秘书查办的职能基础与特点

刘 明

（贵州大学公共管理学院公共管理系，贵阳 550025）

从控制论的观点看，查办工作是作为司控系统的上级以自己的决策目标来影响作为受控系统的下级的管理行为，最终目的是确保决策与指令被及时、准确执行。就秘书实务来看，查办工作就是由秘书部门将领导批办、交办的、重要的、需要报告办理结果的事项，及时通知有关部门执行、并同时负责督促办理、检查落实、报告结果等一系列工作。它是各级办公厅（室）秘书部门的一项经常性工作，是贯彻党政的方针、政策和落实领导批示的一项后继措施。由于秘书人员工作在领导人员的身边，领导者经常安排秘书人员代替其执行查办工作。

一、查办工作的职能基础

（一）全面理解决策指令。由于秘书既参与了决策前信息资料的收集和整理，也参与了可行性方案的起草，还参与了决策方案的论证，因此，秘书对决策能够完整的理解。这种情况有利于秘书人员准确理解查办的目的、查办的内容、查办的对象、查办的问题，从而提高查办工作的效率和质量。

（二）熟练高效的信息处理手段。现代秘书人员由于掌握了计算机技术、信息处理和文字处理技术，他们处理信息手段高明、技术熟练、丰富的经验。这些特点便于秘书在督促检查工作中能够快速收集到信息，搞清决策指令的落实情况，找出决策指令存在的问题，便于及时处理。

（三）及时准确地反馈查办情况。秘书直接受命于领导人，与领导人保持着密切的信息沟通。这有利于秘书直接把查办的情况反馈给领导人，而不必经过中间环节，层层转报，可以避免贻误时机，反馈信息失真。领导人只有及时准确地掌握了查办的反馈信息，才能不失时机地采取措施，确保决策指令的实施。

二、查办工作的特点

（一）秘书部门查办工作的特点

（1）法定权威性。查办工作主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；是上级组织和人员对下级工作的检查、督促办理，上级查办，下级必办，不能推诿和变相推诿，敷衍了事，更不能顶着不办。否则，就应按既定的法规处罚责任人及相关人员，以维护其权威性。

（2）工作严肃性。查办工作作为各级党政机关办公厅（室）的一项经常的重要工作，它已成为促进落实党政的方针政策和工作部署以及领导同志批示的重要手段。一般在党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理。秘书部门作为专门机构，其职能之一就是查办工作，要根据党和政府的中心工作，依据相关的政策、法规，对某些重大事件、案件进行查办，故查办工作是一项政策性极强的、严肃的、依法进行的工作。

（3）强指令性。立项查办要有领导批准；查办案件要有领导批文；查办结果要向领导汇报。批必查、查必果、果必报，有令必行，有行必果，不能模棱两可。

（4）非直接性。查办的问题要进行查办立项，即通过文字表达形式对所要进行查办的事项登记上账，提出明确的质与量的规定和应达到的目标要求，经领导审定后实施，对查办的结果要写出汇报材料及时反馈，因此，查办的实质是督促检查，限期落实，查办的重点在于查证落实。针对查办的问题，一般说来，秘书部门不是直接去处理，而是督促下面去办理。特殊情况，秘书部门人员也要深入实际，调查研究，搞清真相，但还要催办。

（5）广泛性和时限性。秘书部门的任务之一是督促检查并协助办理下列问题:党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；各种会议的决办事项；文件、电报的拟办、拟复事项；对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；领导批示或交办的事项。由此看出，秘书部门查办问题的范围广、面积大。只要是行政区划内的问题，领导部门和人员认为应该查办的，秘书部门都可以查办。上级的指示，领导的批件，大多有时限的要求。如果不及时办理，就会错过机会，贻误工作，甚至酿成失误，带来损失。对于限期办理的事项，一定要按期办理，并汇报办理结果。如情况复杂、条件不具备，短期内难以办理完结的事项，秘书部门也要汇报办理进程。

（二）秘书人员查办工作的特点

（1）明确的查办目的。秘书人员有明确的查办目的，也有明确的查办对象，而且还有明确的查办内容，即督促、检查下级对上级的某项决策指令的执行。一般领导者查办工作不仅要了解上级全面工作状况，往往还要了解其思想状况和生活状况，不局限于检查某一项决策指令的执行情况。秘书人员查办目的的明确性有利于秘书确定查办范围，及时全面地完成查办任务，提高查办效率。

（2）系统的查办内容。秘书人员查办的内容是执行上级决策指令的系统情况。它不同于上级机关工作人员一般地了解下级情况。查办不能简单地理解成“检查是否办理”，而是督促检查上级决策指令落实情况，具体包括:决策指令“是否办理了”、“怎么办理的”、“办理的效果如何”等，形成层次分明联系紧密的查办内容:第一层是“是否办理了”，查办下级是否执行了决策指令；第二层是“怎么办理的”，查办下级执行上级查办执行决策指令的结果是否达到符合组织规范；第三层是“办理的效果如何”，查办执行决策指令的结果是否达到决策目标，是否符合组织要求。这三个层次层层深入。第一层次得到的肯定结论是进行第二层次查办的基础，第二层得到的肯定结论是第三层次查办的必要条件，第三层次得到的结论是检验决策指令的依据。

（3）和蔼友善的查办态度。秘书人员代表上级机关到下级单位查办，但并不是领导人。如果秘书人员以钦差大臣自居，傲气十足，不仅难以顺利进行查办，而且会影响上下级关系。因而，秘书人员既要和蔼可亲，待人平等，态度谦虚，又要从实际出发，认真仔细，具体问题具体分析，实事求是，具体了解情况，行为规范。既要追根问底了解实情，又要虚心求知，待人以礼。不能乱发议论，指手划脚，随意表态，自作主张。秘书人员的查办旨在收集决策指令的反馈信息，促进决策指令的实施，并不具有指挥的权力和责任。所以秘书人员在查办过程中，尤其要态度谦和。

三、查办工作的要领

在实际查办工作中，秘书根据查办的目的和要求，应克服以下几种现象:

（1）走马观花，一知半解。在查办过程中，秘书必须深入实际，以具体事实为依据，透过现象，分析下级单位对决策指令理解的程度，执行的情况和执行的效果。一方面要认真仔细地听取情况汇报，另一方面又要深入具体地查看事实依据、凭证、资料。这样才能了解决策指令执行的真实状况。走马观花，不求甚解，很可能被假象掩盖，起不到查办作用。

（2）先入为主，主观片面。秘书在查办之前，有可能得到相关方面介绍情况，如一些对检查对象的言论、日常交往时头脑中对检查对象已形成一个初步的印象。它们只能供查办时参考。一旦先入为主，从印象出发，查办就会带有倾向性、片面性，就很难完整、准确、如实地了解实际状况。所以秘书必须排除主观印象、主观情绪的干扰，客观、公正、有效地去查办。

（3）单枪匹马，脱离群众。最了解实际情况的是群众，这就要求秘书到下级单位查办，必须求得下级负责人和群众的理解、支持和配合。要让他们弄清楚查办的目的是确保组织整体目标的实现和组织整体利益的维护，决不是“为难”大家。明确了目的，才能得到有关方面的理解和支持，获得干部群众的配合，才能了解执行真相和执行的实际效果。对待群众态度要热诚、友好，要循循善诱，与群众沟通，启发他们讲真话、说实话。群众基础搞好了，秘书就能了解真相，得到真实的决策反馈信息，就能在查办中进行思想沟通，加深执行者对决策指令的理解，促进实施决策指令，提高查办的实际效果。

[1]朱立言.行政领导学[M].北京:中国人民大学出版社,2011.

[2]邱霈恩.领导学[M].北京:中国人民大学出版社,2011.

[3]娄成武,魏淑艳现代管理学原理[M].北京:中国人民大学出版社,2012.

[4]陈和宜.秘书学[M].广州:暨南大学出版社,2010.