基于人事档案管理工作信息化的思考

任虹霞

（中共佳木斯市委党校 黑龙江 佳木斯 154000）

基于人事档案管理工作信息化的思考

任虹霞

（中共佳木斯市委党校 黑龙江 佳木斯 154000）

人事档案管理工作是党校管理工作的重要组成部分，运用现代化的手段实现管理的信息化以及规范化，已经成为党校人事档案管理的必然选择。尽管人事档案管理工作实现信息化还有一些阻碍，但也有很多有利因素，有关人员应该学会利用这些有利因素，避开不利因素。本文首先对实现党校的人事档案管理工作信息化的必要性进行了介绍，其次概述了我国党校人事档案管理工作信息化建设现状以及有利条件，最后提出了相应的建议，仅供参考。

人事档案管理工作；信息化；思考

党校是培养共产党员的重要地方，通过对共产党员的培训以及教育，提高共产党员处理问题的能力，为国家发展储备优秀的人才，而党校人事档案管理工作，实现信息化对干部的选拔有着重要的意义，为了国家的繁荣发展，有关部门应该加强党校人事档案管理工作信息化的建设。

1、实现党校的人事档案管理工作信息化的必要性

人事档案管理工作信息化，是党校事业得以进一步发展的关键要素之一，单纯的从人事档案管理工作的角度来讲，实现信息化也是其必然的选择。人事档案管理工作作为一种的服务社会大众的工作，其对在党校工作人员的意义更加重大，是国家选拔优秀人才的基础。实现党校的人事档案管理工作信息化的必要性，主要体现在以下几方面：

首先，人事档案管理实现信息化，是新时期对党校档案工作人员的要求，因为现阶段我国已经进入信息化时代，几乎所有的行业都逐渐的融入了信息化技术，党校人事档案管理也不例外，固守传统，只会使党校人事档案管理事业落后与其他行业的人事档案管理，因此从事党校人事档案管理的人员，必须学习先进的信息化技术，尤其是与人事档案管理相关的专项信息技术，以此为党校人事档案管理全面实现信息化奠定人才基础，为档案事业的全面发展提供有利的条件。

其次，我国党校人事档案管理工作现状存在比较多的问题，而如果能够实现信息化，将大大减少这些问题的出现。比如现代人事档案管理资源的利用率不高，很多重要的人事档案，因为检索等过于麻烦，或者管理不够规范，从而利用价值大大折扣。再者，大部分省市地区的党校，对人事档案管理不够重视，不仅没有配备专业的人才，也没有配备先进的设备，因此一直以来人事档案管理对党校事业的发展来说都是一个相对薄弱的环节。如果这种情况下一直持续下去，党校的人事档案管理工作将会成为党校发展的致命点，因此实现人事档案管理工作的信息化十分必要。

2、我国党校人事档案管理工作信息化建设现状

作为党校发展的一部分，人事档案管理工作的重要性，很多党校人员都已经意识到，并且随着信息化时代的带来，党校工作人员，也纷纷加入到了人事档案管理工作的信息化建设中，尽管人们的建设热情比较高，但是不可否认的是，党校实现人事档案管理工作信息化还需要做出更大的努力，还有诸多问题有待解决。

首先，人事档案管理的设备不够先进，无论是硬件设备，还是软件设备都没有达到信息化的标准要求，如果没有先进的信息化设备做支撑，实现人事档案管理工作信息化无异于无米之炊，无稽之谈，但是现阶段因为资金以及人员等各方面的因素，使得我国的党校人事档案管理的设备迟迟没有更换，有些硬件设备虽然性能比较好，但是因为没有安装先进的软件设备，因此依然不能发挥设备的作用，这严重阻碍了党校人事档案管理信息化事业的发展进程。

其次，档案信息管理系统建设还有待提高，目前党校在建设人事档案管理系统时，着重对输入系统的建立，目前已经取得了很大的成效，个人主要输入自己相对应的信息即可会进入到管理系统中，搜索有关信息，但是人事档案管理应用系统发展水平则相对来说要弱一些，一般情况下，应用系统只能进行一些简单的查询或者制作报表等这类工作，而对人员进行详细的筛查，对所做出的统计进行深度的分析等还未完全的实现，因此人事档案信息管理系统还未有真正的发挥出功效，进而影响了其服务水平。

再次，人事档案管理系统维护水平没有达到标准要求，信息化管理系统只有定期的对其进行维护，才能始终保持其优良的性能，但是现阶段我国的人事档案管理系统正是缺少必要的维护，很多输入系统中的信息都没有及时的整理，而且还有些信息无法按照正常渠道进行录入，所以党校人事档案管理系统常常会出现信息不完整的情况。而所以会出现这种问题，主要是因为党校档案管理工作人员缺少系统维护的意识，同时也缺少具备系统维护能力的人员，这无疑成为人事档案管理工作实现信息化的重要阻碍。

最后，缺少优秀人才，传统对人事档案管理的看法有些偏颇，大多数人都认为档案管理工作是十分简单，比较清闲，无缺刻意去学习，目前有很多党校档案工作领导人员也深受这种思想的影响，因此对人事档案管理工作并不重视，一般都是将要退休的职工去从事这项工作，这些老一辈的职工接受新鲜事物的速度比较慢，而且对信息化的认识程度也不高，尽管其工作态度十分认真，但是依然不能改变现状。而实际上，随着数字化、信息化时代的到来，人事档案管理要求更加规划化，更加科学化，既要与先进技术向融合，也需要先进的设备做支撑，因此需要引起先进的人才来从事人事档案的管理工作，不仅要懂得操作，同时还会管理，能够将人事档案管理真正的当作一项事业，只有如此，党校人事档案管理工作实现信息化才指日可待。

3、党校人事档案管理工作实现信息化的可能性

尽管党校人事档案管理工作在实现信息化过程中，出现了比较多的问题，有关人员应该正视这一问题，循序渐进，不能急于一时，而且党校人事档案管理工作实现信息化，也有非常多有利的因素，这些有利因素使得党校人事档案管理实现规划化、数字化以及信息化成为可能。

首先，各级领导的重视，现阶段已有非常多的领导意识到人事档案管理实现信息化的重要性，因此都十分支持这项事业，大力改革旧有的管理制度，同时加强组织有关人员进行知识技能的培训，以此来提高从事该项管理工作人员的技术水平，这是我国党校实现人事档案管理信息化的良好开端。有些领导特别指示加大人事档案管理信息化系统建设的投入力度，以便某些党校能够购买先进的办公设备，也能够引起以及培养优秀的复合型人才。领导这种率先垂范、带头学习的精神，鼓励了普通员工，使得从事人事档案管理的人员能够上下一心，共同为实现信息化以及电子化而努力。

其次，建立党校档案信息库系统，实行党校信息动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将管理的党校基本情况、职级、学历等党校档案信息整理录入系统。全面反映党校的基本情况等固定信息，记录职务变动、工作履历等动态信息。做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性，使党校档案管理工作达到数据化、信息化的要求。同时建立了党校档案信息网络化管理体系，按照党校管理权限，在领导和相关科室间，建立了党校人事档案信息管理局域网，实行党校档案的网络化管理，使信息得到共享。在使用权上，根据不同用户，通过密码和身份确认后，及时提供所需信息，快速准确获取党校的基本情况等方面的综合信息。

再次，积极应用信息管理系统，党校管理工作效率明显提高。根据工作需要，应用党校人事档案信息管理系统，积极为党校工作提供服务，为正确选人用人提供重要依据。通过党校档案信息管理系统，为领导和相关部门在党校管理、人事决策等方面提供党校结构状况查询、统计分析、党校基本情况查询等全方位、及时、可靠的党校人事信息，为领导全面掌握全县党校队伍的整体状况提供了第一手可靠的资料，充分发挥了党校档案在选任党校上的基础作用，保证了党校调整工作的时效性、准确性和保密性。

最后，加快人事档案原件管理系统建设，满足利用需求。通过人事档案数据库系统虽能进行人员信息的查询、检索、统计，但组织人事部门在选拔、考察党校人员时经常会查阅其政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是党校人事档案信息系统无法提供的。为满足利用者的需求，保护实体档案，提高人事档案利用工作的效率，原件管理系统的建设就显得尤为重要。近些年已经启动原件管理系统建设，集中对全县科级在职党校档案材料按照类别，逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至党校人事档案管理系统。在查阅党校信息时，只需点击鼠标进入系统，便可查阅到党校档案材料，摘录打印。以数据库信息和数字化的档案代替实体利用，方便快捷，最大限度地发挥了人力资源兼顾保护档案原件的要求，进一步提高了党校档案信息化工作水平。

4、加强党校人事档案信息化建设对策与建议

党校人事档案管理信息化，是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、上下互通、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为党校工作服务。

首先，完善党校人事档案管理信息平台，实现资源共享。注意将现代党校人事档案管理信息技术与党校选拔任用工作紧密结合，充分发挥现代信息技术在党校管理方面的优势。加强网络建设，充分发挥网络优势，构建党校信息平台。以信息中心为枢纽，实现网络化管理，对领导和相关科室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。充分利用现有资源推进党校管理信息化、网络化的进程。注重完善硬件设施，在基础硬件、信息收集和利用等方面加大投入。逐步建立适应工作需要和发展的更加完善的网络化应用系统，不断提高信息化水平，将信息技术应用到党校选拔任用管理的全过程，以党校档案信息化促进党校工作的民主化、科学化和规范化。

其次，遵循安全性原则，加强党校信息化建设。人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。高度重视安全保密工作，牢固树立安全保密意识，严格遵照国家有关规定和要求。在技术安全管理方面，做到档案内部局域网不与外网连接，以保证安全。要制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

再次，强化培训，提高管理人员技能水平。由于档案管理的信息化，文档处理的一体化，档案保存的技术化，这就对管理人员提出了更高的要求。档案管理人员既要成为档案技术操作的专家，又要了解人事管理、计算机技能及相关理论知识。要加大对档案管理人员培训力度，注重提高队伍的业务素质，深挖人才潜能，培养既懂档案又懂信息技术的新的复合型人才，以适应现代化、信息化管理的需要。提高党校管理工作效率和质量，以良好的专业技能服务于档案工作。

最后，注重对系统管理与维护，提升使用价值。在日常管理维护中，本着方便、快捷、有效、实用的原则，充分发挥信息系统自动生成党校任免、调动审批表、党校名册等功能，及时将党校的基本情况、人事变动、工作调动、奖惩情况、年度考核和到龄退休等而引起的数据更新在软件中进行改动，确保信息库的“鲜活度”，实现党校信息日常管理的动态化和科学化，达到党校信息数据新、资料全的工作标准。为了解党校队伍现状、党校政策决策、党校队伍发展规划和日常管理提供优质高效的服务，提高工作的质量和效率。

5、结语

综上所述，可知基于人事档案管理工作信息化为中心，而提高党校的建设水平十分必要，有关建设人员首先应该正是问题，稳扎稳打，不能急功近利，同时各级政府也应该给予大力支持，专项资金拨款，从而使党校能够有足够的资金购买先进的信息化设备，而能够培养优秀的复合型人才，为早日实现人事档案管理信息化打下基础。

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