基层医疗单位党政档案收集工作探究

文/三台县中医院　资鹏

基层医疗单位党政档案收集工作探究

文/三台县中医院资鹏

【摘要】医疗单位档案，是国家档案的重要组成，是深入和发展医疗卫生事业的必要条件和依据。党政档案为本单位主要职能活动和基本历史面貌提供重要参考。本文结合工作实际，从党政档案收集存在的问题和对策两方面谈如何科学、规范、全面的形成和收集档案。

【关键词】党政档案；工作探究；医疗单位

《医药卫生档案管理暂行办法》第三条规定，医药卫生档案，是国家档案的重要组成部分，是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵守统一领导、分级管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。第十六条中表明，医疗单位文件材料的归档范围包括党政管理、医疗技术、卫生防疫和卫生监督、妇幼卫生等十二个方面。其中，党政管理是指涉及到党、政、工、团，包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等部门形成的具有保存价值的文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、简报等文件材料以及工作活动的影像材料。由此可见，党政档案管理在医院档案管理工作中的重要性，它集中、全面地反映了医院的主要职能活动和基本历史面貌。作为党政管理档案的形成者，党政部门在档案的收集、归档过程中发挥着重要的作用。

一、基层医疗单位党政管理档案工作现状

（一）工作重视不够，存在认识偏差。基层医疗单位更多关注经济效益，而忽略了档案管理工作，存在党政工作属于务虚工作，不会直接产生效益的认识偏差，对党政档案具有反映医院发展状态、成果的作用认识不足，形成了工作误区和盲区。

（二）人员配备不强，业务水平较低。按照《医药卫生管理暂行办法》的规定，医院所设档案科（室），应配备工作人员3～6名。然而，在实际操作过程中，大多基层医疗单位虽设立了综合档案室，但未按规定配备专职工作人员，而是由其他职能科室——如党政办——工作人员兼任，他们没有经过系统地档案管理工作培训，对档案管理工作认识不到位，业务水平较差，在档案资料收集方面缺乏系统性、科学性和全面性，极不利于档案管理工作的开展。

（三）收集资料不全，文件归档不规范。收集工作是档案工作的重要环节，文件的形成是归档的源头，在基层医疗单位日常的党政工作中，党政工作人员由于缺乏一定的水平，容易出现某件档案缺项、“有文必档”或者档案空白的现象。

二、规范收集党政管理档案的对策

《机关档案工作条例》第十一条规定：机关应建立健全文件材料的归档制度，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷、并定期向档案部门归档。由此可见，档案管理工作中所形成的文件是否规范、收集的资料是否齐全，直接影响着档案的质量。为切实提高档案质量，结合工作实际，现拟就简要探讨基层医疗单位档案文件的收集方法与对策。

（一）注重党政与档案复合型人才培养。1.设立专门机构。医疗单位应当认清档案工作的重要意义，设立综合档案室，合理配备档案管理专（兼）职人员，档案专业技术人员与卫生专业技术人员享受同等待遇，做到档案管理工作有场所、有人员、有保障。2.加强人才培养。根据实际情况，选派部分党政干部参加不同方式、不同层次的继续教育，通过学校进修、培训辅导、参观学习等方式培养一批党政和档案管理复合型人才，提高档案管理专业技能。在“送出去”的基础上，让外出进修人员在院内进行推广宣传，普及档案管理工作基础知识，提高档案管理有关知识的知晓率，确保档案收集的规范性和完整性。

（二）正确处理党政档案与党政工作关系。党政档案是在日常党政工作活动中形成的，如工作制度、计划、总结、报表、各种会议记录等，这些既是医院开展工作的具体措施和手段，同时也是对工作开展的详细记录，能够全面、准确、系统地反映本单位的历史活动面貌，这些资料在管理活动结束后，即可作为档案资料进行保存。

（三）加强党政工作制度化建设。在党政工作中，规范的文件资料是保证档案质量的前提。在实际工作中，一些医疗单位的文件存在诸多不够规范的问题，如有文件，无发文稿纸、文件处理单，文件主体缺少附件、文件格式不统一、活动无简报、无影像、重要电话无登记等。面对问题，基层医疗单位务必要对党政工作制度进行完善，形成相应的工作制度（如，电话记录制度、会议或活动记录制度、文书书写制度、文书处理流程等），用制度来规范党政工作行为。同时，党政工作人员，也要自觉遵守既定的规章制度，严格按照制度开展工作，避免出现工作失误。

（四）提高档案收集的有效性。1.正确界定文件的“处理完毕”。档案是从文件转化而来的，档案与文件是同一事物的不同阶段。文件是单位开展各项工作的办事手段和沟通媒介，具有时效性，而档案的主要作用是备考。所以，只有处理完毕的文件，才可以作为档案保存。如何界定文件的“处理完毕”呢？《档案管理基础第三版》指出，文件的“处理完毕”是指完成了收文、发文等文书处理流程。但文件处理完毕与文件内容所针对事务的办结并非都能同步。在实际工作中，一些文件内容的办结与文书处理程序的完结可能同步，如《××医院关于开展岗位知识竞赛的通知》，这个竞赛结束，该通知的内容就办结了。而一些文件，其内容的办结与文书处理程序不能同步，在完成文书处理程序后，其内容依然处于生效的状态，如制定的政策性文件，往往在很长一段时间内有效，那么这些文件转化为档案的“结点”就是在其完成文书处理程序，而不是说文件完全丧失了现行效用。2.合理甄别档案文件价值。党政工作内容繁杂，临时性事务较多，这就要求从事党政档案管理的工作人员具有一定的鉴别能力，只有对今后工作具有查考利用价值的文件资料才能作为档案。如医院的正式文件、重大活动记录、上级部门的重要批复文件、获奖通知、会议记录等，具有反映医院主体功能，发展轨迹和成效的需要重点收集。而另外一些无查考价值的事务性、临时性文件，如临时性通知、上级部门签发的与本单位无关的文件材料等则不需要收集和归档。3.注重收集归档文件的完整性。归档文件以“件”为单位，这里“件”指的是因某一事由而直接形成的文件的计量单位。具体来说，文件的正本与定稿为一件、文件的正文和附件为一件、文件的原件与复印件为一件、转发文和被转发文为一件，会议中的会议材料为一件、会议记录和介绍信存根应为多件、报表、名册按装订方式，一册为一件。可见，一件文件中包含多种形态，故而在收集文件时，要确保每件文件的完整性。同时，要注意相关文件之间的有机联系，如××医院××请示，应该有上级部门的批复文件与之相关联；再如××活动，就应该有组织机构、方案、活动简报、活动记录、照片等相对独立却又相互关联的文件相互呼应，反映出某一事件的完整形态。

（五）合理利用办公自动化系统。目前，基层医疗单位几乎全部使用电脑办公，有条件的单位也建立了OA系统。办公自动化系统为党政工作带来了很多便利。但是由于电子档案管理的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式，因此在大多医院，目前仍然以纸质档案归档为主。实行电子公文，可在电脑、网络中直接实现文件起草、审签、办结、传递，故而忽视了电子公文纸质化，造成档案归档不完整。《电子公文归档管理暂定办法》规定：电子公文形成单位必须将具有永久和短期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。这种方法称之为“双套制归档”，因此有条件的医疗单位可采取双套制归档，并特别注意电子公文纸质化。

（六）加强影像资料的归档收集。党政部门作为医疗单位的中枢科室，承办、参与医院各项重大活动，在影像资料档案的收集、归档中占据主导地位，然而在大多基层医疗单位都存在影像资料收集不全、整理凌乱等问题。如，照片档案的收集应该包括各种重要会议照片、上级部门视察工作照片、重大事件活动（反映主要工作职能、工作成果）照片、各种荣誉照片、其他具有保存价值的照片。在这些影像资料的采集和收集、归档中，应该做到关注画面形象、留存原影原片（电子档）、加注资料说明等，做到归档资料的齐全齐备。

三、结语

党政部门是党政档案资料的形成者，部门工作人员应该熟练掌握文书处理和档案管理的相关知识，在日常工作中注重收集反映本单位基本历史面貌、对单位工作发展具有价值的文件材料，为单位的健康发展、稳定发展奠定坚实的基础。

参考文献：

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