论档案管理网络化及其保护对策

文/郧阳师范高等专科学校　齐鑫

论档案管理网络化及其保护对策

文/郧阳师范高等专科学校齐鑫

【摘要】随着网络技术和信息技术的快速发展，档案管理紧跟时代步伐，充分运用网络信息管理技术努力实现档案管理的网络化。网络化在改革和创新档案管理方式的同时不可避免的带来了一些问题。本文在简要阐释档案管理网络化概念基础上，指出了当前档案管理网络化中存在的突出问题，重点探讨了档案管理网络化及其保护措施。

【关键词】档案管理；网络化；保护

网络信息化进程下，计算机技术和网络技术被广泛应用于各个领域。这对于档案管理工作同样也不例外。通过综合运用先进的网络技术和现代管理方法，实现档案管理工作的改革与创新。当前，如何发挥网络信息管理新技术在档案存储，档案查询以及档案管理和保护等方面的重要作用，已成为各个行业所共同关注的课题。为此，文章将主要围绕档案管理网络化及其保护对策展开讨论。

一、档案管理网络化概述

档案管理网络化，可以理解为依据档案管理的原则，为实现档案管理的目标，最大程度地使用现代网络技术、先进设备，实现档案业务与网络技术之间的有机动态设计，保证档案资料可以实现长期保存，以满足社会发展的需要。

实现档案管理网络化是实现档案系统由传统的馆藏建设向未来的数字档案建设发展的必然要求，也是档案资源开发和利用的需要。通过实现档案管理网络化主要可以实现对档案资料的长期保存，便利查询，合理利用和保护等。但是，档案管理网络化在提升档案管理工作效率的同时，也带来了一定的安全隐患。例如，一些档案管理人员欠缺扎实的硬件维护和操作能力，造成数据丢失或损坏以及设备损坏等；操作系统长久不升级，存在安全漏洞，防火墙技术落后等问题，容易被黑客等入侵并利用，从而造成档案管理系统的瘫痪，甚至档案数据的损坏或丢失；缺乏档案网络安全管理意识等。

二、档案管理网络化的保护对策

（一）实现档案馆藏数字化。在对档案资料进行分类整理基础上，通过资料分类数字化建立档案数据库。数据库应以实现档案化自动化管理，便于检索和备份为目的，实现信息库、全文库与实物存放位置的相关联的加强档案信息化建设，提升网络分发服务能力。通过实现档案馆藏数字化，可以更加快捷的检索档案信息，查阅档案详细资料，确定档案的存放位置，同时运用现代先进技术可以实现对档案的更好开发和利用，发挥档案应用的社会效益。这不仅有助于保护档案原件，为社会提供便捷的数字化成果和服务，更能够有效地避免因突发事件而导致的档案损坏。

（二）加快档案管理软件开发。运用现代计算机技术，根据档案服务需求，开发档案管理软件，实现扫描文件、目录数据库与馆藏档案全文的对接与关联。以档案纸质资料为目录数据库的依据，通过扫描技术存储为单个或多个图像文件，并按照一定的规则对图像文件进行命名，保持文件名与目录文件名之间的对应，同时保证档号与目录数据库文件档号的一致性和唯一性。通过具备完善功能的档案管理软件，实现对档案资料的高效管理和利用，为进行相关档案数据的批量检索创造条件。

（三）加强档案管理的网络安全保护。网络安全问题是关系档案信息安全的重要问题。为实现对档案资料的充分保护，除从计算机硬件维护，档案室电源及环境维护等外，还应当从档案管理人员安全意识、网络信息预警机制、安全设施建设以及档案资料备份与恢复等方面入手：

其一，提升档案管理人员的安全意识。针对档案管理人员开展档案管理网络化专题培训，培训内容除档案网络化管理的基本内容外，应涉及档案管理网络化的安全防护问题，使工作人员通过参与培训了解安全隐患的巨大危害，增强信息安全意识。在定期组织召开的会议上强调信息安全意识的重要性，有条件的可以印制和发布网络安全宣传手册使员工人手一本，最大限度的增强广大员工的网络安全意识，并鼓励档案管理部门的管理人员定时参加各类计算机网络安全培训课程等。

其二，加强安全设施建设和维护。加大在档案管理网络化安全设施方面的资金投入，从操作系统、防火墙、计算机硬设备选取、安装等各个环节严格把控，同时设置访问受控，确保重要的档案信息的可靠性、完整性和保密性，避免一些不法份子通过非法访问窃取或毁坏档案资料。同时，要强化档案网络化管理中心机房计算机管理工作。此外，做到单位内网与外网物理隔离，配备防火墙等安全设备，部署趋势防病毒软件，周期性地开展网络硬件和软件的维护工作。

其三，建立网络信息预警机制。做好针对网络信息的定期检查工作，充分保证档案管理工作符合规范，应急管理措施符合实际，保证档案机房的安全性和可靠性。同时，要对网络等级保护制度和网络信息系统保密制度等进行周期性的测试和检查，确保各个环节不存在安全隐患，对发现安全隐患的应及时及时应急措施，最大可能的确保网络与信息的安全。

三、结语

我国各行各业档案管理网络化尚处于起步阶段，必然会遇到一些问题。因此，要明确造成档案管理网络化存在安全问题的深层原因，从而采取对应的解决策略，才能实现档案管理网络化水平的提升。为此，必须从计算机技术，硬件设备、档案管理人员素质以及网络安全防护等方面入手，才能将档案管理网络化工作和保护工作做好。

参考文献：

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