人事档案中学历学位材料的管理

文／滨州医学院 徐慧

干部的学历学位关系到干部切身利益，是干部个人素质、综合能力和任职资格的重要参考，在工资定级、职称评审、干部任免等工作中，对学历学位都有明确的要求。学历学位材料是干部人事档案材料的重要组成部分，干部人事档案工作的重点之一是“三龄一历”认定工作，其中的“一历”即是学历学位。认定干部学历学位，须有真实、准确、完整的学历学位档案材料作参照。

一、当前存在的问题及原因

在实际工作中，个人的学历学位档案材料存在诸多问题。主要是不完整、不统一、不规范，即入档材料不完整、材料格式不统一，收集过程不规范。

（一）干部学历学位材料存在的最突出问题是不完整。包括应含材料不完整和材料手续不完整两方面。国家规定中对高中以下学历材料没有具体的归档要求，对于高中毕业生，规定应有毕业生登记表。对于高校毕业生应包含学历学位材料的规定，随着年代的不同而不同，主要包括报考（选拔）与入学材料、成绩单、毕业材料、学位材料。根据2009年《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的要求，还应包括学历证书和学位证书的复印件。材料具体到不同年代、不同学习形式（如全日制与在职等）、不同学历学位层次（如本专科与硕士/博士研究生等）各有不同，但要求应含材料都在以上范围内。

当前实际工作中，应含材料常缺少报考和入学材料。2002年，普通高校招生工作第一次全面实现了网上录取，全国网上录取新生率达到了百分之八十五，实行无纸化录取后，多数高校没有将电子档案打印后放入学生个人档案中，而且不将学生入学登记表放入档案，导致毕业生缺乏报考与入学材料。实行网上报考后，报考攻读硕士研究生登记表也逐渐淡出。2004年硕士研究生首次试行网上报名，2005年，硕士研究生考试首次在全国范围内实行网上报名，各高校逐渐用“攻读硕士研究生录取登记表”替代“报考攻读硕士研究生登记表”作为入学材料归档。

学历学位档案材料经过多个部门形成，材料手续不完整的情况时有发生，甚至有些是至关重要的内容。例如，学位申请与授予材料缺乏答辩记录、答辩决议、学位评定委员会签章等。极少数毕业生登记表缺少相应部门盖章。

（二）学历学位材料存在的第二个问题是不统一。包括应含材料不统一和材料格式不统一。学历学位材料随着毕业学校的不同而不同，以山东省高校为例，本科、硕士和博士研究生2007年以后入档学历学位材料大体可以分为以下三类：

1.本科成绩单、高校毕业生登记表、硕士/博士研究生成绩单、毕业研究生登记表、授予硕士/博士学位决定。

此类高校普遍缺高校报考和入学登记材料，也往往没有体现授予学士学位，学位材料比较单薄。

2.学生登记表、学年鉴定表、成绩单、高校毕业生登记表、攻读硕士/博士学位研究生录取登记表、专家推荐书、硕士/博士研究生成绩单、毕业研究生登记表、硕士/博士学位申请表、授予硕士/博士学位决定。

此类高校档案材料齐全，入档材料比较规范，多见于校史较长的大学，少数高校依然将打印的报考攻读博士学位研究生登记表入档，维护了档案的完整性，存档意识较强。

3.学生学籍表、成绩单、高校毕业生登记表、硕士/博士研究生入学登记表、研究生培养计划、论文开题报告/申请、学位申请表、授予学位决议。

此类高校没有结合干部人事档案归档要求填写入档材料，把学生学籍档案与干部人事档案材料通用，虽然格式不够规范，但是也能体现学生的学习过程。

以上材料的格式也各不相同。除毕业生登记表格式基本统一外，各学校其他归档材料内容、纸张大小等各不相同。同类材料的审批单位也各有不同。例如，毕业生登记表最后盖章有所在学院盖章、研究生处盖章、就业指导中心盖章、学校公章等。学位授予决议书有主席签字、有学位评定委员会章、也有学位评定委员会办公室章。

（三）问题之三是学历学位材料收集过程中的不规范、不及时。表现为：

1.转递不规范，尤其是后期在职攻读的学历学位。材料形成学校多数选择由学生自带档案转交管档部门，违反档案转递规定。

2.个人存档意识差，不主动联系存档，导致遇到特定事项如职称晋升、干部提拔才发现学历学位未提交。

二、采取积极措施，加强学历学位档案材料管理

为了规范学历学位材料的入档工作，保证入档材料真实、准确、完整，需要加强以下三个方面的工作。

首先，仔细审核归档学历学位材料，对于发现的不完整问题，与档案转出部门联系，在确认材料真实性的基础上，补充完整。如遇材料或手续不存在的情况，需提供证明。如原学校不配合出具证明，应将实际情况做一记载，方便日后查询。如某大学的七年本硕连读医学生在毕业时颁发本科毕业证、学士学位证、硕士毕业证、硕士学位证四证，但学生不填写高校毕业生登记表等材料，学校也不配合出具实际情况说明，只能将调查的实际情况记录下来备查。

其次，国家应出台相应政策规定，统一规范学历学位归档材料及形式和内容，切实规范入档材料，从源头上统一学历学位入档材料及材料格式。统一入档材料范围和格式，不仅能保证入档材料的完整性，也有助于督促少数高校更规范办学。

最后，要严格执行档案转递规定，拒收个人自带档案，保证入档材料真实准确。对于海外学历学位等无法通过原学校转递的入档材料，需要严格审核，结合留学回国证明、教育部留学服务中心开具的国外学历学位认证，审核毕业院校和所获学位。目前，教育部留学服务中心已开通了国外学历学位认证系统、港澳台地区学历学位认证系统和中外合作办学国（境）外学历学位认证系统，分别可以查询2006年8月之后、2008年8月之后和2013年（含）以后的学历学位认证书。无法网上查询的，可以根据要求，发函查询。

三、适当调整入档学历学位材料，适应时代发展要求

存入学生个人档案的学历学位材料，应随着时代的发展适时做出调整。不同的时代，在报考、录取、培养管理、毕业、学位授予的各个环节的管理是不同的，从而形成不同的档案材料。

本（专）科以上学历的，在成绩单和毕业生登记表两份主材料外，还应该有入学登记表，其中包含个人信息和录取入学信息；如遇专业调整、专升本等学籍变动，应有材料入档；学士学位应有授予证明（决议）；随着学历学位信息逐渐实现网上查询，学校应将学历学位信息采集表入档，以备单位核实。目前，2001年后的学历信息已经实现网上查询，学位信息暂不能查，管档单位在收集学历学位复印件的过程中应仔细鉴别，以防入档虚假材料。如根据虚假学位证书复印件认定学位，将对档案的真实性产生恶劣影响。

海外学历学位档案目前最主要的问题是无入学资格材料。极少数海外攻读本科、硕士和博士研究生人员通过伪造入学资格取得所在学校合法文凭，通过机构代理成功认定学历学位，最终蒙混过关。应当将入学资格材料加入收集归档范围。

四、结语

在校期间形成的学历学位材料，是干部人事档案的较早形成材料，其信息的准确性、真实性对干部个人有深远影响，不但关系到学历学位的认定，年龄、党龄等也大都依据在校期间形成的最早材料认定。学历学位材料必须真实、完整、准确的记载干部的学习情况。在收集鉴别归档的过程中，应严格审核把关，杜绝手续不完整或虚假的材料归入干部人事档案中。随着社会的发展，入档学历学位材料也应根据新时期、新情况适时做出新调整，力求在真实、完整、准确的基础上，全面贴切的反映干部的学习经历。

[1]黄顺利.在学历学位材料收集工作中甄别真假[J].兰台世界,2007(6):19-20.

[2]曲绍燕,贾文丽.由干部档案审核谈学籍档案管理[J].中国科教创新导刊,2007(22):6.