档案管理基础工作在现代档案管理中的意义探讨

文/新疆水利厅头屯河流域管理处 张敏

一、引言

就目前的社会形势来看，信息化时代的到来对社会各个行业都是一场挑战。传统档案管理工作的陈旧方式使档案管理事业整体遭受到了时代的冲击，建立现代档案管理机制成为拯救档案管理业的良方妙药。作为建立现代档案管理的基本点，档案管理基础工作的提升是不可忽视的重要部分。只有全面提高档案管理的基础工作，才能从根本上进行传统档案管理向现代档案管理的转变，使档案管理在符合时代需要的同时得到实质性的飞跃。

二、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义

做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。

(一)帮助建立更标准更规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作所追求的重要目标。高效率的档案管理基础工作为查（借）阅者带来的是更及时的档案查找，更准确的档案内容，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。利用电子信息技术做基础的档案整理工作，例如对档案的重新组合整理，按类别进行的档案分类储存等，将会帮助建立更加规范化、标准化的现代档案管理机制。

(二)确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强对这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。在注重高效档案管理的今天，更加快速更加便捷的搜索是档案管理工作提高效率不可缺少的一部分，是现代档案管理的重要组成部分。

(三)提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。当然，对于涉密的文件可别行办理。

三、档案管理基础工作的现状及改善建议

档案管理基础工作是现代档案管理的基础，想要全面改善档案管理事业以适应时代发展的需要，就要明白当今档案管理基础工作中存在的问题，对症下药才能解决问题。现代化的档案管理一定要重视档案管理基础工作，这样才能提高档案管理的整体水平，推动档案管理更好更快发展。

(一)档案管理基础工作存在的问题。在当前档案管理中存在的诸多问题里，首先，最重要的还是对于档案管理基础工作的不重视。在当今中国，诸多的单位、公司对档案管理工作本身就没有太多认识，更别说是基础工作的重视。这样的想法最终会造成工作信息的丢失，影响工作的顺利展开，进而影响整个单位、公司的生存与发展。其次，不合理的档案分类也是目前档案管理中存在的一项重要问题。不合理的档案分类会对档案搜索利用造成困难，延误工作的顺利进行，降低工作效率。最后，高素质的档案管理人员的缺失。人是社会中的能动主体，档案管理工作的顺利进行离不开高素质的管理人员，这直接关系到整个档案管理工作的进行。高素质的管理人员能够在管理工作中把握全局，避免失误的出现，保证档案管理工作的顺利，提高整个工作的效率。

(二)档案管理基础工作的改善建议。针对档案管理基础工作中存在的问题，想要改变现状，首先，要加强对档案管理工作的重视。档案管理工作为日常工地而顺利进行提供了信息基础和参考价值，想要提高工作效率，追求更高的工作效益就要重视档案的管理工作，充分意识到档案管理工作的重要性，意识到基础工作的顺利对于整个档案管理顺利进行的重要意义。其次，要加强档案管理的基础工作，使其走上规范化、标准化、现代化的道路，认真录入档案内容，合理归类档案类别，提高档案检索系统功能，提高档案管理的工作效率。最后，要注意高素质的档案管理人员的培养，从根本上解决档案管理工作的难点，以工作人员配合计算机系统的方式，提升档案管理基础工作的水平，向高效率、高回报的现代档案管理方向迈进。

四、总结

鉴于档案管理基础工作对于现代档案管理的重要意义，想要建立现代化的、高效的档案管理体制，就要从基础改进入手。响应时代的号召，重视起档案管理基础工作，结合先进技术在保证工作质量的前提下，提高档案管理的工作效率。并通过对档案基础管理工作的改善与提高，推动整个档案管理事业的向前发展，尽早建立更加完善的现代档案管理，使整个档案管理业保持健康的、持续的发展状态。

[1]刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009,(05).

[2]李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008,(07).

[3]秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009,(15).