高等院校二级学院研究生学位信息管理系统模型研究

张薇薇

(燕山大学电气工程学院,河北秦皇岛 066004)

高等院校二级学院研究生学位信息管理系统模型研究

张薇薇

(燕山大学电气工程学院,河北秦皇岛 066004)

为了解决二级学院研究生管理部门管理内容幅度大、工作强度高、易出错的问题,结合工作经验及面临的实际问题,提出了一种高等院校二级学院研究生学位信息管理系统模型。在对研究生学位授予的业务流程进行深入剖析的基础上,理清了各项工作及信息之间的内在联系,分析了二级学院研究生学位信息管理系统的用户角色及权限、系统使用流程及各模块主要功能,为开发出一套符合实际、面向网络、具有广泛适应性的二级学院学位信息管理系统奠定基础。

学位授予 二级学院 研究生 系统模型

1 引言

学位授予是研究生符合在校培养的各个环节要求的最终结果；因此，负责学位授予的管理部门需要收集并审核研究生在培养过程中的各类信息，把握着研究生培养质量的出口关。

随着社会对高学历人才需求量的增加，近年来我国研究生的招生规模及增长速度有了很大提高；而研究生管理人员的岗位数却基本没有增加。以我校机、材、电、信4个学院为例，各个学院在校博士、硕士研究生基本上在1500名左右，而各学院的研究生管理机构基本上设职员1-2名，且要担负起研究生日常教学管理及学院相关的科研管理工作。

目前，绝大多数学位信息管理系统都比较适合一级管理模式(校级)[1-2]；然而，实际中，一级学位管理部门内设机构各有分工，各有明确的工作重点，例如教学、导师管理、学科建设、学位授予、课程及成绩管理等；研究生培养过程中，诸多的具体事务全部下放至二级学院，再加之研究生学位管理工作的自身特点，导致二级学院研究生管理部门管理内容幅度大和工作强度高[3]，进而造成对信息的反馈和处理困难，对部分培养环节难以进行有效落实；原有的手工操作管理方式已经难以适应扩招形势下研究生学位管理工作的要求[4]。

由此可见，学位管理部门，尤其是二级学院，应充分利用成熟的信息技术，搭建符合研究生二级管理的网络平台，将研究生管理人员从繁重的、重复性的手工劳动中解放出来，提高学位管理工作的效率及准确性，使得管理人员能够把更多的精力投入到研究生培养质量监控工作中去，已成为必然的发展趋势[5]。

本文以燕山大学电气工程学院研究生学位授予的实际工作为例，分析了二级学院研究生学位信息管理系统的用户角色及权限、系统使用流程及各模块主要功能。

2 系统角色及权限分析

2.1 系统角色

从我校研究生学位信息二级管理的实际情况来看，学位信息管理系统的用户具有多种角色，且具有不同的操作权限。该系统模型的主要角色有系统管理员、研究生、导师/论文评审专家、格式审查专家、学科负责人、主管院长、答辩秘书、答辩委员会主席。

2.2 角色权限分析

(1)研究生角色权限。该角色是系统的重要用户，具有较多的操作权限，如填写和保存人员、学位基本信息、上传电子版学位论文、在线填写答辩相关表格、查询格式审查专家、查询本人格式审查结果、根据审查结果修改论文格式、查看本人的匿名评审返回意见、在线填写“答辩材料”、下载“答辩材料”、查询本人的答辩记录等。

(2)导师审批/论文评审专家。该角色可对研究生提出的答辩申请进行审批、查新本人指导研究生查重结果，评审其他导师的研究生论文。

(3)系统管理员角色。该角色是这个系统的管理者，除负责系统用户的维护工作外，还具有研究生答辩环节的多项管理功能，例如审核申请答辩人员信息内容，导出申请答辩人员信息汇总表；审核答辩人员导师审批，导出导师审批通过人员名单汇总表，随机分配格式审查教师；分类上传下载的学位论文，知网检测结果上传；创建答辩组，分配答辩学生；随机或是人工分配学位论文，查看并导出匿名评审结果；导出学位信息统计，管理维护格式审查人员库、校内论文审查评委库。

(4)格式审查教师的主要权限是：查看本人需要审查格式的电子版论文、提交审查意见。

此外，答辩秘书的主要权限是在线撰写并提交答辩记录、评语等；学科负责人权限是对学生的“答辩材料”学科负责人签名处使用电子签名；主管院长角色权限是：对学生的“答辩材料”主管院长签名处使用电子签名；答辩委员会主席角色权限是在签名处使用电子签名。

3 系统模型使用流程分析

研究生首先登录系统填写答辩申请及相关个人信息；导师进行申请表审批；管理员进行研究生答辩资格审查；审批通过后由学科负责人、主管院长填写电子签名。对学生上传的学位论文进行查重；如果论文符合学校规定的答辩标准，系统将把论文随机分配给各位格式审查专家。格式审查通过后，研究生参加预答辩并按答辩委员会提出的修改意见修改后，再提交论文进行盲审。盲审通过后，安排答辩相关工作，最终完善学位授予的相关信息。

研究生学位信息管理使用时的总体流程如图1所示。由图1可知，研究学位授予的前期管理将均被该系统覆盖，从而使得繁杂的管理流程得以大大简化。

4 系统功能模块分析

结合系统用户的角色权限及使用流程，依据“高内聚、低耦合”的模块设计原则，该系统应划分的主要模块及其功能描述如下。

4.1 系统用户管理模块

该模块实现对系统用户的增、删、改、查等功能，并可以指定用户的角色权限。系统用户的登录名统一以学生学号及教工工号为标

准。用户登录系统时，系统首先根据登录名验证其对应的角色权限，并进入相应的操作界面。

图1 学位信息管理使用流程

图2 答辩申请流程图

此外，学生用户时，还应从其学号中提取相应的年级、专业、硕博类别等信息，以判断其是否符合毕业年限的要求。

4.2 学位信息管理模块

该模块主要实现对预答辩研究生学位信息的分散采集和集中管理，包括基本信息录入、答辩材料的逐页填写、误填漏填提醒、评阅书及答辩材料的打印等；最后形成授予学位人员数据表，便于学院上报学位人员授予数据库。

4.3 答辩申请管理模块

该模块主要实现各类研究生在线提交答辩申请及学位论文的功能。

研究生登录系统填写基本信息后，上传学位论文，在线填写申请答辩人员信息汇总表、申请答辩导师审批表。学位论文上传成功后，需经过导师审批、管理员审批、学科负责人审批、主管院长审批后，系统将通过知网的查重系统，对学位论文进行查重，并根据查重率来给出相应的查重结果。

论文查重结果的评判算法为：在扣除与本人文献的重复率后，查重率20%以下，可以进行答辩；在20%-30%之间，申请者需要撰写相关说明，并请导师、系主任、学术委员会主席签字；在30%以上，则不允许参加本次答辩。答辩申请管理流程如图2所示。

4.4 格式审查管理模块

该模块主要实现格式审查过程的管理，包括格式审查专家的选取及授权、格式审查论文的分配、格式审查意见的填报与汇总等。

系统首先将参加格式审查的论文分配审查专家，并向专家发送电子邮件进行提醒。格式审查专家登录系统，查看本人需要完成审查格式的学位论文，进行在线格式审查，并提交格式审查意见。学生登录系统后，可直接查阅自己的格式审查意见，并根据意见进行论文修改。

4.5 论文评阅管理模块

该模块主要实现学位论文的网上匿名评审业务，包括内审评阅人的选取，外审评阅单位的选取、学位论文的送审、评审过程中的信息管理和评审结果的回收及汇总等。

4.6 答辩委员会创建模块

答辩委员会创建功能是系统管理员的一个重要功能。可依据要答辩的学生情况，由系统管理员创建一个或多个答辩委员会，并可指定答辩委员会主席、委员及秘书，以及在该答辩组进行答辩的研究生。答辩组成员及研究生可通过登录该系统，查阅与自己相关的答辩信息。

5 结语

结合笔者多年从事研究生管理工作的经验及实际工作中面临的问题，提出了构建一套网络平台来对与研究生学位授予相关的全程工作；经过系统梳理，构建了高校二级学院研究生学位信息管理系统模型，并对该系统的整体使用流程、各主要模块的功能及流程进行了分析，为开发出一套符合实际、面向网络、具有广泛适应性的二级学院学位信息管理系统奠定了坚实基础，对于同类系统的开发具有有益的参考价值。

同类系统的开发及应用，将使研究生管理人员将更多精力投入到研究生培养质量的监控、政策研究制定之中去，进而有利于提高研究生的培养质量，使研究生培养机构能够为社会的经济发展输送更加优质的各类专业技术人才。

[1]叶善文.研究生管理信息系统的设计与实施,科技资讯,2008,(16): 245-247.

[2]高志同,沈苗,来天平等.多部门协同合作下在职研究生管理平台的设计与实现[C].中国高等教育学会教育信息化分会第十二次学术年会论文集,2014,11:1-9.

[3]赵瑶丹.地方院校两级研究生管理模式探索[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2007(1、2):58-60.

[4]冯果,田维毅,柏静.高等院校二级学院研究生培养及管理工作初探[J].贵阳中医学院学报,2014,26(6):41-43.

[5]王洪江,闻世宇,武瑞.对研究生校院二级管理模式的几点思考和建议.黑龙江教育学院学报,2014,33(10):16-17,175.

秦皇岛市科学技术研究与发展计划项目(编号:2012025A078)；项目名称:高等院校二级学院研究生学位信息管理系统模型研究。

张薇薇(1982—),女,汉族,黑龙江齐齐哈尔人,硕士,助理研究员,研究方向:教学管理。