新形势下文书管理的运用技能分析

文/中国人民财产保险公司海南省分公司 蔡莉雅



新形势下文书管理的运用技能分析

文/中国人民财产保险公司海南省分公司 蔡莉雅

【摘要】文书管理应该巧妙结合现代技术。本文对文书管理的概念进行了分析，并深入剖析文书管理的现状，进而对新形势下文书管理的运用技能进行探讨，主要目的在于促使文书管理的现代化水平得到提高。

【关键词】新时期；文书管理；概念；现状；现代化水平

文书管理这项管理措施不仅具有全面性而且具有系统性，其对文件资料进行归档整理，并将文件资料装订成册，从而方便人们查阅；对一些重要的文件还有资料实施登记、收发、传阅、立卷以及归档管理等措施，将实效性强的来文来电及时传达给相关领导，以便于领导批阅。只有这样才能够促使文书管理呈现出更好的整体效果。

一、文书管理具备的相关概念

通常文书都是指组织或者个人在工作或者活动中使用的一些格式特定、内容系统、体式完整的文字材料。主要包括工作简报、电讯、图片、图纸、报表、纪要、通讯、会议记录、讲话稿、文件、书面和口头记录等形式的材料。一般可以将文书分为私人文书和公务文书两种类型。统称公务文书为公文，它是国家机关在处理政务的时候用来记载各种活动、交流经验、报告相关情况、指导与商谈工作、请示与回复问题，传达与贯彻政令指示、颁布命令决定的文字材料。作为综合性管理技术的文书管理，已经被广泛地运用于现代各种综合场合的资料整理当中。总之，文书管理不仅是行政机关管理的重要组成部分，同时还是提高行政工作质量及效率的重要内容。

二、文书管理呈现的现状

（一）文书管理的管理观念没有得到更新。文书管理的相关管理理念没有有效地与现代信息技术的运行相结合，其依然保持着墨守成规的态度，没有在一定程度上形成运用技巧，特别是管理观念也很难得到更新。针对文化管理这一项工作来分析，其整体都没有得到应有的重视，不仅没有为其设置专门的管理机构，同时也没有为其配置专门的管理人员，在对各种各样的文书档案进行管理的时候，不仅没有依靠先进的计算机技术，同时也没有将相应的档案管理制度制定出来，这种情况下，就会导致几乎没有资料可以查找，最终造成整体管理出现混乱的局面，那么建立严格化的管理模式就更是无从谈起

（二）没有拥有现代化技术。进行文书管理的过程中是难以离开先进计算机技术的应用的，假如业务处理能力不够强，那么就很容易导致管理能力得不到发展。如果在进行文书管理的过程中，一般情况下都不接受也不学习新的知识，采用的依然还是传统模式并且消极对待文书管理工作，那么就会导致管理和文书的实际运用形成严重的脱节，最终导致整体管理出现一些矛盾问题。

三、新形势下文书管理运用技能的探讨

（一）细致地整理文书资料。整理文书是比较细致的一种工作，各单位送来需要归档的资料一般都不会低于几十份，有些可达到几百份，在归档之前一定要查档案号，之后根据档案号逐个将材料放入档案袋，一个不小心，就很有可能出现错误，如果要更正的话，就需要逐个清查全库的档案。所以说，该项工作要做到尽可能不出错，在进行归档的时候一定要坚持细致这一理念。此外，还要做到档案材料要当日收、入档。比如，对于一些所收集到的档案材料中存在着粘连片、金属物、长短不齐以及宽度不一的纸张等情况的，应该细致地将其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，对于一些没有得到规范整理的档案，要逐一对其展开细致地整理，从而促使每一本档案都变得整洁美观、装订整齐、目录清楚以及编排有序等。

（二）综合运用现代管理技术。在进行文书管理的过程中，需要具备一定的管理技能。运用计算机和各种其他技术来管理文书，有利于提高整体的管理水平。在以本质工作为立足点的前提下，可以一边学习现代化技术一边展开文书管理工作，对计算机处理技术进行有效运用，能够保证文书得到更高层次的保护。依靠现代化信息技术，引进一些具有先进性的管理理念，改革文书管理中一些不科学的做法，严格按照相关的程度及规定对文书进行管理，认真地对所有材料进行鉴别和筛选，最终实现规范化的文书管理。

四、结语

文书管理是一种学习和实践综合技术的过程，在实际管理中，其所涉及的每个环节都难以离开准确、及时、安全的管理要求。那么就一定要立足于整体管理的实际需要，综合运用制度管理、细致管理以及人员管理等多项措施，特别值得注意的是要突出对文书管理现代化技术的运用，最终促使文书管理的整体效能得到提升。

参考文献：

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[2]陈亮.浅析文书档案的信息化管理[J].中国管理信息化,2011(13).

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