人事档案收集管理工作中存在的主要问题及对策

文／乌鲁木齐职业大学　潘海燕

人事档案收集管理工作中存在的主要问题及对策

文／乌鲁木齐职业大学潘海燕

人事档案收集管理工作存在着许多问题亟待解决，结合笔者工作实践对此提出建议和策略。

人事档案；收集管理；问题；对策

近年来，随着经济体制的结构转型，社会人员流动成为目前我国人才管理的主要现象，并且人才流动模式在体制上有了一定的创新和相关系统的保护措施，相应的人事档案管理工作也就有必要得到进一步系统和完善，使二者相互结合，以形成人事档案管理工作的科学化和规范化。但从人事档案收集管理工作的实际看，仍存在着管理体制和人员素质以及人事信息材料完备等方面的若干问题，这些问题的出现给我国档案的收集管理工作带来困扰，并成为目前人事制度改革中急需解决的问题。本文通过对当前人事档案收集管理工作中所存在主要问题的系统性分析，结合目前我国档案收集和人事考核等相关制度，对我国人事档案收集管理工作提出了具有实际操作性的建议。

一、人事档案收集管理工作中存在的主要问题

人事档案管理工作关系到人事制度改革的各个环节，是各单位人事管理部门都非常重视的问题，而档案的收集管理工作更是人事档案工作的重中之重，同样也受到人事管理部门的关注和重视。目前我国人事档案收集管理工作中存在的主要问题有：

（一）管理意识淡薄。在众多的管理体制中，档案管理是贯穿其中的一项重要内容，关系到人事制度的完善与否，是各单位值得重视的问题，但是从目前情况看，在人事档案收集工作中，管理人员意识较为淡薄是人事档案收集工作的普遍问题。这是由于历史等方面的原因，使管理者意识普遍淡薄，尤其是“事不关己，高高挂起”的思想非常严重，导致档案收集工作人员的管理意识下降，对档案收集工作的重要性认识不足，以至于对人事档案收集过程中的各项工作不明晰。另外，由于人事档案所有者对档案归档工作不重视、意识差，疏忽了人事档案是当事人组织关系以及个人考核培训等活动的重要依据，因而导致了档案管理工作人员的消极态度，甚至使得有些个人档案长时间的脱档，而最终影响了档案当事人的个人前途和职业发展，也对人事档案信息的准确性和完整性造成了较大损害，给我国人事档案管理工作的完善带来了不利影响。

（二）存档材料缺失严重。在人事档案的信息收集过程中，档案收集人员应严格按照相关部门对档案管理的规定来进行档案收集，不能遗漏或者缺失。但是在实际档案管理工作中发现，人事档案管理工作是一个系统性的事情，并非是分割开来的。换言之，人事档案的信息内容上存在着连贯性和融合性，并不是每个阶段独立存在的，认识到该问题的重要性是档案管理工作人员的一个最基本要求。尽管如此，情况仍不容乐观，从档案信息所显示出来的内容可以看出，我国人事档案管理存在着严重的缺失现象。如：一份档案中，有的缺少学历材料，有的缺少入党材料，有的缺少工作经历等基本状况材料，这对各个部门人事档案的入档管理都是有负面影响的。再加之目前档案收集工作基本处于被动收集状态，单位的人事档案管理人员不能及时向其所在单位组织（人事）部门或者档案当事人收集材料，一般都是等档案当事人主动把自己的档案上交单位；或者是单位不进行档案的定期监督和检查，这些又为人事档案的遗失找到了借口。因此对以上发现情况应引起足够的重视，因为这关系到档案管理工作的落实和质量的提升。

（三）管理机制落实不到位。我国人事档案管理有其自身的一套管理机制，管理机制的体系化体现了我国人事从上到下的垂直管理，为档案工作的顺利实施提供了有效保障。尽管如此，但在这种体制的实践中仍体现了它不健全的一面，尤其是在档案管理机构的设置和管理人员的配备上，许多单位并没有设置严格且专门的档案管理部门，而是由综合管理部门进行协管，为人事档案缺失埋下了不安全隐患。而在人员的配备上也存在极其不足的现象，按照档案管理的规定，人事档案管理人员应是具有较高的政治素质和业务素质的，但在实际中却往往出现无人管理的情况，不仅没有设置专业的管理人员，甚至基本的综合管理人员都没有设置，这给人事档案收集管理工作带来了难度。可见档案收集管理机制的不健全是人事档案管理工作中的一大缺憾。

（四）档案收集管理人员专业化程度有限。人事档案收集管理工作是一项复杂而又专业性较强的工作，但在实际中有些档案管理人员的工作状况并不到位，工作人员工作落实不到位多半是由人员配备机制上的不健全而导致的。还有些在人员配备较为健全的部门，工作人员的专业技术水准也存在着较大问题。通常情况下，对人事档案的收集和管理应该是由具有一定专业的工作人员来采集，但实际上这些管理人员却并非档案管理专业人员，或者说是并没有上岗资格的人员，这非常不利于实现档案管理的科学化与制度化。由此看来，档案在整理、归档、装订方面都需要专业性强的工作人员来承担，否则会给人事档案管理的收集工作带来较大的阻碍。

二、完善我国人事档案收集管理工作的基本措施

人事档案收集管理工作关系到部门单位人事制度的健全和完善，为人事的日常管理提供个人信息资料，如何使收集工作与人事管理能完美的衔接，对此有以下几点建议：

（一）要增强档案收集管理工作人员责任意识及档案当事人的归档意识。人事档案管理是我国部门单位进行人事管理的一项基础性工作，对于实践中所出现的问题，经分析，多半是工作人员的责任意识差的原因，因此强化档案收集管理人员的档案意识是关键的环节，使其认识到人事档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作对部门单位的人事档案的重要意义，从根本上转变思想，形成完善档案的管理意识，为人事档案的管理工作提供先导。另外，人事档案管理部门应注意对工作人员的教育和培养，不断加强档案工作人员的责任意识，充分认识档案工作的重要性，加强本部门人事档案管理的宣传，把人事档案和当事人的前途发展紧密的联系在一起，并以此唤起档案当事人的归档意识，让其认识到档案对其自身发展的重要价值，使其能主动及时上交档案材料，让档案管理工作成为当事人职业发展和个人成长的见证，以体现人事档案对当事人自身发展的重要价值。

（二）要多渠道收集完整的档案信息资料。档案信息资料的收集工作是人事档案管理工作的基础。随着我国政治经济体制改革的不断深化，部门单位对人事档案管理工作的越来越重视。各部门在聘用工作人员时对应聘人员的考察、考核、学历、学位、各种培训、专业技术晋升等信息的需要不断增多，这给人事档案材料的收集工作带来更高的要求。再比如人才流动，档案在未随着人员流动转移的情况下，也给档案收集带来难度。因此，建议人事档案管理人员在收集档案信息材料时，应做到内部收集与外部收集相结合，尤其是在收到外单位所调入人员的档案时，应认真清查、核实，一旦发现有缺漏材料现象，应该千方百计与外部单位进行联系，并及时的追补和补充新的资料。另外要把档案收集工作变被动为主动，被动的收集档案信息往往会造成档案材料的不健全，因而档案收集管理人员只有主动行动，才能把收集工作做得更全、更细、更好，以为人事档案的材料收集管理工作提供保障。

（三）要提高管理人员的业务素质。为保证人事档案管理工作能够与部门单位的发展相适宜，应建立一支具有高素质高业务知识的档案管理队伍。强化和培训档案管理人员的管理意识和专业技能，使工作人员的整体业务素质得到提高。并从各种渠道引进具有一定档案管理经验的人才。还要加强对本单位档案管理人员的继续学习和教育，使其在做好日常管理工作的同时，接受相关人事档案管理的专业素质教育，使其不断适应新形势新要求，只有如此才能更好地使人事档案管理工作人员成为专业人才，既懂得档案管理的专业知识，又能体现个人的修养和业务素质，并能进一步提高人事档案管理工作的服务水平。

三、结语

综上所述，人事档案收集管理工作是关系到人事制度改革的重要方面，也是用人单位进行人事考核的重要内容，因而加强人事档案信息的收集管理工作，对保持我国档案信息管理的完善、单位人事制度改革和落实、档案当事人利益维护等方面有着重要的意义。