浅谈高等学校档案管理的作用和意义

徐 伟

（黑龙江信息技术职业学院 黑龙江 哈尔滨 150000）

浅谈高等学校档案管理的作用和意义

徐 伟

（黑龙江信息技术职业学院 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案工作是高等学校重要的基础性工作，它深刻地反映并影响高等学校的管理建设水平。正确认识档案工作与高校管理建设的依存关系，有利于提高全体高等学校教职工的档案意识，顺利地开展档案工作，提升档案服务水平，从而促进高等学校管理建设工作的规范发展。

高等学校；档案管理；作用；意义

随着国家经济的发展、教育改革的不断深入，教育事业引来了大发展大繁荣，同时对教育软硬件的要求提出了更高的标准。一方面促使高等学校重视师资力量、教育硬件条件、生源的综合素质等外部客观因素；另一方面，则更加重视对教育教学工作的管理，着眼于塑造和建设高等学校的人文精神、教育精神、学术精神、科学精神等内容为中心的校园文化。高等学校的历史档案是高校自身发展的镜子，记录着高等学校的过去和现在，承载着高校未来的发展方向。高校档案是高等学校建设的依据，是高等学校在教育教学工作实践中所形成的一种基本精神和行为准则。通过高校档案就能反映高校的教育教学管理风格、组织结构、校园文化等方方面面的内容。

档案管理在高等学校教育教学中的作用和意义有哪些呢？

一、高等学校档案对教育教学管理具有历史借鉴和参考作用

高校档案产生于高校形成、发展、改革的全过程，同时又贯穿于高校教育教学工作及其组织管理的各个方面。档案真实地记述和反映了高校教学管理、运行的发展轨迹，是高等学校重要的信息资源。高校教育教学管理的形成离不开作为载体的高校档案，是积累和丰富高校教学管理的有效手段。研究和整理高等学校档案，可以深刻理解本学校的特点以及自身发展的规律。

二、高等学校档案是教育教学管理的直接依据和载体

高等学校档案是随着高校教育教学活动而形成的，是第一手材料。高校发展的有关材料、教学中先进的教学经验、优秀教师事迹报告、优秀学生先进事迹报告、好人好事、年底单位工作总结等等，都是高校教育教学管理的历史依据和经验。高等学校档案综合说明了高校的基本面貌和发展过程，是高校教育教学活动的缩影。可以认为，高等学校的自身形象、价值观念、人文精神、优秀人物的榜样力量之所以能够持续不断地得以传承，校风、学纪得以形成，高等学校档案起到了重要的载体作用，意义非常重大。

三、高等学校档案管理本身就是高等学校文化的重要组成

高校档案是高校宝贵的财富，具有科学文化的历史属性，因此，高校档案建设就是教育教学管理的组成部分，对档案信息发源的依赖性日益增强，在维护高校的合法利益、改进管理方式、探索新的教育教学方法方面发挥着积极作用。高校档案中有很大一部分是记录和保存高校教育教学经验和成果的，反映了学校总体的教学管理水平，是高校全体师生智慧的结晶。高校档案信息的开发利用，也是高等学校档案管理工作中最重要的一项任务。

四、高等学校档案在高等学校教育教学管理中具有提供服务和借鉴的作用

高等学校档案工作围绕高等学校教育教学管理建设开展，促进了高等学校管理模式的形成：

（一）导向作用，档案管理中折射出高校的人文精神对高校整体和高校每个师生的道德价值取向及行为准则起导向作用。档案中记录了学校优秀的传统、先进教师和学生的事迹、多年教育教学工作的总结等等，学习这些内容，可以起到承上启下的作用，把学校管理经验的成果传承下去。

（二）凝聚作用，当高校文化在校园中不断传承，发扬，就会在全体师生的心中生根、发芽、不断成长，这共同的坚持和追求将师生们凝聚成一个坚不可摧的整体。

（三）激励作用，高等学校文化建设的目的就是营造一个良好的学习工作氛围和环境，使全体师生能够产生一种高昂的情绪，相互尊重、奋发进取、互帮互学。

（四）约束作用，高校多年传承下来的精神对每个师生的思想和行为具有约束和规范作用。高校档案中记载了多年来学校形成的一整套规章制度、记录了学校教育教学目标、教师的职业道德和对学生的无私奉献、无数优秀学生为理想奋力拼搏的真实故事，这些对后来人的思想和行为都会产生无形的约束力和规范的作用，从而推动着高校文化的发展。

（五）辐射作用，高校文化建设的成果，是高校物质财富和精神财富的总和，高校文化具有对外辐射的育人作用。

五、高校档案工作是保护和传承学校历史面貌的一项重要事业，应重点做好以下几个方面工作

（一）强化高校文化建设的意识，把高校档案工作纳入高校文化建设的轨道中，具有概括性、抽象性的特征。要摆脱档案工作者习惯只为高校教育教学、日常管理等各项活动提供档案工作，应该更注重为高校文化建设提供档案工作的支持。强化高校文化建设意识，要求高校档案工作者必须对高等学校文化建设进行认真思考和研究。作为合格的档案工作者，不能局限于就档案工作而做档案工作，应当关注高等学校的整体发展。高校档案工作者应当研究高校文化建设对高等学校档案工作的影响、档案与文化建设之间的关系，充分发挥档案工作的作用。

（二）要加强高校档案的基础工作，拓展高校档案工作的内容。为适应高等学校文化建设的需要，高校档案工作必须不断更新发展，加强高校档案基础工作建设，为高等学校文化建设服务。

（三）要深层次挖掘高校档案的信息资源，为高校自身形象和价值观建设服务，促使一些分散保存的档案材料集中起来，把淹没在一般档案中的有用信息发掘出来，利用现代化手段建立健全主题词就能检索到所需要的档案材料等。

高校档案工作的重要性早已在《高等学校档案管理办法》中得到体现，在现实中，也逐渐被各高校所认识和重视，很多高校档案馆的办馆条件得到改善，加大经费投入，更新设备，注重档案人才培养；档案馆应充分利用收集指导、培训和展览等各种途径宣传档案意识，充分利用较好的办馆条件，扎实做好档案基础工作，努力开发档案信息资源，为高等学校的管理建设服务，为社会服务。如此则高校的管理建设与档案工作构成良性循环，二者之间的关系越来越密切，相互促进，最终达到提升高等学校办学水平的目标。