简要分析事业单位档案信息化管理的实施

韩路

[摘 要]无论大小企业，档案管理都是非常重要的，事业单位更是如此。档案作为一个承载着重要信息的载体，它的妥善管理对单位的工作有很大的帮助。但是由于事业单位的管理制度还不完善，管理人员还没有完全意识档案管理的重要性，管理工作还存在很大的不足。随着科技的进步，人们开始用信息技术来进行相关的管理。

[关键词]事业单位；档案；信息化管理

1.档案管理的现状

1.1保存方式的问题

在当今这个社会，谁会管理并充分利用信息资源，他就掌握了优势。或许人人都明白这个道理，但真正做到的且很少。在事业单位中，档案有着极为重要的作用，一般记录的是人事档案，是客户和工作人员的资料。不过，大多数单位并未对此引起重视，档案管理工作都没有做到位，仍旧沿袭传统的手工操作，许多重要的信息资料还是用纸质方式保存。然而，这些纸质的档案不仅容易受各种人为与非人为的破坏，并且存在修复繁琐、查阅不便以及不易保存的弊端，导致简单的工作需要较大的人力资源，增加了档案管理的经济成本，不便于社会各方面的利用，极大地限制了我国事业单位档案管理信息化的发展。

1.2管理问题

事业单位对档案的管理意识非常薄弱，可以说是不太重视，没有专业的档案管理人才，在职的档案管理人员年纪普遍偏大，还没有受过正规的管理训练。有些竟然还是兼职人员，管理态度和效率怎么样，可想而知。所以，档案管理平时的工作基本上都是敷衍了事，不够认真细心。信息资源基本上是整理过一遍就不再利用了，造成很大的浪费。信息化发展迅速，有些单位即使安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，再加上管理人员水平有限，只把一些个人档案和信息输入计算机。更不要说去主动完善档案中缺乏的信息导致事业单位档案管理工作混乱不堪。

2.实施档案信息化管理的必要性

将传统的纸质档案转变为数字信息，储存在计算机或数据库中，是时代发展的潮流。数字信息可以节省用纸质档案的成本费用，而且通过这种方式来保存客户的重要信息，能够利用一定的计算机手段，将信息整理分类，可以在档案中提取有用的资料。通过互联网，还能进行资源在线共享，直接建立单位和客户之间的联系。不仅如此，数字信息还易于储存，不容易丢失，不需要专门看护的人员。这样的话，既提高了信息资源的使用效率，又能提高管理工作的管理效率，而且避免了人才的浪费，确保了工作的质量。

在一个信息爆炸的时代，需要不断汲取新的知识，完善自我，才能拥有更好的发展前途。个人如此，事业单位更是如此。现在计算机技术高速发展，事业单位也应结合信息技术改善内部管理工作，紧跟科技前线，不落人后。可以说，如果一个公司掌握了最新的技术和拥有及时更新知识的能力，相信该公司定会有很好的发展前途。况且，引进高科技管理技术，还能促进工作人员努力学习先进的现代化管理软件技术，操作计算机相关软件。加之，一般的事业单位信息化管理就是利用计算机软件进行工作，注重的是技术性。所以，只要掌握了具体的操作原理，档案管理也就很简单了，主要就是输入档案资料。对个人来说，掌握了一门新的技术，既减轻了工作量，又有足够时间完善档案内容，提高管理水平。对单位，那就是在管理上一个质的飞跃。

3.档案信息化管理的有效措施

无论采取什么管理，只有事业单位真正重视了，加大力度去做，相信一定会有一个好的结果。如果事业单位还能找到适合自己的管理方法，采取有效的措施，那一定会是事半功倍的。

3.1档案信息化管理要规范、合理

俗话说，无规矩不成方圆。一个规范、合理的信息化管理方式才是长远目光。首先，要有一个规范化的档案计算机管理系统。它必须具备收集档案、整理档案、对档案进行保管以及能够开发档案统计系统的能力。档案信息管理不是一个简单的手工作业，必须认真对待。其次，在进行档案管理信息化，需按照国家推荐的信息管理标准，再根据自身发展的需求和特点制定合适的内部管理标准体系，并不断在实践中完善。然后，可以建立档案数据库的档案著录。把文件的内容和特征用数据条目的方法记录下来，录入计算机，形成档案信息库。著录必须有统一的规范，保证录入条目正确无误。国家已有一些法律对档案的著录做出了详细的规范，可以此为参考。最后，建立内部的搜索引擎。引擎是计算机中自带的功能，可以通过输入关键字查找相关信息，节省时间，及时完成工作。在事业单位档案信息化管理中，管理人员可以利用计算机特性，建立引擎，便于更好的开展工作，及时掌握相关信息。总之，档案信息化管理的规范化、标准化是衡量管理工作现代化水平的一个重要标志。

3.2管理人员要具备一定的专业素养

以往，事业单位因为不重视档案管理工作，觉得管理工作简单，又认为没有什么利益可言。所以，经常是随便安排一些普通人管理。而愿意做的，通常都是年龄较大的人，随便整理整理就完事了。或者，有些单位直接派一些人同时兼职管理工作。显然，是不会把重心放在档案管理上。从而使得档案资源近乎全部浪费。所以档案管理工作一定要选择足够优秀，有能力和责任心的人。档案员只有具备人事、档案专业素质，拥有计算机操作及网络技术能力，才能够做好管理工作。为了让档案信息物尽其用，充分发挥其最大的开发价值，档案员还需不断学习新的网络知识和技术。说到底，其实档案员也是一个非常重要的职位，做得好还能满足事业单位的科研、管理和生产等各方面需求。

4.结语

综上所述，事业单位实施档案信息化管理是科技与社会发展的必然结果。现如今，我国在这方面虽还存在许多不足。但只要各单位都明白档案管理的重要性，加强单位信息化管理设备的相关建设，不断提高硬件设施，选择专业人员管理，就能保证信息化管理工作的正常有效开展。尤其是根据实际情况制定一个档案数字化管理的总体规划，使档案信息化符合国内外标准，提高管理人员的素质，定能使档案管理工作有助于事业单位的发展。

参考文献：

[1]张栩，论安全生产事业单位档案工作的信息化管理，中国煤炭，2011

[2]栾昕，浅谈事业单位档案信息化管理的现状展望，中国电子商务，2012

[3]杨鑫，关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨，[J]，科技创新与应用，2013