提高档案资源整合利用的实践与思考

王亘亘

（江苏省射阳县人力资源和社会保障局，江苏 射阳 224300）

提高档案资源整合利用的实践与思考

王亘亘

（江苏省射阳县人力资源和社会保障局，江苏 射阳 224300）

加强和完善档案资源体系建设，建立覆盖民生的档案资源体系，不仅有使用价值，更有经济价值，要使这种潜在的价值变为现实价值，最佳途径就是对档案资源的开发利用。工作实践中，要从丰富馆藏总量、优化馆藏结构、科学合理布局等方面加强和完善档案资源体系建设，把加强社保档案工作，作为服务民生、维护社会稳定，促进社会和谐的一项重要惠民工程来抓。

档案资源；丰富馆藏；整合利用；科学布局；提高效率

档案的最终目的是为了利用，是为了提供服务。当前，档案部门要订立和完善档案资源的形成机制和运转程序，既要确立规划好档案馆舍的空间布局，又要突破物理空间布局局限性，积极发挥信息技术优势，利用电子信息系统拓展档案信息资源。合理利用计算机信息技术，使档案馆藏资源数字化，立档单位信息资源共享化，以实现档案管理布局科学有序，资源利用更加集约化。

一、人社部门档案管理的现状分析

档案管理是人社部门必须做好的一项基础性工作，也是人社部门开展各项工作的重要保障。人社部门管理的档案分为干部人事档案、流动人员人事档案、企业职工退休人员人事档案、失业人员人事档案、社保业务档案、专业档案、文书档案、会计档案等，种类繁多，利用率极高。目前有的人社部门档案由各科室、各单位分散管理，多头管理，管理利用上存在弊端，使人力、物力资源得不到合理配置，档案的功能与效用没有完全得到发挥。

二、人社部门档案管理的探索实践

一要扒排业务档案管理问题。社保档案涉及多部门，形成范围广，业务性强，且与人民群众利益密切相关。必须把加强社保档案工作，作为服务民生、维护社会稳定，促进社会和谐的一项重要惠民工程来抓。要分析档案的分散管理与群众的集中利用相矛盾、档案的收集范围狭窄与利用需求广泛相矛盾、档案管理散乱、不规范、不齐全，使档案面临着流失、失控的现象。

二要创新业务档案管理模式。针对社保档案资料收集不全、管理不规范、利用困难等突出问题，应该对经手人员进行集中培训、统一模式，共同研究可行方法，要根据管理要求，探索建立起科学的社保档案管理模式。档案管理信息化建设是一个大规模应用信息技术的过程，实现档案管理信息化的发展还需配备一支高素质的从事档案管理的信息化人才。这些人才不仅具备良好的个人素质，较高的文化知识、有一定的外语水平，更要懂得档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，具有管理信息资源的创造能力，要能全面了解和自觉执行档案管理信息方面的法律、法规、制度和标准，才能不断提高档案管理水平。

三要实行业务档案集中管理。要顺应民生需求，从抓档案资源整合入手，对档案资源进行整合，从为民服务角度考虑，从优化服务、快捷利用等方面入手，在做好档案纸质管理的同时，建设档案电子化，实现纸质档案与电子档案并存，最后实现以电子档案利用为主，全部实现计算机检索，通过触摸屏直接查找到所需的信息，方便群众的查询和利用。

三、人社部门档案管理的整合利用

一要加强档案资源建设。做好档案资源建设，主要从丰富馆藏总量、优化馆藏结构、科学合理布局三方面开展。在硬件配备到位的前提下，将对档案资源进行合理有序整合，丰富馆藏，进一步优化馆藏结构，从而使全局业务、人事、文书等各类档案合理布局。要加大考核力度，档案资源整合后，应将档案管理工作纳入全系统年度考核工作目标进行考核；要求建立健全各项档案管理制度，使档案工作朝着规范化、制度化方向发展；加强培训，档案人员每月不少于一次，每年不少于12次的业务培训。通过强化培训，使档案人员的业务水平得到全面提高；强化指导，除了对人社部门各科室、各单位兼职档案员的档案业务培训，还要加强对档案初始材料形成的业务指导，使今后档案材料的形成得到提高。

二要开发档案利用服务。完善档案资源建设的根本目的是为了提供利用，为了更好地提供服务。要不断完善信息查阅平台，大力改造查阅环境，添置查阅利用设备，配备专业人员，完善查阅制度，健全资料检索体系，积极为档案查阅利用提供前提条件，为服务对象提供舒适、便捷的服务。在档案基础工作完成的基础上，有序推进档案电子信息化的建设，完善档案电子目录，充实和更新档案目录数据库，保证安全快捷地查阅利用档案，保证档案的查全率和查准率。场地建设要到位。库房容量是档案保管的必备条件，确保能保证10年档案增加的容量。硬件配备要到位。移动密集架、服务器、空调机、监控、除臭机、杀菌机、除湿机、吸尘器、防磁柜、灭火器、温湿度仪以及扫描仪、复印机、电脑、打印机等档案保管所需设施、设备，达到档案保管“十二防”要求。软件开发要到位。利用软件系统，建成业务数字库和图片管理库，争取在局内部联网，实现内部信息共享。

三要强化管理队伍建设。为了更好地做好档案管理工作，切实加强档案工作队伍建设，要努力打造一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作者队伍。档案工作者要严格遵守规章制度，维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性；注重对档案工作者的业务培训，有计划、有步骤、分层次地举办档案管理工作的研究、信息开发、保护和法制等方面的专业知识培训；档案工作者要树立“工作就是服务”的理念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿点，立足社会、服务社会，不断提高服务质量和服务水平。

四要提高档案安全体系。档案入库前，要对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理；在完成档案基础工作以后，加快文书档案和业务档案数字化建设；要对系统内主要职能活动和重要工作成果的图片进行收集、整理和归档，以便将来更好地利用查找。档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。首先要加强档案人的安全思想建设，提高安全意识，落实安全责任，为档案安全构筑起坚固的思想防线。其次要不断完善馆库安全建设和安全设施建设，不断加速开展由纸质档案向数字化档案转化，扎实做好电子档案工作。

综上所述，人社部门的档案管理要把工作中形成的各种有价值的资源进行归档整合，以便尽可能地丰富进馆入库的档案资源，为今后的服务工作提供便捷，使档案管理工作走上规范化、科学化、实用化的轨道。

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