探析新形势下事业单位档案管理工作

文/安阳市人民医院　何晓雯

探析新形势下事业单位档案管理工作

文/安阳市人民医院何晓雯

【摘要】事业单位档案管理是一项重要的工作，因为档案是历史的见证，可以作为司法程序的依据，也可以为单位决策层提供依据。本文就新时期事业单位管理工作进行深入探讨。

【关键词】事业单位；档案；管理

一、事业单位档案管理的必要性

（一）事业单位自身重要性，需要进行事业单位档案管理。事业单位自身的法律效力和涉密性等特点，决定了需要事业单位档案管理的必要性。因为事业单位具有很强的涉密性，涉及到公证人的切身利益，除非法律许可和当事人同意，否则不能随意予以公开。

（二）事业单位档案管理可以保障事业单位法律效力的长期有效性。事业单位产生以后，会具有长时间的法律效力。当事人受主观因素影响不能坚持履行文书规定时，事业单位可以为当事人纠正自己的行为起标杆作用，约束当事人的不端行为。

（三）事业单位档案管理避免当事人各方纠纷和减少法庭干预。一方面，事业单位档案在一定程度上可以还原历史事实，这在一定程度上，从源头上减少当事人因历史不清而引起的纠纷，另一方面，在当事人发生纠纷时，档案追溯可以发挥作用，减少法庭干预，更好地开展其他公共服务。

二、规范事业单位档案管理中应注意的事项

（一）事业单位立卷编目和装订。立卷编目和装订是事业单位档案管理的前提。立卷编目时需要注意的事项：1.页码。档案材料一律使用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角。2.卷内目录。按卷内材料排列顺序逐项登记好卷内目录，要求将每件文书材料的题名、承办人姓名、年月日填写清楚，并标明起止页号。3.备考表。卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人姓名和立卷时间。4.卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文书材料内容。

装订时应注意：1.检查材料的完整性，对于不完整的材料，需要通过查阅等进行完善，并可以附件的形式，附在原件后面。2.装订时，注意不要将原文件中边缘的文字覆盖，检查好后予以装订。3.卷宗的装订应按照规定，使用棉线，采用三眼或五眼订牢固，在活结处贴上公证处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。

（二）档案接收和整理。事业单位档案接收时，档案管理人员应按照《事业单位立卷归档办法》的要求，检查案卷质量，对符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。以密卷保存的档案，应单独编号归档。在编号、登记后的档案封面的左上角应盖上“归档”章，以区别未编号、登记归档的案卷，并按类别、年度、保管期限放进专门的档案柜保管。

（三）保管及防护。事业单位档案的保管，不仅是指对书面材料的保管，对于随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。

事业单位档案保管的环境具有较高要求：档案室应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。要购置必要的档案柜、消防器材、去湿机、空调机等设备，并逐步采用先进技术，提高档案的管理水平。此外，档案室要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案室周围存放易燃物。

档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找。

（四）档案的鉴定和销毁。档案的保管期限按照单位性质和重要性分为三种：永久保存、长期保存和短期保存。长期保存期限一般为60年，短期保存的期限一般为20年，对于超过保管期的文书的处理是需要慎重对待的。必须依据相关法律规定的程序进行处理，应由档案管理人员和公证人员共同参与。通过鉴定，对于仍有保存价值的文书，延长现有的保存期限，继续予以保管。对于确实没有保管价值的文书，报上级批准后进行销毁，需由两人监销，监销人需要在销毁册上签字。

（五）档案借调和查阅。档案往往有很强的涉密性质，需要保密管理。档案的借调和查阅需要遵守严格的程序。借阅档案的，需严格执行登记和审批手续，进行借阅。必须借出的，需办理正式借据，并交代清楚归还日期。除相关执法单位以外，其他单位和个人一般不允许借阅。同时，借出的事档案需按照时限及时归还，并不得对档案有任何更改和破坏否则会依法追究其责任。

三、结束语

事业单位尤其是医院，因其自身的重要性，所具有的法律效力和涉密性等特殊性，使得事业单位档案管理也随之变得重要起来。为了加强档案管理也制定了一些政策规定，根据政策规定的内容，可以看出事业单位档案管理主要涉及到事业单位立卷编目和装订、事业单位归档、档案管理人员配备、档案接收和整理、档案借调和查阅、保管及防护、鉴定和销毁等方面，要想改善我国的事业单位档案管理现状，也需要从这几个方面入手。

参考文献：

[1]马召秀,孙华.基层单位档案现代化管理的几点建议[J].管理观察, 2009(11).

[2]邢莎莎.事业单位档案管理的创新思路研究[J].办公室业务,2012(13).