非生产性辅助材料采购管理优化研究

李 磊，孙志伟

Li Lei，Sun Zhiwei

（北京汽车研究总院有限公司，北京 101300）

0 引 言

非生产性辅助材料（以下简称“辅料”）主要用于企业日常运营工作中，具有低值、易损、易耗等特点。对企业各部门及项目工作需求而言，辅料需求具有次数多、种类多、规格不统一、数量不定等特点。对于辅料采购，存在质量、品牌等选择的问题，造成需求部门一时难以确定技术要求，同时给采购工作带来选择难的问题。基于此，对辅料采购管理模式进行分析与探讨，针对现阶段采购管理模式存在的问题提出优化策略，以提升企业采购管理水平。

1 辅料采购方式管理

企业为了获取外部资源，同时防范采购风险和规范资金使用效率，需要结合自身实际情况，制定一系列相关采购管理办法、审批制度规范和采购流程及交易规则。特别是国家出台了《招标投标法》、《中华人民共和国招标投标实施条例》及《政府采购法》，相关国有企业或国有资金占主导地位的企业根据国家制定的法律、法规及规章制定相应的内控管理办法指导采购工作。

辅料是企业运营过程中需要且必备的物资，要获取外部资源，建立一套采购管理模式进行规范采购是十分必要的。采购管理模式依据企业内控管理办法建立，由采购管理办法、采购预算审批制度、合同审批制度、供应商管理、验收与结算制度组成采购管理结构体系。采购管理结构体系涉及请购、采购、财务、审计、纪检、法务等部门，各部门之间责任分工明确，既相互合作又相互独立、监督，在协同监督模式下能够规范采购。某企业典型采购方式的招标流程如图1所示。

企业招标流程分为 3个阶段，请购、采购和合同执行。执行招标流程中，往往需要多部门之间配合及审批，从招标立项至验收付款每个环节都相互关联，每个步骤都是严谨的，缺乏其中任一个环节就可能面临内部审计及监督风险。

通过内部招标方式采购辅料，可以改善采购风险、成本、资金和规范采购流程。如果面临多产品、多次、多数量、多时间段需求时，每次都采用招标方式，不仅工作艰巨、繁琐、重复，同时无法满足企业需求的时间节点。执行多次任务后，各次需求中肯定会存在相同产品或类似产品，招标工作往往会陷入重复性，无法衡量价格、供应来源的稳定性，同时也会增加管理成本和供应商管理的难度。

2 辅料采购价格管理

辅料种类多、质量参差不齐，进而价格也会有很大差别。企业在实际运营过程中，既要控制成本又要保证质量，在成本、质量两者之间存在选择困难。随着电子商务的发展，利用互联网工具可以查询到相关产品的价格、质量等信息，给企业采购提供了一定的参考信息。

3 供应商管理问题

辅料往往用于日常工作中，一般是技术含量不高的产品，对其采购往往深受传统交易模式的影响，采购工作重点放在采购价格上，忽略了供应商管理，特别是对供应商的供货能力、质量要求、交货及时性、付款周期等重要指标，供需双方容易出现敌对关系或一次性采购特点。

对辅料供应商的评价体系或方法有待完善。随着企业的发展，需求会呈现多量、多次、多类的趋势，供应商数量也会随之增加。供应商管理体系不完善，会增加采购进展不确定性等风险，表现如下：1）供应商数量增加，企业供应商数据库容量会逐步增加，难以控制和建立供应商准入标准；2）供应商评价体系不完善，企业无法全面了解和甄别供应商优劣；3）对于出现敌对关系或一次性采购模式，企业面临交货、付款、售后服务等风险。

4 辅料采购管理模式优化策略

企业生产或研发都是依据市场需求而安排的行为，所以企业内部需求具有时效性、效益性的特点，否则影响生产或研发进展，从而给企业带来更大更深层次的损失。没有一套完善的采购管理模式，则企业物资物料供应会存在断料缺料的风险，化解这一矛盾可以从如下 3个方面入手。

1）加强辅料采购方式管理。采购招标方式是采购业务中常用的工作方法，但是在处理辅料采购方面可以引进年度框架协议管理方法。在需求量能够预测情况下，尽量采用年度性一次招标签订年度框架协议，在协议中约定采购范围、采购单价、供货周期、验收标准、付款条件等条款，管理好双方的权利与义务。对于某些辅料不在协议内可按照双方认可价格执行采购，此情形累计发生额可在协议中进行约定。此方案与一次一招标方案相比，效率大大提高，同时也提高了供应商积极性和服务水平。

2）强化辅料价格管控力度。建立目标预算与采购价格之间的模型关系，分析两者之间合理程度与趋势关系，提升价格管控力度。

辅料价格具有一定的波动性，采购量、采购质量也会影响其价格。在保障产品质量的前提下，保障物资采购价格的合理化，更好地降低采购成本。在目标预算下，采购价格模型如式（1）。

式中，Q为目标预算；X1为成本因子；X2为质量因子；X3为运输费因子；X4为保险费因子；X5为利润因子；Xn为其他因子。

一般而言，企业实际支付价格不高于目标预算，因此要控制目标预算就得从各个影响采购价格的因子进行控制。式（1）目标预算与采购价格之间的曲线关系如图2所示。

图2中，横轴为采购价格f；纵轴为目标预算Q；f1为采购价格变化曲线 1；f2为采购价格变化曲线2；f3为采购价格变化曲线3；A为目标预算与采购价格平衡点；图中f1、f2、f3这3条曲线由各项因子决定，文中不进行具体讨论。

（1）如果 f小于 Q0，可以认为该状态下采购价格符合初期目标预算，具有一定降低成本的空间；当f过度低于Q0时，需要考虑此时产品价格是否能真实反映价值及Q0的合理性；当f逐渐趋于 Q0时，可以认为 f的涨幅、降幅的弹性是可控的，能够比较真实地反映采购价格的合理程度。

（2）如果f等于Q0，认为采购价格与目标预算达到平衡，在采购业务上基本不具备降价的弹性，平衡点也是供需双方交易的平衡点。

（3）如果f大于Q0，可以认为在该状态下采购价格超过初期目标预算，当f过度高于Q0时，需要考虑此时产品价值是否存在夸大的不合理因子及 Q0的合理性；对于需求方来说，可以进一步剔除不合理因子将采购价格降至 Q0或 Q0以下；对于供求方来说，综合各方面因素可能会为满足Q0而下调价格促成交易或不会因Q0存在而下调。

根据上述分析，企业可分析目标预算与采购价格的合理程度及降低成本的空间幅度，为采购价格提供有力的分析工具。

3）整合供应资源，优化供应服务水平。企业采购不是一般买卖关系，双方的关系定位是合作共赢的关系。面对多家供应商时，既要引入竞争与淘汰机制又要强化伙伴合作机制，重点在于整合资源与优供优选。基于现行的供应商管理与评价细则，应进一步完善和细化供应商管理和评价标准。根据企业技术、商务、财务等各方面的要求，多维度全面细化管理与评价标准，提升供应商管理水平。

5 结束语

文中详细地阐述和分析了辅料采购过程中存在的采购方式、价格管理及供应商管理等问题，在实际工作中需要结合企业发展特点，避免获取外部资源时出现不可控采购风险，基于现存问题提出了辅料采购管理模式优化对策，重点分析了价格管控的方法，同时也强调了采购方式及供应商管理优化对策，对整个辅料采购管理模式水平的提升起到了一定作用。

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