刍议档案安全保护工作

文/吉林建筑大学城建学院　姜晓波

刍议档案安全保护工作

文/吉林建筑大学城建学院姜晓波

【摘要】档案管理工作中需要注意安全保护工作，这对于确保档案安全有着重要的现实意义。在实际工作中，对于档案的安全管理还存在一些问题及安全隐患，对于存在的这些问题需要找出针对性的解决措施，加以解决，以确保档案管理的安全、有效。

【关键词】档案管理；安全保护；措施

档案资料可以反映历史的发展进程，表现着重要的知识积累和科技储备，属于重要的信息资源。所以，档案资源的保护工作应该得到有关部门的重视，要求档案管理人员应该具有一定的责任意识。随着时代的进步与科学技术的发展，计算机技术已经普遍应用于社会各个领域，档案管理也不例外，进一步发挥了档案信息的作用，因此要求当前的档案管理人员一定要重视保护档案资源。

一、档案管理工作中存在的安全隐患

（一）档案管理的安全保护工作没有受到应有的重视。现在，我国各个领域都不重视档案资料的安全保护工作，这在很大程度上阻碍了档案保护工作的进行。一方面很多单位领导不重视档案保护工作，很多领导认为档案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在档案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、财力。由于这种思想的影响，使档案安全保护工作进度缓慢；另一方面，档案工作人员本身也不重视档案管理工作，在过去的很长时期内，很多档案工作人员没有关注档案的保护工作，都认为档案管理的重点就是收集和整理，这种认识很明显是错误的。

（二）对档案工作人员的教育培训不够。随着我国经济的快速发展，科学技术也得到了发展的机会，出现了多种多样的档案资源载体。为了顺应社会发展形势，则一定要加大现有人员的培训力度，提高工作人员的专业技术水平。但因为很多领导不重视档案管理工作，由于缺少管理时间和管理资金，有的档案人员根本就没有参加档案管理工作的培训。

（三）档案管理缺乏必要的安全保护制度。因为没有完善的档案安全保护制度，所以在档案管理工作中存在大量的安全隐患，如有的档案室允许人吸烟，不能做到有效防火。

（四）档案库房条件差，这是对档案安全影响最大的因素。有的单位档案室环境太差，都是将档案室设在顶楼或底层，门窗陈旧破烂，没有合格的防盗措施；有的单位根本不具备专门的档案室，这些因素都不同程度地制约着安全工作的开展。

所以，目前我国档案管理工作中存在着大量的安全隐患，一定要引起有关部门的高度重视，迅速给予解决。

二、加强档案管理安全保护工作的措施

现在，我国档案管理的安全保护工作还没有做细做好，在档案管理工作中存在着大量的安全隐患，阻碍了档案安全保护工作的发展。所以，一定要多方筹措，应用各种方法，促进档案管理安全保护工作的顺利开展。

（一）健全档案保护制度。在档案安全保护过程中，首先应该做好预防工作，其次是做好治理工作，应该具有严密的档案管理保护制度，防止丢失档案资料。第一,建立严密的档案保护制度，对存放档案的库房要严格管理，库房应该具有专门人员负责，应用严格的管理办法，没有得到档案管理人员的许可不能进入。档案管理人员应该具有高度的职业道德，具备高度的责任意识和保密意识，严格依据保密制度去做，遵守保密纪律，将保守国家秘密当作自己的责任和义务；第二,建立严格的档案材料接收制度，接收档案管理材料过程中，要求双方都要做好清点工作，最后填写完整的交接单据，双方管理人员同时在上面签字认可。在存放过程中首先要除尘，资料存放到库房以后，要根据情况分别登记在总帐、分类帐、登记表、检索工具上，应用相同的数据，可以在应用时迅速找到。第三,建立严格的档案借阅制度，在人员需要借阅档案资料时，借阅人员应该认真填写借阅登记表，并且在使用完毕后迅速归还，假如要求长时间借阅，还需填写登记表，不但如此，续借手续也是不容忽视的一个环节。档案管理人员要每间隔一段时间就要提醒借阅人员归还，保证档案资料的完整性。

（二）加强电子档案的保护。最近几年，随着科学技术的快速发展，档案管理也实现了信息化管理，出现了大量的电子形式档案，对档案资料的保护提出了更高的要求，一定要重视资料的消磁、泄漏和病毒工作。第一个方面是对磁性物体做好保护工作。要求放置这些物品的场所不能存在磁场和震动、尘土、腐蚀气体、拥有适度的温湿度，湿度达到40%-50%，温度控制在14-24度之间。在档案室内每隔两年要进行一次转储工作，要把已损坏、破坏的存储设备及时的更换。第二个方面是保护光盘。对于光盘来说，其存放的最佳环境温度一般在14至24摄氏度之间，湿度要尽量控制在百分之四十至六十五之间。光盘存储的时间较长，其转储时间一般为五年一次。相对于磁盘来说，光盘其抗干扰的能力较好，并它的结构相对牢固，因此较适合长期性的保存一些电子文件。

（三）强化应急管理制度建设。依据处理突发事件的法律法规，档案馆要根据自身实际情况，应用有关应急制度，积极处理各种突发事件。一旦出现突发事件，那么完善的设施装备、先进的技术手段、科学的技术方法，则会对处理突发事件起到关键性作用。同时建设档案异地存储库、尽快建立馆藏档案备份，早日应用先进运输和转移设备，可以减轻突发事件的影响，将损失降到最小。另外，积极筹备危机后重建工作，促进档案管理工作正常化发展，使档案管理工作服务于社会，服务于民生。

三、结束语

总之，在档案管理工作中，一定要重视做好安全保护工作，安全保管在档案管理工作中具有不可替代的作用。因此，档案管理的安全保护是一个长期的话题，每一个档案管理人员一定要认真做好档案的安全保护工作，保证我国档案工作的稳定发展。

参考文献：

[1]黄晓艳.浅谈保障档案安全的管理措施[J].中国科技信息,2010(09).

[2]彭红.档案管理与信息化建设[J].河南科技,2011(13).