基于新设备管理信息系统的仪器设备管理模式优化与实践

张黎伟， 王洋洋， 黄 凯， 周勇义

（北京大学实验室与设备管理部，北京 100871）

0 引 言

仪器设备是高校国有资产的重要组成部分［1］．设备管理信息系统的搭建是维护国有资产管理严肃性的重要手段，是仪器设备规范化和先进性管理的重要支撑，也是设备管理先进理念的直接体现．北京大学实验室与设备管理部始终坚持以信息化为手段，充分发挥信息化手段对于仪器设备管理的重要支撑作用．1996年，北京大学搭建了校级和院系级二级仪器设备管理信息系统，率先在全国高校中实现校园网络环境下的仪器设备管理［2］，被教育部认定为“当前高校中校园网络环境下运行的同类系统中功能最强的系统”．

随着近几年国家对教育事业投入的持续增大，北京大学的仪器设备总保有量和当年设备新增量亦呈现出大幅上涨的态势（如图1和图2所示）．截至2013年底，北京大学共有仪器设备总值达46亿元，其中2013年北京大学校本部新增800元以上的仪器设备26 000余台，与2012年相比增长近40%；2013年新增设备总价值约5．48亿元，相当于2009和2010年两年的设备新增量之和．因此，随着近年来设备总量和当年新购设备量的急速攀升，仪器设备采购和管理人员的工作量也迅速增大，对仪器设备管理人员也提出了更高的挑战和要求．为此，北京大学重新梳理了设备管理工作思路，对仪器设备管理模式进行了优化，尤其是对新购设备的固定资产登记建账流程做出较大调整，并利用信息化手段，在原有设备管理信息系统的基础上，重新设计开发出新的实验室与设备管理信息系统［3］，以适应新形势下仪器设备管理的要求．

图1 2008—2013年北京大学仪器设备总量

图2 2008—2013年北京大学仪器设备当年增量

1 技术方案

实验室与设备管理系统是北京大学电子校务的主干应用系统之一，设计开发时需兼顾先进性、实用性、可靠性、安全性、可扩展性和开放性等目标原则［3］．在web2．0的实现方法中，Ajax（Asynchronous JavaScript and XML）技术占有重要地位．应用Ajax技术的框架模式具有技术成熟标准，开发者上手容易，服务器负载不高，数据传输迅速，扩展性和兼容性强，展示界面丰富，交互体验独特等诸多优势，已在北京大学电子校务的学生管理、人事管理等综合信息管理系统中得到了较好的应用［4－5］．基于上述框架的成功经验和与学校电子校务整体框架协同一致的要求，实验室与设备管理信息系统的设计和开发也在该框架下具体展开．

2 仪器设备登记建账模式的优化

2．1 原有仪器设备登记建账模式及特点

北京大学仪器设备管理为校级、院系级和用户级三级管理模式，分别负责全校、本单位和个人名下的仪器设备固定资产管理．原有设备管理系统为校系二级协同模式，即仅对校级和院系级采用统一的信息管理系统进行固定资产的信息登记和日常维护，而用户级未涵盖．在原有设备管理系统模式下，新购设备的固定资产信息登记及发票报销流程如图3所示，即：仪器负责人或领用人采用离线的方式，手工填写纸质卡片登记仪器设备信息；仪器负责人在卡片上签字确认；再由院系管理员核对填写在纸质卡片上的信息后，将信息录入系级设备管理系统，并提交至校级审核；仪器负责人或院系管理员携带设备发票经校级现场审核并在发票背面加盖审核公章后，再到财务部门办理报销手续．

图3 原仪器设备登记建账流程图

原建账模式存在以下弊端：

1）用户级别的设备管理未能实现系统协同管理．负责人填写完设备卡片后交予了本单位设备管理员保存并录入设备信息，负责人无法实时掌握本人名下固定资产的电子档案．当需要进行统计核查时，需要本单位设备管理员协助在系级设备系统中进行数据检索和导出．

2）设备信息完整性和规范性受限．受纸质卡片面积限制，仪器性能指标、功能特色等信息无法进行详尽的描述，导致数据采集不完整，信息填写不规范．

3）仪器负责人填写卡片之后，设备管理员再将卡片信息转录入系统，对于数据采集阶段而言，属于重复劳动．此外，院系设备管理员在进行信息录入的时候，难免因对仪器设备不了解，导致关键信息输入错误的情况出现．

4）手续繁琐，行政成本较高．要完成一个设备的建账和报销，领用人、仪器负责人、院系管理员之间需要发生多次接触，包括领取纸质卡片，签字确认，交还卡片，交还发票等诸多环节．如其中一个环节双方无法及时对接上，则将会影响整个建账流程的顺利进行．

5）院系设备管理员录入信息量激增．随着近几年设备量的快速增长，院系设备管理员的信息录入工作量也成倍增长，尤其是对于设备较多的大院系，限于时间和精力，管理员往往忙于完成大量的信息录入工作，而无暇顾全数据规范性检查、设备实物核查和其他相关业务管理等．

2．2 新仪器设备登记模式及特点

针对上述弊端，为了更好地改善新形势下仪器设备管理现状，本着降低行政成本，简化办事流程的原则，北京大学对仪器设备管理理念进行了革新，对新购设备建账报销流程进行了较大调整，并利用技术手段设计开发了新的设备管理信息系统．新购设备建账流程如图4所示．新模式中取消了纸质卡片，先由设备领用人或负责人直接登录系统填写新购设备的详细信息，再由仪器负责人在系统中进行实名确认，经本单位和校级管理员两级审核通过之后，最后由填卡人或负责人在系统中打印出报销凭证，并携带发票和其他相关材料赴财务部门办理报账手续．

图4 新仪器设备建账登记流程图

通过两种建账流程的对比可以看出，新的建账模式具有以下几个特点：

1）涉及范围由“小众”到“大众”：新系统将原有的校系二级协同工作模式扩展至校级、系级和用户级三级管理模式［6］．利用校园网人事数据进行统一身份认证，将系统用户群由之前的百余名院系设备管理员扩大到全校万余名在职教职工和在校学生；改变了过去建账建卡由各单位仪器设备管理员一人完成的方式，改由仪器负责人（或由仪器负责人委托他人）自主登陆系统完成，作为数据提供者的最终用户可直接提供数字化的设备信息，包括设备品牌型号、单价、性能指标、功能特色、管理人员信息、发票照片、设备实景照片和验收报告等，提升了数据采集的实效性、可靠性和完整性，也强化了全校师生维护固定资产管理严肃性的意识．

2）流程环节由“多站停靠”到“一站直达”：由于设备信息采集、负责人签字确认和校系两级审核环节均为网络化实现，因此，填卡人无需与仪器负责人、院系管理员和校级管理员发生面对面的直接接触，在设备信息填写无误的情况下，等待审核通过后即可自助打印报销凭证后直接办理报销手续．新模式极大地简化了新购设备建账流程，缩减了部分不必要的行政环节，提高了办事效率，节省了办事时间．

3）工作方式由“小笔头”到“大网络”：新模式取消了纸质卡片，实现无纸化、低碳办公和海量信息管理．用户直接在系统中录入设备信息，即保证了信息的准确、完整和详实，又避免了二次录入的重复劳动，提高了信息采集的效率．此外，负责人签字确认环节也由手工签字改为网络实名确认．负责人通过“统一身份认证”系统实名登录后对自身名下设备进行电子签名确认，既可有效避免伪造手工签字带来的管理疏漏，也是国有资产购置使用全过程管理责任到人的直接体现．而且网络化实名确认的方式消除了时间和空间的限制，负责人可以自行选择时间和地点，完成负责人“签字确认”工作，而无需被动等待纸质卡片．

4）审核批准由“面对面”到“背对背”：新模式采取网络在线审批，取代了之前的上门送审，各审核环节互相贯通，在线完成．根据图4，设备所处的状态共包括7种，即未提交至仪器负责人，待仪器负责人确认，待本单位审核，待校级审核，退回填表人，未通过院系级审核和未通过校级审核．根据审核各环节的流转，设备处理状态均自动切换并实时动态显示，且院系和校级“退回原因”可查．因此，用户、院系和校级间不发生直接接触，便均可通过“建账设备进程”，实时了解设备建账的工作动态和进展，并可根据审核意见进行有针对性的修改后重新提交审核．

3 新管理模式的其他特点

除了对新购设备固定资产登记模式进行了较大调整和优化以外，新设备管理系统还在以下几个方面做出了改进．

（1）由“各自为政”到“互联互通”：设备管理系统是北京大学以学生、人事、财务、科研、资产、办公为主线的综合信息系统的重要组成部分．新系统改变了以往系统间相对割裂的状况，与相关系统实现了互联互通．例如，通过共享人事系统中教职工的人员基本信息和学生综合信息管理服务系统中学生基本信息，实现了校系用户三级管理模式［6］；与综合信息门户和开放测试基金管理系统［7］联动，保证了开放共享设备的性能参数、技术指标、负责人联系方式、设备实景图片、收费标准等信息的实时更新和开放；通过与经费管理与设备采购系统［8－9］的对接，实现了进口设备的关键信息抓取，如设备名称、单价、品牌、型号、供货商、合同号等，避免了重复录入，确保了设备信息的准确和规范，并真正实现了进口设备的项目审批、经费管理、购置论证、合同签订、海关免税、到货验收、登记建账、开放共享、效益评价和报废处置的全过程和全生命周期管理．

（2）由“offline”（离线管理）到“online”（在线管理）：新系统通过技术手段，将之前线下的业务流程整合为在线操作模式，院系级管理员直接在系统中提交申请至校级审核，节省了业务流程的流转环节，提高了数据填写的准确性和规范性，减轻了校级统计汇总的压力．例如，通用设备采购方式的在线审核，仪器设备变动（报废、丢失、调拨）的在线申请和处置，仪器开放收费、大型仪器使用情况信息、大型仪器汇编信息等的在线填报和审核等．

（3）由“个性化”到“统一化”：设备信息的填报是一个个性化极强的业务环节，而对于类型相对固定的通用设备而言，个性化填报无疑弊大于利．例如对于同一款DELL笔记本电脑，用户填写的名称可能出现“笔记本”、“笔记本电脑”、“便捷式电脑”、“便携式笔记本”等，品牌则有可能为“戴尔”、“DELL”、“Dell”、“dell”等多种写法．数据填写的不规范将为后期的数据统计和整理带来较大困扰．因此，针对通用设备，我们对名称、品牌和技术指标进行了统一规范，通过计算机技术设置信息字段的统一标准，将名称固化为21类通用设备（如图5所示），选择了某种通用设备后，品牌处自动出现该类通用设备常见的品牌名称供填卡人选择（如图6所示），并且在技术指标输入框内嵌入需要用户补充填写的内容（如设备为笔记本电脑，则技术指标需要填写“CPU（中央处理器）型号和主频、内存工作频率和容量、硬盘容量、是否有光驱、显示器屏幕尺寸”；如设备为投影机，则技术指标需要填写“亮度、对比度、分辨率”，如图7所示）．

图5 通用设备建账时仪器名称的填写方式

（4）由“一视同仁”到“私人定制”：高等学校的组织架构通常由行政后勤单位和教学科研单位两部分组成．根据单位属性的不同，所管理的设备类型不尽相同．而且从实际业务流程和安全角度考虑，普通用户，院系管理员和校级管理员的功能权限也应差异性对待［10］．因此，新系统采取模块化管理，根据登陆身份类型和所属单位属性进行赋权，有针对性地部分开放功能模块，使不同单位的不同人员可操作的功能各不相同，改变了以往面向用户无差异的状况．此外，功能模块可以根据具体工作开展的时间节点进行限期开闭，以更加灵活便利的方式适应实际工作的需求，例如根据数据调查统计工作的需要，每年定期面向拥有大型仪器的教学科研单位开放“大型仪器使用情况调查”和“大型仪器汇编填报”的功能模块等．

图6 通用设备建账时仪器品牌的填写方式

图7 通用设备建账时技术指标的填写方式

（5）由“培训式”到“自主式”：由于新系统面向全校所有师生开放，用户群庞大，系统操作培训无法开展．因此，系统必须上手简单、易学易用，保证用户能够自行完成全部业务流程．为此，系统在设计和开放过程中，采取了多种手段以增加可操作性和界面友好性，如：在业务流程设计上尽量优化；业务流程的关键点（如结算货款，固定资产建账，负责人确认，审核退回，设备变动等）触发电子邮件通知；建账建卡进程实时更新并可查看；在容易造成混淆的地方增加说明性提示语句等．

4 总 结

2013年4月，新设备管理系统在全校正式上线．经过近一年时间的实际使用，系统运行平稳，得到了学校师生们的广泛好评．用户普遍反映系统操作简便，界面友好，固定资产登记报销业务环节精简，办事流程顺畅，极大地提高了办事效率．在确保国有资产管理严肃性、严格保证帐物相符的工作宗旨下，为了适应仪器设备管理的新情况、新特点，北京大学将继续整合现有管理模式，优化管理理念，并融合先进的信息化技术手段，不断拓展并完善设备管理系统的各项功能，最大限度地发挥信息化手段的技术优势，确保以最先进的管理水平为全校师生提供更优质的服务．

［1］ 孙世媛，胡宁．新形势下对高校仪器设备资产管理工作的探讨［J］．实验室科学，2011，14（6）：197－199．

［2］ 孙绍芳．高校校园网络环境下的仪器设备与实验室管理系统［J］．中山大学学报（自然科学版），2001（S）：50－55．

［3］ 张黎伟．北京大学实验室与设备信息管理服务系统的设计与实现［J］．武汉大学学报理学版，2012，58（S1）：224－228．

［4］ 李庭晏，王倩宜，宋式斌．新形势下电子校务的建设与发展［J］．实验技术与管理，2004，21（2）：36－40．

［5］ 来天平，欧阳荣彬，王素美．一种轻量级企业应用Web2．0开发框架－Beehive＋ExtJs＋Json［J］．实验技术与管理，2011，28（4）：296－298．

［6］ 卞晶，周勇义，邢承杰．基于三级管理模式的设备建账系统设计［J］．实验技术与管理，2011，28（4）：277－279．

［7］ 李小寒，权利宁．大型仪器开放测试基金管理系统的设计与应用［J］．实验技术与管理，2009，26（3）：107－111．

［8］ 卞晶．基于经费控制的设备采购管理系统实现［J］．中山大学学报，2009，48：204－206

［9］ 张宇波，张媛，黄凯．高校仪器设备信息化管理系统探索［J］．实验技术与管理，2013，30（3）：224－226．

［10］ 戴智华．高校院系大型仪器设备共享信息平台建设初探［J］．实验室研究与探索．2011，30（9）：396－399．