高职院校薪酬绩效管理系统财务报表预审核机制研究

胡世港+胡德新+胡昌杰

摘要：随着高校绩效工资改革的实施，高职院校开始尝试薪酬绩效管理信息化建设。湖北职业技术学院现已开发完成教职工薪酬绩效管理系统并投入运行，在前期系统建设过程中，二级院系报账员上传财务报表到服务器后，管理员审核财务报表时，经常出现报表格式错误、教职工银行账号更换以及教职工重名等情况，导致管理员审核报表效率低下。为了解决这个问题，该文对财务报表预审核机制进行了研究，并提出了一个可行的报表预审核解决方案。

关键词：薪酬绩效管理；财务报表；预审核机制；JExcelApi

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）26-0069-02

Study on the Pre-audit Mechanism of the Financial Reports of the University Teaching Staff Salary Performance Management System

HU Shi-gang， HU De-xin， HU Chang-jie

（Hubei Polytechnic Institute， Xiaogan 432000， China）

Abstract： With the implementation of the reform of performance pay， higher vocational colleges began to try to pay performance management information construction. Hubei Vocational Technical College has now been developed to complete teaching salary of staff performance management system and put into operation， in the early process of system construction， secondary Department reimbursement members upload financial statements to the server， administrator audit of the financial statements， often appear report format error， replacing staff bank account and teach workers Fijian， leading administrator audit report low efficiency. In order to solve this problem， this paper studies the pre audit mechanism of the financial statements， and puts forward a feasible report of the pre audit solution.

Key words： salary performance management； financial reports； pre-audit mechanism； JExcelApi

早在2014年湖北职业技术学院就已经启动教职工薪酬绩效管理系统的开发工作，建设目标就是搭建一个教职工薪酬绩效管理平台，完善教职工基本信息数据库，具备导入财务报表、提取和保存财务数据功能，教职工可自行查询个人所有收入信息，同时也可对教职工薪酬绩效分类统计分析。系统开发完毕，在测试使用过程中，遇到这样的问题，二级院系报账员登录系统后，可按照月份和报表类型将相应的财务报表上传到系统，系统自动保存这些财务报表。财务处管理员登录系统时，可查看并审核这些报表，但是在审核的过程中经常出现报表格式错误、教职工银行账号更换以及教职工重名等情况，导致管理员审核效率低下。为此本文旨在研究一种财务报表预审核机制，当二级院系报账员在上传报表时，系统自动智能化地对报表进行预审核，以避免管理员审核报表过程中出现的常见错误。

1 JExcelApi技术介绍

JExcelApi是一个成熟、开源的用来操作Excel电子表格的Java类库，支持读取，修改，写入等操作。Java开发人员可以通过JExcelApi读取Excel文件的内容、创建新的Excel文件、更新已经存在的Excel文件。因为JExcelApi是使用Java编写的，所以Web应用可以通过JSP、Servlet来调用API实现对Excel数据表的访问，使用该API非Windows 操作系统也可以通过纯Java应用来处理Excel数据表。在开源世界中，有两套比较有影响力的API可供使用，一个是POI，另一个就是JExcelApi，虽然功能相对POI弱一点，但JExcelAPI对中文支持非常好，API是纯Java的，并不依赖Windows系统，即使运行在Linux下，它同样能够正确的处理Excel文件。另外需要说明的是，这套API对图形和图表的支持很有限，而且仅仅识别PNG格式。

JExcelApi类库中Workbook类代表Excel工作簿，Sheet类代表工作表，Cell类代表单元格。利用JExcelApi读取Excel文档内容的流程是：第一步，通过Excel报表文件名获得文件输入流InputStream is = new FileInputStream（fileName）；第二步，从输入流读取Excel报表，获得Workbook对象wb，Workbook wb = Workbook.getWorkbook（is）；第三步，通过wb对象获得工作表对象st，Sheet st = wb.getSheet（0）；第四步，通过rs对象的getCell（x，y）方法得到单元格cell，Cell cell=st.getCell（x，y）；第五步，单元格内容的获取可以通过cell对象的getContents（）方法，String content=cell.getContents（）；第六步，循环读取所有单元格内容，即可得到整个Excel文档的详细内容。

2 报表预审核机制实现

湖北职业技术学院教职工薪酬绩效管理系统早期报表审核机制如下：二级院系报账员登录系统后，点击左侧管理菜单，打开财务报表上传页面data_toImport.jsp（如图1所示），设置日期和绩效工资类型后，选择要上传的Excel报表，点击“上传文件”按钮，即可把上传请求提交给DataImportAction处理，DataImportAction调用importData方法通过文件输入流读取用户上传文件并保存到服务器。财务处管理员登录系统后，可在财务报表审核页面data_toAudit.jsp（如图2所示）查看待审核报表，选择指定报表后，即可点击“合格”按钮调用DataImportAction的auditPass方法审核报表，进而DataImportService的parseExcel方法通过JExcelApi读取Excel报表内容，将报表数据导入到系统并保存到数据库中。但是，管理员在审核报表时，经常出现报表格式错误、备用银行账号错误、教职工同名错误和银行账号没找到错误，管理员此时只能联系报账员，告之错误原因，督促其尽快修改报表，然后重新上传报表，等待管理员重新审核，有时，报表可能要来回修改好几次才能达到系统要求。这些错误严重影响管理员的审核工作效率，导致垃圾数据导入到系统数据库中，增大了系统维护工作难度。

图1 报表上传页面

图2 报表审核页面

为解决以上问题，本文重新梳理了报表处理流程，提出了报表预审核机制。二级院系报账员上传Excel报表到服务器时，系统调用JExcelApi读取报表，对报表内容进行预审核，检查报表中的常见错误，如果发现错误则提示报账员上传报表操作失败，同时给出错误提示信息，告之报账员错误原因及修改办法；如果没有错误则将报表提交给管理员，等待管理员审核。引入报表预审核机制后，管理员审核报表的工作效率有显著提升，大大节省了处理报表错误的时间。

报表预审核机制的具体流程如下：二级院系报账员上传Excel报表时，DataImportAction调用importData方法通过文件输入流读取用户上传文件并保存到服务器，同时调用DataImportService的checkExcel方法预审核该报表，检查报表中是否存在这四种错误，分别是报表格式错误、备用银行账号错误、教职工同名错误和银行账号没找到错误。下面列出了这四种错误的具体操作方法。

1）检查报表格式错误。财务报表分为三种类型，基本工资、岗位绩效工资和奖励绩效工资，分别对应了三种Excel文档模板。DataImportService的checkExcel方法首先判断财务报表类型，然后根据相应的Excel文档模板来检查报表格式是否错误。具体做法是通过st.getCell（x，y）.getContents（）读取指定x列y行的单元格内容，然后与Excel文档模板中的标题行单元格内容进行匹配，如果匹配成功则报表格式正确，否则报表格式错误，并将此错误信息返回给DataImportAction的importData方法，之后该错误信息会被转发到JSP页面，二级院系报账员可立即受到错误反馈信息，以便修改报表重新上传。

2）检查备用银行账号错误。系统为每个教职工预设了一个主银行账号和备用银行账号，财务报表以银行账号来标识不同教职工的绩效工资数据。DataImportService的checkExcel方法预审核Excel报表时，提取报表中的银行账号，并据此来查询相应的教职工，如果没有找到，则继续通过姓名来查找教职工，此时如果找到某个教职工，则推测此银行账号是该教职工的备用银行账号，但是此信息的确认操作需要提交给二级院系报账员处理，二级院系报账员可立即在JSP页面上看到错误反馈信息，此时报账员需要在“教职工管理”菜单为该教职工添加备用银行账号，然后重新上传报表即可顺利通过报表预审核。

3）检查教职工同名错误。DataImportService的checkExcel方法预审核Excel报表时，提取报表中的银行账号，并据此来查询相应的教职工，如果没有找到，则继续通过姓名来查找教职工，此时如果找到两个以上的教职工，则系统无法分辨该银行账号到底属于哪个教职工的备用银行账号，即出现教职工同名错误，系统会将该错误信息转发到JSP页面，二级院系报账员可立即收到错误反馈信息，确认该备用银行账号所属的教职工，修改报表重新上传即可。

4）检查银行账号没找到错误。DataImportService的checkExcel方法预审核Excel报表时，提取报表中的银行账号，并据此来查询相应的教职工，如果没有找到，则继续通过姓名来查找教职工，如果仍然没有找到相应的教职工，则系统将自动增加该教职工信息，保存该教职工的银行账号、姓名以及绩效工资数据，但是其它基本信息缺失，例如职称、职务、职位等，系统管理员可在后期完善该教职工信息。

3 结束语

文章详细介绍了JExcelApi读取Excel报表技术，讲解了报表预审核机制实现方法，最终达到了提升绩效管理系统报表审核效率的目的。早期报表审核直接由DataImportService的parseExcel方法负责处理，不仅导致管理员审核效率低下，而且造成数据库中出现大量垃圾数据。为了改进这种报表审核方式，本文尝试从DataImportService的parseExcel方法中抽取出审核报表之前的检查报表错误的代码，定义成checkExcel方法，该方法将在审核报表之前先对报表进行预审核，引入报表预审核机制后，大大提高了管理员审核报表的工作效率，节省了处理报表错误的时间。 未来，本文将进一步研究报表预审核机制的智能化操作，当系统预审核上传报表时，程序自动地对检测出的错误进行智能化处理，尝试去解决报表错误，以便减少二级学院报账员修改报表的工作量。

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