区域性高校档案信息资源整合的机制与实施路径设计

文/齐齐哈尔医学院综合档案室　逄通　范桂红　王烨兴　肖文

区域性高校档案信息资源整合的机制与实施路径设计

文/齐齐哈尔医学院综合档案室逄通范桂红王烨兴肖文

本文就如何从机制建设创新角度保障高校间档案资源整合的顺利运行及档案资源整合服务的实现路径设计等问题进行了探讨。

社会需求；高校档案；信息资源；整合

高等学校蕴藏着丰富的知识资源，是我国重要的文化基地。因此，高校档案部门应全力做好档案信息资源建设，并在此基础上勇于创新，探索校际档案资源整合与服务，尝试为同一行政区域内的社会公众提供一站式档案利用服务平台，以更好地发挥高校服务社会的重要职能。

一、高校档案信息资源整合现状

自《全国开展档案信息化建设实施纲要》颁布以来，高校档案部门抓住机遇，档案信息化条件得到改善，档案信息资源建设成绩斐然。然而，目前高校档案信息化工作的重点仍集中在各类数据库建设、纸质档案数字化、档案管理软件应用等基础层面，机制建设不到位，资金投入和人才引进得不到保障等多种因素，严重阻碍了高校档案资源整合的进程。加之长期受“封闭管理”“条块分割”“各自为政”等传统思维和管理模式影响，校际档案信息资源整合方面的实践少之又少，“信息孤岛”现象短期内难以改变。

二、区域性高校档案信息资源整合机制创新

区域性高校档案信息资源整合是一项综合系统工程，涵盖各成员单位分工合作、基础条件保障、资源建设立项调研、资源质量监控、系统运行维护、信息安全防护、在线服务、用户评价与反馈等诸多流程。因此，必须结合校际档案资源整合的实际，创新制定起科学有效、兼顾全局、操作性强的顶层设计。

（一）制度保障运行机制。制度机制创新是高校间档案信息资源在互联网环境下规范、安全运行的总体制度保障，其核心在于法律制度约束、机构设置科学、责权明确三个方面。具体到操作层面，就是自上而下建立起共同的价值观、共同的目标和原则，建立完善的档案信息交换制度、档案保护制度、档案信息保障制度、用户管理制度和约束力强的档案服务行为规范等。机制创新是实践高校间档案信息资源整合的前提条件，各成员高校必须遵循统一的制度与实施方案。

（二）资源质量监控机制。高校档案信息资源监控要实现流程化监控，把质量监控纳入信息资源建设的所有环节。一要做好立项调研论证，避免开发利用价值资源，避免人财物的浪费；其次要把好信息产品质量关。二要确保开发的专题资源及著录符合国家通用标准、确保拟开发利用档案资源符合档案开放要求。三要确保服务平台内档案信息资源的内容完整性、可读取性与长期存储性。

（三）系统运行与信息安全保障机制。档案信息服务平台是实现高校档案信息资源整合后管理、利用的最优途径，因此，必须建立完善的服务平台的维护机制，全力保障服务平台的互联网安全。换而言之，即要以档案管理的理论来确保档案信息服务功能与流程的科学性，又要以风险管理的思维对潜在的信息安全风险进行全面防控。

（四）信息服务反馈机制。档案信息服务反馈是对高校档案信息服务质量改善的有效途径。通过与档案用户直接互动，可以了解社会公众的档案利用需求，可以为档案资源建设提供方向，可以完善档案服务平台建设，可以检验档案服务效果。区域性高校档案信息资源整合面向的就是本地区的档案用户，必须建立简单、便捷、及时、有效的反馈机制，使社会用户参与到高校档案信息资源整合的过程中来，在献计献策的同时，促进社会档案意识的提高。

三、区域性高校档案信息资源整合的实施路径设计

机制建设是实施区域性高校档案资源整合的顶层设计，实施路径的设计是开展整合工作的具体方案。

（一）基本条件保障路径。机制建设为区域性高校档案信息资源整合奠定了组织机构、制度约束等软性基础，进入实践操作阶段就离不开强大的资金支持、信息设备购置、网络服务平台建设等基本条件的完善。因此，档案信息资源整合需要项目组、成员高校必须积极争多途径的资金来源，以保障高校档案信息资源开发与整合的顺利进行。比如项目专项资金、信息资源开发专项预算、信息服务平台广告业务、档案信息有偿服务等有效方式。

（二）人才队伍建设路径。高端综合型人才缺乏是全国各级各类档案机构共同面临的困境，档案专业人才少、优秀档案人才留不住的现象长期未能得到改善，人才队伍水平严重阻碍了我国档案信息化建设的开展。因此，开展档案信息资源整合必须建立一支涵盖档案学、信息学、图书情报学、计算机科学、管理学等多学科人才的专业团队，各成员高校也应重视档案人才的引进与培养，保障综合性档案人员队伍的稳定。

（三）整合服务平台搭建路径。以区域为单位的高校档案信息资源整合服务平台建设需要有大额资金作为保障，系统设计、硬件设施、运行维护都需要投入大量的物力与人力，因此，就当前档案信息服务平台的形式而言，单独搭建高校档案信息服务平台难度较大。 相比之下，近年来各地纷纷建立运行的现行文件中心可作为一个参照，建议高校档案信息资源整合服务平台依托各地档案馆网络服务平台，在其平台上开辟专栏或专题，将有价值的档案信息资源通过官方渠道传播给社会用户，既节约了平台建设资本，又具备较强的公信力和影响力。

（四）信息监督与反馈路径。监督与反馈是对档案利用效果的最优检验途径，通过用户第一时间的评价可以有力促使档案信息服务得到改善，因此，必须建立有效的高校档案信息服务监督与反馈路径。综合权威、工整的角度及档案信息服务流程考虑，区域性高校档案信息服务监督与服务反馈应该分为两个部分：一是高校档案信息资源质量监督；二是档案信息服务效果监督。前者应由档案、信息领域较为权威的专业人士组成，后者建议由服务平台维护第三方人员组成。只有把好资源质量关，重视用户真实的感受与建议，才能推动档案信息服务的良性发展。

综上，高校档案信息资源建设的现状地区性差异较大，档案信息化水平较高地区的高校，完全可以尝试与同一区域内其它高校进行合作，敢于打破思想观念上的壁垒，通过数字化、网络化、集成化、便捷化的档案信息服务使高校档案工作上层次，使越来越多的公众认识到高校档案信息资源的价值。

（本文为“黑龙江省档案局2014年全省档案科技项目《以社会需求为导向的区域性高校档案信息资源整合研究》阶段性成果，课题编号：HDK2014-2）

［1］ 金奉烈.地方高校同社会档案资源共享需求与机制［J］.兰台内外， 2012（4）：48