高校办公自动化系统建设的效果及发展趋势分析

何 磊

（合肥师范学院 办公室，安徽 合肥230601）

网络通讯技术的快速普及和发展正全方位地改变着人们的生活方式和工作方式，同样也对教育管理与运行提出了更高要求。近几年，高校信息化建设越来越受到重视，数字化校园建设水平已成为衡量高校综合实力的重要标志。作为数字化校园的重要组成部分，办公应用系统建设对提升学校管理信息化水平、构建现代化高校管理体系具有重要而深远的影响，自动化、智能化和无纸化办公已日益成为教育管理方式变革的重要趋势。

一、系统建设现状

（一）功能架构

高校办公自动化系统一般主要包括“个人办公”“公文处理”“发文传阅”“会议管理”“公共信息”“个人设置”等六项基本功能。每项基本功能又根据不同处理对象划分为若干子功能。通过上面的各个功能，系统为学校公文、综合事务、专项业务、会议处理等各种政务信息发布、收集，部门内部事务处理、信息发布，部门之间工作协调合作，个人事务、信息管理实现信息化提供了工具。系统功能架构如图1所示.

此外，系统管理员可以通过“日志管理”和“系统维护”两个功能模块对系统进行实时监管和阅办监控，还可以根据需要自定义系统群组、流程、模板、编号等信息，为系统设置个性化的功能模块。

图1 某高校办公自动化系统功能架构

（二）管理模式

作为数字化校园的一个子系统，学校办公自动化系统采用校办公室和信息技术中心双方共同管理模式。其中，校办公室按照学校的总体决策，负责系统的建设规划和日常运行维护，包括用户的注册、注销、角色分类、组群管理、权限划分、公文流转等；信息技术中心负责系统运行的技术支持，包括网络基础保障、数据存储备份、安全监管防护以及可能的应用技术支持等。此外，学校各单位分别安排一名系统运行负责人，配合学校，贯彻实施、组织管理本单位的系统建设工作，包括人员培训、工作督查及安全保密等工作；在各个单位内部，设立1名管理员，承担本单位信息传递、分发、清理、运行维护及内部归档等方面的具体工作，并总结梳理本单位的系统应用经验，为学校办公自动化系统建设提供意见和建议。

（三）使用现状

以合肥师范学院为例，学校实行“分层培训、陆续开放、稳步推进”的建设方针，坚持“应用－反馈－完善”的建设原则，有序推进办公自动化系统建设。系统运行两年多以来，按照实际需求，先后开放了发文传阅、收文管理、部门简报、校长信箱等32个功能模块，分批次举办了5期专题培训班，培训人员500余人次。其系统设置、用户情况如表1、表2所示①数据统计截止2014年8月1日。：

表1 合肥师范学院办公自动化系统设置情况

表2 合肥师范学院办公自动化系统用户情况

二、系统运行效果

（一）降低了办公成本，提高了工作效率

系统的运行，从根本上改变了传统办公对于纸张的耗费以及手工作业的送达方式，节省了大量的办公经费、人力资本和时间成本。一方面，学校管理部门的绝大部分日常事务，如公文办理、会务安排、信息发布、信访处理及文档查询等都在系统上进行，既节省了可观的纸张、印刷、交通、通讯等费用，更主要的是让办公人员从繁杂琐碎的事务中解放出来，改变了过去纸质文件“满天飞”、下发文件“跑断腿”的局面，大大提高了文件处理的数量与质量（据测算，系统使用后，文件办理的效率提升了近70%）；另一方面，系统的应用，使办公方式突破了时间、空间和人员的限制，实现了24小时远程无障碍办公，特别是在两校区办学的条件下，大大减少了来回奔波，简化了办文办事程序，提高了工作效率和质量。

（二）规范了工作流程，提升了管理水平

系统利用科学的工作流程和功能丰富的数据信息处理功能来获取、处理、存储和检索相关数据，是信息发布、文件办理、会议通知等功能都能让相关处理人员一览无余地看到工作进展情况。文件传递到哪一个步骤、哪一个环节，有哪些人查阅、哪些人办理，什么人在什么时间批示、修改了什么文件或做出什么决策，都可以被跟踪记录下来，并留有相应的电子印迹，不仅进一步明确了校内各单位、部门的工作分工和管理职责，强化了工作的规范性和系统性，而且形成了领导与部门之间办公效率互动提高的良性循环。

（三）转变了管理方式，强化了服务意识

系统的开通运行，有效促进了学校管理方式由“管理”向“服务”的转变，更好地服务了教学中心地位，为民主决策、科学管理提供了更真实、更直接的信息。以“校长信箱”为例，自系统中开辟此功能后，有关信件的响应、办理和回复速度明显提高，督办和反馈的效率有效提升，并初步健全了“一日一回复，一周一清理，一月一总结”的运行机制，得到了师生的良好反响。

三、系统发展趋势

高校办公自动化系统已深入到学校工作的众多细节之中，成为了学校管理工作中不可或缺的重要手段，成为了学校管理人员和广大教职工处理日常工作、交换工作信息的重要渠道，学校管理工作也基本实现了无纸化办公和科学化运行。但随着信息技术的不断发展和管理精细化水平的不断提高，为提升系统的综合服务性能，促进学校管理工作的科学化水平，系统的建设还需做好以下几方面的工作：

（一）进一步拓展功能模块

学校办公自动化系统的现有模块基本满足了办公需要，系统建设实现了预期目标，系统应用取得了较好的效益和价值。但客观的说，相较于信息技术的发展形势和数字化校园建设的现实需求，学校对于系统的应用还只是浅层次的，智能化水平还不是很高，部分模块有待进一步拓展和完善，一些功能还需进一步设计和开发，如：拓展“电子归档”模块，使文件处理与档案管理融为一体；开通“短信提醒”业务，及时准确告知相关人员阅办文件；探索使用“电子签章”功能，进一步保证公文的完整性和真实性；适时开展“云计算”服务，设计开发“掌上系统”，实现移动办公等。

（二）进一步推进制度建设

系统的正常运行，需要完善的规章制度来保障和支撑，为此，学校配合系统各个阶段的建设和管理需要，先后印发了《办公自动化系统使用管理暂行办法》《关于进一步规范部门公文文号的通知》《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关制度文件，明确了系统管理和使用的权责关系，对工作人员正常、准确、安全地使用系统提出了具体要求。但从长远发展来看，一方面需要对这些规章制度进一步健全和完善，以确保其有效性和可操作性；另一方面，要结合实际情况，研制和出台包括系统信息发布、阅办监控、管理考评等在内的多项规章制度，逐步建立办公系统安全性、信息处理有效性、日常管理规范性等方面的工作职责和使用制度，做到有章可循、有规可据，并着力提高服务质量和管理水平。

（三）进一步加强业务培训

为确保系统的平稳有序推广，按照分批开放系统用户的原则，目前，学校办公自动化系统的用户主要包括全体行政管理人员和部分教师。下一阶段，要进一步扩大系统的用户范围，面向全体教师及新进人员开放系统账号，做到百分百全覆盖。同时，要及时做好新增用户的业务培训工作，有效提升他们的操作技能和信息素养，确保上手快、使用熟练；要结合新开发和启用的功能模块，针对不同类别用户开展专项培训和经验交流，为他们及时掌握系统性能提供平台，切实发挥系统功效；要着力加强信息安全教育，强化用户保密意识，杜绝系统文件失泄密现象的发生。

（四）进一步强化系统兼容

如今，各高校内部都有种类繁多的业务系统，如办公系统、教务系统、财务系统、科研系统、资产管理系统等，由于各个系统之间缺乏统一的标准和规范，导致系统的协同性和兼容性较差，造成了严重的“信息孤岛”现象。此外，随着操作系统、浏览器及办公应用软件的不断更新升级，系统的适应性和吻合度并没有及时跟进。因此，从办公自动化系统的发展趋势来看，要在充分考虑数字化校园建设规划与要求的基础上，重视对系统兼容与对接能力的设计，突出数据整合与协同工作的业务需求，从而使系统功能进一步提升，使用更为便利。

（五）进一步提升安全性能

由于系统使用必须与Internet、校内服务器频繁连接，并配套安装一些应用软件和程序，因此系统被破坏、被攻击的概率也大大增加。对此，一方面要加强硬件安全防范，及时完善和升级学校服务器、防火墙、上网行为管理产品的性能，保证系统的稳定和可靠；另一方面要加强信息安全防范，通过用户标识、身份验证、访问控制、数据存取权限设置、文件密级设定等手段对文件阅读、传递、审批、归档过程进行严格限制，确保系统稳定和信息安全。

［1］李萧，聂仁芳.齐鲁师范学院电子政务的应用现状及发展探讨［J］.山东教育学院学报，2010，（4）.

［2］张俊贵.关于地方高校电子政务建设的思考［J］.国家教育行政学院学报，2011，（8）.

［3］张路正.新形势下高校办公自动化系统的建设、应用与创新［J］.中国教育信息化，2013，（1）.