档案管理现代化浅谈

文/吉林省白城市社会福利院　张富

档案管理现代化浅谈

文/吉林省白城市社会福利院张富

【摘要】随信息时代的到来，自动化、数据化等已经成为时代属性，计算机技术也已经融入到档案管理中，使信息具有共享性，快捷性，有效性。本文着眼于档案管理现代化的含义和重要意义，解析了如今我国档案管理取得的成效，同时也剖析了由于发展不成熟造成了人才较少，发展不平衡等不足，并且思考得出系列措施以在档案管理现代化的道路上得到更多发展。

【关键字】档案管理；管理现代化；数据化；措施

身处21世纪的信息化时代和科技时代，对计算机和网络系统的技术的应用范围越来越广，应用程度越来越深。办公自动化、信息共享化、档案的数字化等也作为时代标签登上时代舞台。网络技术的良好应用能有效提高档案管理的效率，但由于我国当前档案管理现代化发展时间太短，体系不成熟，与此同时也引发系列问题。

一、档案管理现代化的含义及重要意义

随计算机技术的飞速发展，在这个信息化的时代里，档案管理工作与计算机网络接轨，管理趋于自动化、数字化、信息化，效率不断提高。而档案管理的现代化，目前主要是数字化管理，将目前已存的档案纸质材料或电子文档作为对象，用计算机网络系统对其进行编号，综合整理，将文字信息进行收录，把它转变成计算机可收录的信息供人们查阅使用。

当前将档案信息进行数字化大大提高了人们的工作效率，总结有以下几点。第一，信息快捷有效。传统方式中手工进行档案管理的过程是“选题材，筛选材料，对其进行编辑，检阅，出版”，这种方式不断耗费人力物力，而且耗费时间长，而信息具有时效性，一旦时间过长则会降低文件的使用价值。将档案进行数字化，可以直接通过计算机将其进行编译，省时省力，快捷，有效。第二，提高共享率，传统中作为书籍或是纸质的文件资料都具有单一性，信息分享不出去；然而将信息数字化后，信息便在网络上具有了共享性，传输简单快捷，大大提高档案的利用价值。

二、档案管理现代化的现状

（一）我国自引进档案自动化管理技术以来取得的成效。1.我国目前已经自主研究开发了档案管理的计算机管理系统，这些系统涵盖了大量数据，由搜索、统计等项目发展起来并逐渐完善，提高了搜索效率。2.档案管理工作逐渐规范。将档案进行优化管理的前提是数据的准确性和完整性，这种严谨、规范的工作态度落实到每一位工作者身上。3.我国还培养了一批优秀、专业的档案管理工作者。档案管理逐渐现代化要求工作者既熟悉的掌握计算机基本知识，又能拥有档案管理的实用技能，这就对档案管理工作者的知识层面和实践层面提出双重考验，而我国目前正在培养档案管理的专业高素质人才。

（二）档案管理自动化亟待改进的地方。1.管理人才数量少，素质不够。由于此行业在我国刚起步，目前设立档案管理这一专业的高校很少，这就决定了相关人才的数量少；高校中在深化体制化改革，对新兴行业认知的不够决定了学生素质不够。2.发展不平衡。目前办公自动化和信息自动化已经成为一大趋势，如金融、会计、电信、事业单位等对其应用广泛，然而其他行业对于计算机的应用比较少，仍人工管理，这就大大降低了办公效率。应用地域也不平衡，如东部沿海地区对计算机的依赖远远大于中西部落后地区。3.认知程度低。目前有的单位的计算机利用率很低，甚至闲置，管理的现代化没有真正落实，没有认识到信息管理是一个循序渐进的过程，没有将信息先正确、准确、分类的编录到计算机中是不可能利用这些信息的。

三、实现档案管理现代化的相关措施

（一）提高管理人员素质。要提高档案管理人员的素质，首先要从来源出发，鼓励高校开档案管理的相关课程，扩大招生，重视教育，教育学生对计算机技术和管理技能的双重把握，促进学生的全面发展。其次，提高薪资待遇等待遇，引进高水平专业人才。可支持工作人员在职深造，提高他们对计算机理论知识的掌握，促进档案管理人员向综合型高素质人才转变。

（二）扎实做好对数据的编录。高效率的运用好数据和信息的前提是在前期准确、完整的输入数据。要实行文件和档案的一体化，必须认识到前期工作的必要性和重要性，要明确工作目标，对整个工程做出统筹规划，合理安排任务，并且将任务准确落实到现实中。将成体系的工作分成一个个小的项目，具体安排到小组中甚至明确每个人的责任，实时的把握工作进度，又宏观的看到整个项目的系统性、综合性和优化性。将数据标准化的录入计算机后，按照档案数据化的规范编制索引和一系列细节，保障文档的质量和数据的可靠、完整性。

（三）提高认知程度。进入信息化时代，计算机技术融入到办公体系中是时代潮流，必须认识到信息管理现代化的必要性和意义，提高新一代的青少年甚至整个社会对它的认知。可以去高校中开展知识讲座或是档案管理技能的相关比赛或是辩论赛逐渐增强社会对档案管理这一行业的认知。

（四）更新档案管理观念。当前计算机技术迅速发展，计算机在档案管理的应用逐渐深化，依赖性逐渐提高，时代的潮流要求人们的观念和行动逐渐进化。观念指导人们的行为，因此，要不断更新档案管理的观念，抛弃传统的档案管理理论，在新兴的理念上不断发展档案管理。

四、结语

本文针对我国档案管理现状列举了系列措施发展现代化，比如从高校角度提高学生在档案管理专业的专业技能，扩大社会对此行业的认知程度，制定档案文件的专业规范体系等。但身处21世纪的信息化时代，计算机技术发展、更新速度极快，相应技术在档案管理的应用也越来越深入，这就要求不断更新观念，不断学习，不断促进档案管理的现代化发展。

参考文献：

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