浅议高校基建档案收集管理工作的现状及对策

文/重庆文理学院 尧兰

一、档案收集是做好高校基建档案工作中的重要保障

保存完整的高校基建档案记录了高等学校在学校文化历史发展中不断进步的变迁过程，记载了高校的各个建筑物的具体位置和建筑物内外布置的各种管线、电缆设计、施工、改建等方面的情况，真实地体现了校区的总体布局、规划和远景规划，能够体会到学校在不同阶段的发展规划及办学理念。

档案的收集工作是做好高校基建档案工作的前提和基础。只有收集完建设工程项目的可行性研究、立项、地勘、设计、招标、施工过程及材料验收管理、项目资金支付、工程主体竣工及消防验收、工程结算等一系列的资料，才能保证该套基建档案的齐全完整，为以后学校楼宇管理、维护、扩建、改建提供重要的技术支撑材料。

二、现目前高校基建档案收集工作中存在的主要问题分析

高等学校在科研、教学、行政管理、基本建设和后勤服务等各项工作中，不断地形成大量的文字及图纸资料，档案管理就是将其中有保存价值的档案材料收集起来，进行系统的整理分类保存，以便于以后有效地利用。高校的办学过程中逐步规范化对科研档案、教学档案、学籍档案、党政管理档案、人事档案、会计档案管理工作，基本上已形成比较完善的收集管理体制，但由于基本建设时重在工程验收后投入使用，在过程管理记录方面没有引起足够的重视，使得基础建设档案收集管理方面的还存在着不少的问题，分析高校基建档案项目前主要存在以下几方面的问题。

（一）基建档案管理意识不强。现在很多学校在扩建的时候都存在抢工期的情况，为了更快的将工程投入学校使用，在组织建设管理队伍的时候就抽调学校基建、财务、审计等各部门的同志组建高校工程建设指挥部，一旦工程竣工验收后交付学校相关使用单位投入使用，高校工程建设指挥部即解散，资料随工作人员分散到多个部门。领导“重工程建设，轻档案管理”的思想使得在工程项目启动的时候没有配备专门的基建档案管理人员参与其中收集整理归档建设档案，将各种资料散落在承建单位、监理单位、各经办人员等手里，时间久了建设资料遗失，在以后管理人员变动后学校基建隐蔽工程的维修改造等工作中无法查找原始资料，给工程项目后期管理工作和学校的建设发展造成不必要的损失。

（二）基建档案管理制度建立不完善和基建档案收集整理管理工作人员配备不齐。因基建档案的特殊性，某些学校配备的档案管理人员缺乏与之相配的管理水平，也就没有制定健全有效的管理制度来规范基建档案的分类收集、整理保存、使用登记工作，使得基建档案管理工作无法实现有法可依、有章可循，无法有效地执行落实。

很多基建管理部门领导着重管理建设工期以及质量的把握，没有足够的重视基建档案工作，往往把基建档案归档工作作为单位某个工作人员的兼职工作，繁杂的本职工作造成工作人员忽略了平时对基建档案材料的收集，常常是年终对各个工作人员上交的材料进行一次例行的归档，所以基建档案管理人员的配备不齐造成基建项目资料归档不完整，导致无法在高校基建档案的管理工作取得良好的效果。

（三）涉及部门多，部门之间协作性不强，造成基建档案收集不完整、质量得不到保证。往往一个工程项目闭合需要几年的时间，由于基础性建设的特殊性，它涉及面广、建设周期长，这就决定了工程档案的收集是一个长期持久、全面系统的工作。基建档案不仅仅只有地面以上的能观察到的建筑物，还应该包括地下管网、隐蔽工程等，而这些工程隐藏在墙体内或地下，其不可见性往往在造成管理人员在收集相关档案时的忽略和遗漏。并且基建项目涉及了建设单位、监理单位、设计单位、财务部门、审计部门等多个部门，这就决定了很多资料产生并保存于多个业务部门中，如果档案管理人员主管重视程度不够，各个业务部门配合协作性不高，就无法正确地判断归档的资料是否齐全、数据是否准确，那么归档的材料齐全完整性就无法得到有效的保障。

三、进一步提高高校基建档案收集管理工作水平的措施

（一）切实更新管理理念，加强领导重视程度，强化全员档案意识。要想提高高校基建档案工作水平，关键工作是高校领导进一步更新管理理念，加强对学校基础建设档案管理工作的重视，提高职工档案意识。在学校领导高度重视的前提下，涉及建设的部门人员达成一致的建档共识，也只有得到涉及部门的重视和配合协作，才能构建一个健康和谐、积极良好的外部环境，为基建档案收集工作的顺利开展提供有利的条件。

（二）提高法制法办意识，建立完善高校基建档案管理体制，做到有章可循，有法可依。建立健全完善的高校基建档案管理机制，是做好高校基建档案收集管理工作的前提和基础。要根据《工程档案管理办法》《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》，结合本校实际情况制定《基本建设档案管理实施细则》，明确规定管理体制、各部门职责、归档材料范围、档案分类的标准、归档的时间、保存的期间、查借阅的制度等，做到有章可循，有法可依。

收集存档的基建档案资料必须要求真实、完整地反映该工程项目在管理和建设过程中的全部的信息，确保其完整性、整套性、准确性和系统性。学校的所有基建项目在立项的时候基建档案管理人员就要参与其中，同步开始进行相关材料的收集和整理工作，在工程项目立项之际就要清楚的了解该项目的内容、特点、任务目标、涉及部门会产生哪些有利用价值有必要存档的该工程的建设资料，然后明确勘察设计单位、工程建设单位、承建单位、监理单位、审计单位、专职基建档案管理人员各自承担的职责，规范要求应该收集上交哪些基建档案资料，做到有计划、有目标地保证高校基建档案收集工作制度化、规范化、标准化。

（三）加强业务培训指导的力度，进一步提高高校基建档案管理人员专业管理水平。基建档案收集工作专业性要求比较强，它要求档案管理人员一方面具备档案管理方面的专业知识，另一方面还要掌握工程建设方面的专业知识，并且具有观察、分析方面的综合能力，而现目前在高校中的基建档案管理人员往往缺乏相关的专业管理知识技能。因此，学校要加强对基建档案管理人员的业务培训，学习熟悉国家有关法律法规、高校档案管理工作办法以及学习国家对建设项目的基本程序，自觉增强基建档案收集管理责任意识，不断地提高自身业务水平，学习更多的档案专业知识和基建工程知识，提高严控质量、收集整理的能力，以利于更好地为高校基建档案管理工作服好务。

一份完整的高校基建工程档案不仅仅要包括计划安排、勘察设计、招投标等前期准备的资料，工程的各项施工管理过程中的各种记录资料，还应该涵盖报建、竣工验收、交付使用中资料及后期结算审计资料，将这一系列的资料按照事物发生的顺序或隶属关系进行有序的规范整理形成有效的基建档案，这才能充分地体现基建工程建设档案的整体性、成套性和不重复性。

基建档案管理人员在审核上交归档的资料时，要逐项逐页认真检查，归档的文件材料和图纸均要求为原件，检查签证手续、材质检测记录、隐蔽工程收方记录、原材料的出厂合格证明和取样检测报告等资料是否规范，是否符合要求，是否详细、真实，保证字迹工整清晰，签字和印章齐备。对文字资料和图纸资料中存在问题的，要求按照基建档案归档的要求进行修正补救。

保质保量做好基建档案的收集工作是确保高校基建档案工作有序开展的重要保障，因此，要认识到其重要性，在档案意识树立、人员安排及培训、收集及管理的各个环节都提升管理，才能确保高校基建档案的质量，为学校发展做好基本建设档案资料收集管理工作。

[1]秦红.浅议高校基建档案的收集工作[J].广西财经学院学报,2008(3).

[2]黄素梅.如何做好高校基建档案的收集工作[J].商情,2011(29).