，可以查阅历次考试和往年学生成绩，并有针对性的进行教育；任课老师可以利用成绩资源档案库共享学生成绩的总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表。

（三）提高效率。每学年档案的归类整理时，档案管理人员既要催讨学校各科室各种资料，又要对各种学籍档案、文书档案进行整编管理，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化，各种数据录入后，不论是文书管理还是人事档案管理，都可以方便打印出相关的收发文单据、汇总表、文件内容；甚至可以打印出档案的封面，案卷目录、文件目录等，这极大地提高了档案人员的工作效率。

（四）利于保管。震泽初级中学坐落在太湖之滨的江南古镇——震泽，具有90周年的办学历史，涌现了大批仁人志士和社会主义建设人才：财政部原部长项怀诚、江苏省作协主席范小青、中科院院士汪集旸等。作为搬入震中老校区的初中来讲，校史档案资料的保存显得尤为重要。因此，只有将校史纸质档案数字化，实行网络信息化管理，才能克服传统纸质、照片本身属性所造成的保管难题，实现校史档案利用价值的最大化，真正做到了一次投入，多次产出。

二、农村初中档案管理信息化管理的建议

（一）重视人员培训。农村初中档案管理信息化水平要飞速发展，必须要对档案工作人员信息技术能力提出更高的要求。然而从目前一些农村初中的档案管理人员来看，有的是改行从事档案管理工作的，有的是其他工作人员兼职的，有的是快要到退休年龄的老教师兼任的。因此，学校应利用教育主管部门提供的各种机会，组织人员积极参加档案信息化培训，提高档案管理人员的信息化意识，让档案管理人员及时掌握电子文件和电子档案的自动登记、立卷、归档、著录、检索等技能，了解一些信息网络、计算机系统安全防护等知识，以提高自身的业务素质和工作水平。

（二）添置必要设备。档案管理要信息现代化，前提必须有信息化所需的硬件和软件条件。为此，学校应统一协调，合理规划、设立信息化专项经费，及时配备档案管理信息化所需要的计算机、扫描仪、照相机、光盘刻录机、彩色激光打印机、去湿机、互联网设备等现代化办公设备，加快档案信息数字化建设步伐。同时，学校要及时购置网络版档案管理软件，添置网络化管理各种设备，及时把档案信息全部录入，进入学校的局域网，以方便学校的档案查询、利用，以提高档案的利用率，及时为全校师生服务。

（三）档案数字化处理。1.照片的数字化。将照片扫描成图像输入，刻成光盘保存，同时进行相应目录数据输入并与档案管理软件关联。随着彩色图像扫描仪和图像处理软件的应用，可以将底片直接通过彩色图像扫描仪扫描，经计算机处理后输出照片，再利用图像处理软件对照片进行处理，同时还可以利用图像底片的电子档案，将照片和电子数码底片同时保存在计算机中。2.纸质档案数字化。目前学校大部分档案载体仍然是以纸质为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日渐增大的对信息资源的渴求。通过对纸质档案的数字化处理，利用电子档案替代原件使用，实现了对档案原件的有效保护。第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制

成文本文件；第二种是将档案原文的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件生成数字化的电子文件。3.音像档案数字化。学校以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，可以选择电脑、电脑设备、录像机、磁带播放器、声卡、视频采集卡、刻录机及其相关编辑软件采集卡等组合，将录音、录像带上素材分类采入电脑的硬盘，将同类素材集中刻录在光盘中保存。所以，不但要重视声像档案数字化建设，更要重视声像档案的长期保存问题，包括安全存储、保存声像档案的原生态性和永久获取等三个方面。且必须保证其内容是可读、可懂、可利用的。

三、学校档案管理信息化建设注意点

（一）注意规范。电子文件的归档规范有序，既是学校档案工作现代化的需要，也是提高学校档案工作质量和效率的需要。只有这样才能使电子文件的归档、保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免各自为政，互不兼容，重复建设等现象的发生。

（二）注意安全。随着学校档案网络化、信息化建设的不断深入，计算机网络系统的自身安全受到严重威胁，安全已成为档案信息化管理的基础保障。因此，档案人员要不断加强安全意识，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面可以采取：内外网计算机隔离策略、入网访问控制、网络的权限限制、防火墙安全设置、信息系统加密策略、涉秘数据使用销毁制度、数据备份安全保存制度等方法。

（三）注意真实。电子档案极易被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。因此，在纸质文件向电子文件过渡过程中，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，防止有些人利用电子计算机等设备任意移植、嫁接、拼凑、修改，电子文件、电子档案。而且在做好对档案软件服务器数据与纸质文件一同归档备份的同时，要完善管理日志，明确各项备份工作的作业时间，并对已经备份的数据和日志进行检查，双重把关数据备份工作。

四、结语

总之，农村初中学校要将档案信息化纳入学校信息化建设体系之中，结合学校信息化建设，推进档案数字化进程，本着“利用优先、合理规划、分步实施、有效整合”的原则，采取全文扫描、光盘刻录等方式，将重要的纸制档案和照片、录象等音像档案进行数字化，使之成为学校信息化的重要基础性资源。

参考文献：

[1]朱忠燕.做好学校档案工作的几点体会[J].山东档案,2010(01).

[2]张开旺.学校档案信息化建设的构想[J].世纪桥,2007(09).