档案计算机管理工作存在的问题及改进措施

王贵娜

黑龙江省庆安县地方志办公室

档案计算机管理工作存在的问题及改进措施

王贵娜

黑龙江省庆安县地方志办公室

随着社会的发展、科技的进步、各种门类和载体形式的档案大量增加，社会对档案的需求日益提高，加强计算机在档案中的应用，是现代化企业的重要标志，是完善企业管理，促进企业发展的重要手段。当前，档案管理现代化的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。除此以外，还包括音像技术、现代化库房保护技术、运用新型载体档案管理等。配备适用的计算机系统设备是档案计算机管理的物质基础，应当根据系统设计所指出的目标、任务考虑设备的配置问题。

一、档案信息电子化的现状

1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏室档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容怀不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施，推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案，信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、改进措施

在这情况下，如果遵循和没用传统的方式、方法进行管理，无论是在保存空间、存储时间，还是保存的完整度等诸多方面，都是非常困难的，电子文件的高保真性和电子文件的易修改性是电子档案管理的优势所在，因此在计算机全面普及和办公自动化、数字网络化、智能化的今天，政府采购档案也应向着高科技方向发展，实行电子档案管理，将档案管理工作引入到一个全新的领域。

必须看到，在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将带来政府管理创新的巨大机遇，将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。所以，新形势下搞好信息档案建设需要采取一系列重要策略。实践经验表明以下策略十分重要。

1、积极纳入国家信息化领导、协调机制。所有信息档案建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，信息档案成败的关键也必然是管理。例如档案管理信息化采用PKI/ CA就应在国家的统一领导、协调下构建和应用。

2、与时俱进，观念创新。我国政府机构信息系统中还几乎没有符合严格意义的数据备份系统，数据安全性十分脆弱。这就要求我国各有关机构必须结合国情，人实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度，机构职能等方面全面创新。

3、遵循标准，推进标准，加强法律建设。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的作用。为了搞好应用并使应用不断深化，就必须在标准化上下足功夫。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力。例如电子档案的标准，不但涉及数据格式，还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题，更应统一领导，集中力量，锲而不舍，不断推进。档案管理和利用、档案管理信息化和电子档案的立法工作也应积极创造条件，早日实现。这是档案管理信息化建设健康发展的根本保证。

4、注重信息安全，政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全，政府机构的信息安全建设从本质上讲不是个人或部门行为，而是国家行为，要按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。在建设中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原则是必须是在国家有关主管部门的指导下，按照国家有关主管部门制定的规章、制度、标准开展工作。

5、综合利用档案管理技术。档案管理技术是长期坚持不懈、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的特点。就电子文档而言，时至今日，即使是最普通的电子数据，保存它的风险一点也不比其它介质少。保存电子文档风险巨大，至少是由于它不符合越是简单就越是可靠的原则。在进行档案管理信息化建设，积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫。即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化只具有相对意义。缩微技术等都是永不会消亡的档案管理应用技术。

6、要注重培养电子档案管理的专业人才，电子文件及电子档案管理，实质上是一项系统技术工程，现有纸质文件和纸质档案管理人员的知识结构不符合管理电子文件及电子档案的要求，需要培养电子文件及电子档案管理的专业人才。