关于在企业推动档案信息化管理的探讨

文/铁道第三勘察设计院集团有限公司　褚仲珠

关于在企业推动档案信息化管理的探讨

文/铁道第三勘察设计院集团有限公司褚仲珠

【摘要】随着信息化社会的发展，档案管理工作也逐渐开始向信息方向发展。在档案信息化管理中，由于各单位的业务不断发展，就会产生大量的电子档案，对档案信息化的管理来说属于一项新的挑战。本文就针对企业推动档案信息化管理进行分析。

【关键词】档案；信息化管理；企业发展

一、引言

进入二十一世纪后，全球档案信息化建设的步伐逐渐加快，有效的推动了档案信息化建设的步伐，因此档案工作应当适应新的形式，与时俱进，共同促进企业的发展。企业事业单位在日常工作中形成的管理制度以及业务流程等，都需要形成档案，这也是档案管理的重要方面。档案是企业发展过程中较为关键的资源，只有对档案进行管理，才能够推动企业的发展。

二、档案信息化管理的原则

档案信息化管理就是运用信息技术等，对于企业事业单位的档案信息进行整合，使信息获取与处理都能够实现数字化，有效的提升档案信息的利用率，实现自动化管理。档案信息化管理是从传统模式转移到以数字化信息为载体的结果，主要内涵包括运用信息管理系统对于档案信息进行分类检查，便于使用。此外，档案信息化还能够对于档案信息进行数字化处理，运用信息流来调控物流，促进企业发展。

（一）效益性。档案信息化建设属于较为系统的工程，需要投入大量的人力与财力，因此也需要重视效益，提高信息化工作的效益。企业应当按照自身的能力以及用户的需求等安排馆藏档案，选择的档案内容要经典，与社会主题相结合，将一些重要的且利用率较高的档案数字化，如此便能够为企业带来巨大的经济效益。对于一些利用率不高的档案来说，就无需进行数字化，这也能够为企业节省大量的人力与财力。

（二）规范性。制定与实施档案工作的标准与规范，是档案工作现代化的基本需求，同时也是提高工作质量的关键。通过档案数字化接受的电子文件应当具备规范性原则，制定规范与制度，如此才能够更好的管理档案，有效的实现数字化档案的传递与利用等。

（三）安全性。随着信息化建设的不断深入，网络环境的潜在危险因素越来越多，因此企业应当加强网络安全技术的研究，采用安全有效的措施来保护企业的档案信息。

三、企业推动档案信息化管理的措施

（一）构建管理制度。企业开展档案信息化建设不仅需要协调各部门的工作，还需要协调不同的系统。因此企业必须从全局出发，制定适合自身的管理制度，明确工作思路，以用户的需求为主。建立起科学的文件归档以及管理系统，正确的处理档案信息。档案信息化建设必须建立在科学严谨的制度上，且这些制度应当体现出企业的发展方向与科学程序，如此便能够保证档案信息化工作的效率，在实践中进行自我完善。在建设档案信息化时，应当明确建设的目的与可行性等，在确定目标的基础上调查与分析档案信息，确定档案信息化的原则与管理制度，为档案信息化建设提供有利条件。

（二）投入资金。在档案信息化建设过程中，企业投入的资金必须为管理与信息化进程服务，档案信息化是档案管理工作的一部分，同时也是提高管理效率，推动企业发展的关键，因此企业应当投入资金，处理好各个部门间的关系，认真规划企业的未来，有步骤的推动档案信息化的进程，保证管理效率。

（三）建立评价系统。建立完善的评价系统，不仅能够规范档案信息化的行为，还能够结合企业的发展来实施档案信息化建设。只有建立科学的信息化管理系统，才能够正确的评价管理系统的应用效果。企业首先应当对管理软件进行评价。软件应当具备可扩展性以及通用性等特征，且还需要为用户提供个性化的服务。其次评价实践效果。信息化管理系统应当具备较强的操作性。最后是风险评价，风险评价主要是针对文档数据以及效益等进行评价，还需对于软件的安全进行评价。在评价软件时应当注意，任意一款软件都不会一直安全，因为安全是被动的，保证软件安全的核心则是人。对于文档数据进行评价主要是对文件的安全级别进行识别。效益评价则是对于企业的社会效益与经济效益等进行评价。

（四）人才建设。档案信息化管理人员的素质会直接影响档案信息化建设的开展，因此企业应当重视人才的培养，引进先进的培养形式。企业可引进专业管理档案的人才，或者针对本企业内部的工作人员进行业务培训，使工作人员能够充分的掌握现代信息技术，为企业开展的档案信息化建设做出一定的贡献。此外，档案人员还需要了解企业的需求与发展，有针对性的整合档案信息，如此才能够有效的提升档案的利用率，提高档案的价值。

四、结束语

综上所述，随着网络与信息技术的发展，信息化已经成为必不可少的技术手段。档案信息化建设能够提高档案的服务能力，且还能够创新工作模式，提高企业效益。档案信息化工作不是短期就能够完成的，需要各部门的紧密配合，因此管理档案的人员必须具备过硬的素质，提高管理效率，促进企业的发展。

参考文献：

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