档案管理中存在问题及相应对策

2015-11-07 08:25刘振辉
黑龙江史志 2015年5期
关键词:档案管理意义策略

刘振辉

[摘 要]档案对于人才培养、流动及成长的重要性是不容置疑,要做好有效的开展档案管理工作,需要档案管理人员的重视和不断的自我提高管理水平。本文通过档案的发展、档案的特点、档案管理的意义和提高档案管理的实效性,探讨了档案管理的网络化和信息化和高质量专业化的档案管理人员,对档案管理实施有效的策略。

[关键词]人才档案;档案管理;策略;意义

档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理的内容,它是提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。作为档案及管理系统,是人才管理中心作为当地政府重要管理部门,它属于档案的收集和管理,显然它的重要地位非常重要。同时,档案的记载对于人才的培养、流动及成长的过程也是具有非常重要的工作,因此需要大难管理人员有效的开展管理工作,需要档案管理人员不断的提高自己的管理水平。这样才能更好地共同进步,更好的交流经验,本文通过对档案的发展、特点和人才档案管理的意义进行探讨。

一、档案的发展

档案是指可以保障一个国家或社会档案事业发展的工作,它是各种社会条件和档案事业,对社会产生的各种作用和影响因素的总合。档案的发展,从历史上就有着不同的观点。人类的祖先利用“结绳”与“刻契”的方法来加强自己的记忆。在人类没有文字的时候,就利用“结绳”来加强记忆,也就是指通过绳子上打结的大小、多少的不同,来记忆不同的含意,这样就可以代表不同的事件。古时候由于没有文字,就以结绳为约,如果事大,就会大结其绳,如果事小,就会小结其绳。这种利用结绳来表示不同的含意,就是古时候对于需要记忆的档案。通过对古时候“结绳”的分析,我们就可以清楚的看出,当时的人类就已经具备了记事、备忘、信守、凭证等档案雏形的基本意义,因此翻阅历史,就可以认定结绳就是古时候档案的雏形,这种结绳的形式就是原始的档案形式。但是,随着人类的发展,档案的一般意义已经发生了转变,它的含义是指人类社会在进入阶级社会之后,由于文字产生与应用,已经逐渐形成了相关的文件材料。因为社会生产力的不断发展,人类已经开始出现了自己私有的财产,这样也就出现了阶级分化。与此同时,由于文字的发明,这时就需要文字为社会生产与国家管理的需要,需要使文字作为沟通与保持的信息的工具,因此文字的利用得到了空前的发展。这时候,这些文字资料就开始成为当代所需要的档案了。由此可以看出,当代档案产生与文字的产生具有非常密切的联系,因此可以说档案是人类社会发展的必然产物。同时,档案的产生也是人类社会发展的需要,因此,档案管理与人类社会发展具有紧密的相关性。

二、档案的特点

档案的特点,显现在不同时期,档案都有着自己的独特特点,但对于档案的特点而言,大致可以概括为四个方面:第一个特点是档案资料的来源,具有一定的广泛性。在档案与其它文献之间的比较,档案的特点更加广泛性,它具有极具分散的意义。第二个特点是档案在形成上具条件性。我们知道档案是一些文件材料的综合体,它是通过有条件的转化而形成的,当然,有些档案并不都是有原始记录的档案。同时,档案又必须是已经办理完毕的工作过程,它对今后的工作具有一定查考价值的材料。第三个特点,做为档案载体,就应具有一定的多样性。档案在其物质载体的形式具是各种形式,需要不断演变。因此,不管是任何材料制成的档案,它只要符合一定的条件,都可以成为有参考价值的档案。第四个特点,最为档案必须在记录上具有较高的原始性。档案的原始性,就是档案特点中最明显的特点,它也体现出了作为档案的特征。档案所具有的原始记录性特点也是档案最为显著的区别所在。总之,在档案管理工作中,认清档案的特点,这是促进档案从业人员工作效率的前提。

三、档案管理的意义

档案管理,是指人事管理中所形成的记述与反映个人经历、德才等方面的情况,并按照相关规则要求给予整理、保管,成为后期查考的文件材料。在社会经济发展过程,档案管理可以有效性的针对每一种活动,可以对这些活动进行开展、记录与管理工作,也可以利用文字、图片、音像等材料,得到规范整理与档案建立,这些是对历史负责的表现,也是对工作有效地指导。因此档案管理是一项很重要的基础工作,也是个人经历与社会实践上的真实记录,档案记载了思想品德、业务能力与工作实绩的真实性反映,档案是客观地考察、了解、正确选拔干部的重要依据。同时,作为档案管理与服务中心,对于档案管理工作的有效与否,可以影响当地的政治、经济生活的发展。因此,重视档案管理工作有着举足轻重的作用,档案管理的有效性,可以直接或间接地影响单位及当地社会经济的发展。

四、提高档案管理的实效性

1.档案管理的网络化和信息化

随着网络时代的发展,档案管理要突破传统的纸质存储模式,这样就可以在管理上实现网络化、信息化。档案管理的信息化实现,必须是建立在计算机信息系统的有效开发与运用。由于计算机网络化的快速发展,可以有效解决在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击,这样就可以确保电子档案的安全。因此实现档案管理的网络化和信息化,就需要重视电子人才档案的真实性。这样就可以通过档案管理的真实性问题的实现,就能更好的、更便捷的促进人才的发展。

2.专业化的档案管理人员

现代化的档案管理设备更需要人来操作,也就是说人才档案工作信息化,必须是需要通过人的操作来实现。为此,人在档案管理的地位,应该始终是无法替代的。事实证明,任何管理工作如果需要顺利地完成,都需要强有力的合作团队,对于档案管理工作也同样如此。档案管理工作过程,涉及人员数量非常多,档案涉及事项范围非常广。因此,需要一批具有较高专业化的档案管理人员。只有这样,档案管理工作才能管好用好,为人类社会服务。

参考文献:

[1]沙蓉.档案管理中存在的问题及相应措施[J].科技信息.2010-09-05

[2]胡喜峰.浅谈事业单位财务管理中存在问题及相应对策[J].新经济.2013-10-15

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