浅析事业单位档案信息化管理

文/泰安市泰山区劳动就业办公室　张娜；泰安市红十字会中心血站　赵彬

浅析事业单位档案信息化管理

文/泰安市泰山区劳动就业办公室张娜；泰安市红十字会中心血站赵彬

【摘要】对于事业单位而言，档案本身是对于本单位事业的重要的辅助作用的体现，也是进一步完善工作以及实行工作管理的重要依据。因此，保证对于档案进行有效的管理是十分重要的，也只有在档案能够被有效地使用和查询的前提下，本单位的事业才能够更加良性的发展。在这个条件下，必然要求人们进一步完善档案的管理，使得单位档案能够更好地发挥作用。在信息化技术盛行的大背景之下，也就需要在档案管理方面进一步跟上时代的脚步，完成自身的信息化改造，成而真正的实现信息化管理，来进行成本的节约和效率的提高，进而更好地发挥单位档案的作用。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

一、事业单位档案管理模式改善的需求

（一）事业单位档案管理的意义。事业单位本身是以特定社会公共事务作为服务对象，以增加社会公共利益为目的而提供公共服务的组织。其本身对于社会起的调节和促进作用，也是政府和企业所不能代替的工作。而对于事业单位来说，档案本身代表着过去和现在的基本状况的记录，也代表着对于未来可以依靠的现状，对于本身的业务发展和人才管理都起着重要的作用。可以说档案的存在，以及有效的档案管理，是事业单位正规运转的必要条件，也是决定了能否长期正常执行的关键点所在。

（二）新时代下对于事业单位档案管理信息化的要求。进行单位档案的信息化管理，本身也是时代需求所导致的。由于信息技术的发展对于资料的使用和查阅带来更大的便捷性，从而进一步加快了信息的流通。而档案可以说也是信息的一种，在这种快速流动的情况下，也可以说是必然需求档案管理方面也要做到对于信息数据的及时和快速的要求。再加上外部环境的竞争性压力以及联系者的信息化进程，如果自身的信息化管理无法做到，那么就很难真正的形成系统，甚至遭到淘汰。

二、档案信息化管理的优势

（一）档案存取使用便捷。相对于传统的纸质档案，信息化技术管理之下进行电子档案的提取和储存，则是要快捷得多。由于作为电子数据，可以说进行电子传输的方式省时省力，而且进行检索和检验也基本不怎么费力。而且，纸质档案进行存取的过程中可能会带来磨损和污迹之类的问题，每次的取出和放回也需要重新进行整理分类归档，对于整理工作而言也不得不说是一个比较麻烦的工作。类似的问题通过数据化的处理一般情况下能够有效地避免。如果只是一般情况下使用，自然只需要动用电子数据，这样子可以避免频繁的动用纸张导致可能出现的问题。

（二）档案维护便捷。相对而言信息化之下进行直接的选取，对于经常需要翻检情况下的旧式方法的确更加有利于档案的存储和保养。由于纸质档案一般情况下都是第一手资料，可以说本身对于单位而言是非常重要的，也有必要保证在一般情况下保护和维护，避免过于频繁的出现可能的磨损污染。同时相对有一定使用寿命的纸张而言，电子档案也能够保存更长一些的时间，对于重新抄录的工作难度也相对不是那么大。

（三）档案管理成本节约。相对而言由于本身检索难度的降低，进行信息化档案管理的难度就有很大的降低，同时对于成本的节约也必然的是一个显著性的提高。固然初期投入是需要一定的更新换代的资本，但是随后带来的管理成本的降低，也是实在的能够有效地体现出来的。

三、进行档案信息化管理的方式

（一）树立信息化观念，进行实际行动的配合。对于信息化管理最重要的还是观念上的配合，通过有效的理论教育和重视程度，直接的将信息化管理落实下去。凡事最需要的也就是决心和客观条件，就当下的情况而言，进行信息化的管理改革的条件已经成熟，因而就更需要在观念上及时转变，尽量自主的去进行信息化管理改革。因而在意识方面，也必然的会要求能够尽量的维护和落实，保证能够真正的实施。

（二）改善技术设备，加强硬件建设。技术方面的更新也是重要的硬件改造的过程，进行信息化管理必然的需要一定的初期投入，而信息化的设备就是其中不可或缺的部分，包括计算机硬件的完善以及相应数据库的建立等方面，都是需要去努力的改善的。而硬件条件的完善也必然的是作为信息化管理的基础和载体，通过建立完整的信息联通网络，然后将自身的档案信息数据化，从而完成对于信息化的管理的要求。

（三）提高相关人员技术管理的素质。同样的，信息化管理也是需要有人来进行操作的，因而对于相关的技术人员的素质需要有一定的保证。必然需要进一步吸纳更多的信息技术专门技术人员，也需要对于本身的操作者进行一定的培训，从而加强他们的专业水平。

四、结语

通过信息化的管理，对于事业单位本身的提高可以说是显而易见的，而保证了本身的效率和成本也必然会使得事业单位管理在现代化的道路上更进一步，从而更好的跟得上时代的步伐。

参考文献：

[1]玄慧兰.浅析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].经营管理,2009(09).

[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用,2013(03).