浅谈档案管理中存在的问题与对策

江波

【摘 要】档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持;同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。

【关键词】档案管理;问题;对策

现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。

一、档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不健全

档案管理作为一项包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和利用等多个环节的系列性业务活动，其开展需要健全的制度作保障。但是，长期以来，由于受档案管理工作不被重视以及档案管理工作者对档案管理工作认识不到位等因素的影响，致使很多档案在收集、保管、保护、借阅以及保密等方面没有建立健全的档案管理制度，或建立了制度却不能在实践工作中得以落实，导致制度流于形式化，从而出现档案管理人员不及时整理相关档案资料、不办理严格的借阅手续等不良现象，致使档案资料的丢失，严重损害档案资料的利用价值。

（二）档案管理设备不齐全

近年来，随着计算机以及网络技术在管理中的普遍应用，促使管理方法和方式发生了很大的改变，但是现代化设备在档案管理工作中的应用程度仍比较低。一些档案管理部门没有配置足够的档案管理设备，导致档案管理工作仍采用传统的管理方法和方式，比如：手工收集、手工检索等，使档案在管理过程中出现信息量小、耗费时间长、检索效率低、档案利用率不高等不良现象，使档案管理工作不能适应社会的发展形势。

（三）档案管理人员素质参差不齐

在网络信息时代，档案管理工作要求档案管理人员不仅应有过硬的专业知识，而且要具备较高的业务素质和技能。但是，由于受重视程度不够、资金投入不足等因素的影响，我国档案管理人员的素质参差不齐。部分档案管理部门人员老化现象严重，导致部分档案管理人员在工作中不思进取，不能紧跟时代潮流学习新知识、新方法、新技能，在工作中仍采用传统的档案管理方法，甚至不能熟练运用计算机等现代化技术设备，导致档案管理工作的效率大为降低。

二、档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员素质

要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率。

（二）健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

（三）改进和完善档案功能

使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

（四）采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（五）做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧密联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。