文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较

刘 娜

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较

刘 娜

（哈尔滨市房地产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

文书档案连锁法实行的时间比较长，在应用这种方法对文件进行管理时，由于收到行政管理体制的影响，其被迫停止并中断了。在新中国成立后，由于相关人员没有意识到档案分离的危害，所以文书档案连锁法并没有得到推广与研究，这制约了档案管理的发展，也说明我国当前的文件管理体制存在较多缺陷与漏洞。本文对文书档案连锁法与文件生命周期理论的区别进行了介绍，还对二者之间的联系进行了分析，最后还引发了相关思考，希望对档案建设人员有着帮助。

文书档案；连锁法；生命周期；区别

档案管理是社会中一项重要的工作，其对推动社会发展有着较大意义，而且也对历史以及社会发展进程有着记录的价值。档案真实的反映看社会现状以及政治制度，所以，相关工作人员一定加强对档案的保管与整体，避免出现档案遗失等问题。档案是一种记载媒介，其重要的功能受到了社会人士的广泛关注。文书档案连锁法是一项传统的方法，其具有独立性也具有统一性，在文书档案管理制度中，需要对相关文件的性质、权限进行了分类，还需要对管理机制进行优化，这样才能提高其价值。

一、文书档案连锁法与文件生命周期理论的区别

1.适用范围的比较

文书档案连锁法出现的时间比较早，其在20世纪已经广泛的应用与档案管理工作中，受到外界因素的影响与干扰，这种方法被停止使用了，但是到了新中国成立后，这项档案管理方法又被重新启用。新中国刚刚成立，各项工作刚刚起步，而且发展缓慢，政府部门将工作重心放在了经济发展方面，忽视了对档案管理工作的加强以及改进，这也使得档案工作出现了分离的现象，这不利于档案的统一管理。随着档案管理事业的不断发展，越来越多的人意识到了档案管理的重要性，而且重新启用文书档案连锁法，解决了档案分离的问题。文书档案连锁法，主要是在档案管理工作中，应用文书工作的程序，简化了档案整理工作，而且形成了较为统一的管理机制，利用规划的方法，实现档案管理工作的标准化。文书档案连锁法可以处理档案管理中的弊端，而且降低了档案遗失的概率。

2.理论完整性比较

文书档案连锁法，是按总收发室的分类方式，对文件档案进行统一的分类并编号，工作人员利用三联单的方式对档案进行登记，然后送还到相关单位，一些重要的文件通过经办后由档案室立卷。连锁法可以解决以往档案分离的弊端，其可以实现档案利用的最大化，通过相关程序，对档案进行编号与登记，在运转的过程中，提高了档案的价值。文件在经过归档后，体现了档案整理的价值，连锁法并不涉及文件的管理制度，所以，这种方法无法揭示其价值形态以及管理方式等特点。

3.管理程度以及处理环节的对比

文书档案连锁法，可以呈现出档案文件的价值，其通过分类编号的方式，提高了档案的使用价值，而且有助于提高档案管理的水平。文件生命周期理论无法辅助文件的运作，而且无法实现档案归档等价值。其主要是以预计产生文件为目的，在运行的过程中，通过模拟分类的方式，与立卷原则形成了鲜明对比。档案的保管单位成了“单份文件”，人为地割裂了文件间的联系，从而容易给文件转化为档案之后的系统管理和提供利用带来困难。

二、“文书档案连锁法”与“文件生命周期理论”的联系

首先，两者在文件与档案关系的问题上相互印证、同出一宗。文书档案连锁法的思想理论依据是：文书和档案本来就属于同一个事物，是同一个事物的不同过程。文件生命周期理论认为，文件的运动是一种呈线形的群体运动。文件从其产生经过现行执行效用的实现而被暂时保存起来，直到全部使用目的达到再无价值而被销毁。或者因为还具有永久保存价值而转化成档案的全过程，就是文件的生命周期理论。

三、由此引发的思考和构想

1.文书档案连锁法作为20世纪30年代国民政府文书档案改革运动的主要内容，在特定的时代背景和条件下发挥了重要的作用。研究文档改革的过程中，将其与文件生命周期理论相比较，是因为连锁法作为集中统一管理文书档案工作流程的具体做法，其影响是深远的，有很多地方值得我们借鉴。我们在深化学习和研究的过程中要去其糟粕，取其精华，为机关档案室所用。

2.文件生命周期理论具有普遍的适用性，尤其对我们实现机关、企业事业单位“文档一体化”的发展趋势提出了具体要求：把现行文件的管理和档案的管理纳入到一个统一的管理系统内来进行。在该系统内。有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理之间不再存在明显的分野，使原本相对独立又在不少环节上互相雷同的碾种管理体系真正从组织制度上和具体工作程序上交融在一起，从而发挥系统的整体功能，求得系统的最高效率。当今的“一体化”不仅是机关内文书、档案工作程序、方法上的融合，而且涉及相关管理体制上的改革；不仅针对机关，而且涉及全国文书、档案工作系统；不仅着眼于为机关工作服务，而且还要满足档案进入档案馆后社会利用的需求。

“一体化”的核心是综合管理和全程控制，建立起全国规模的、统一的文书档案管理体制，建立起文档工作管理的开放型模式。在客观分析该理论的基础上要注意促进普及、应用和进一步发展，实现文档管理一体化、文档信息利用一体化，并推动文档一体化与其他多种信息资源的一体化进程。正如吴宝康教授所言：“文件与档案管理的一体化，是档案工作中的一项重大的改革措施。它不仅是时代发展需要，而且在文件运动周期理论或文件生命周期理论的指导下，它是终将会实现的。”

四、结论

文书档案连锁法提高了档案管理的质量。随着档案管理事业的发展，人们对这项工作越来越重视，相关人员必须努力改进工作制度，提高工作的效率，这样才能适应社会发展的需求。文件生命周期理论具有预测的能力，其可以对文件产生的数量进行预测，有助于改善档案管理的现状。文书档案连锁法与生命周期理论在档案价值体现中有着较大差异，文书档案连锁法主要是以文书整理的方式，优化档案管理的流程，提高了档案的利用价值，而且提高档案管理的效率。

[1]黄霄羽.文件生命周期理论对机关文档管理的启示[J].档案学通讯.2003(05)

[2]倪道善.文书档案连锁法与“文档一体化”[J].档案.2000(05)

[3]倪道善.“文书档案连锁法”对我们的启示[J].北京档案.2000(01)