电子档案管理存在的问题及对策研究

张瑜

[摘 要]现代信息技术给档案管理方式带来了创新，电子档案管理弥补了传统纸质档案管理的不足，具有极大的优点和广阔的发展潜力。但是电子档案管理是新兴事物，在发展过程中存在许多问题，本文就此展开分析，同时研究相应的对策。

[关键词]电子档案管理；存在问题；对策研究；信息安全

今天档案管理已经进入电子化和网络化时代，档案改变了纸质形态，转变为以磁、电、光等介质为载体的方式。电子档案的优点有：快速接收、归档信息，存储密度大、实现多种信息媒体一体化、方便统一管理、资源共享等。但同时电子档案管理信息容易被更改，数据容易丢失，存储介质材料易损，对计算机依赖较大。电子档案管理是未来档案管理的发展趋势，因此必须及时解决存在的问题，找出有效解决对策，提高电子档案管理的水平。

一、电子档案管理中存在的问题

与传统档案相比，电子档案出现的时间并不长，虽然其在储存空间占用相关信息处理效率等方面有很大优势，但在对其认识、利用中仍存在一些突出问题。

1.档案管理观念陈旧落后

很多单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，将档案工作与保管性工作混同，认为档案管理不会影响单位实质性发展。因此，他们对档案工作不能及时关注和更新，对新出现的电子档案管理方式缺乏正确认识。部分档案管理工作者的观念陈旧，没有及时调整管理思维，档案管理理念比较封闭，制约了电子档案的发展进程。

2.档案管理不规范

电子档案对计算机系统依赖性强，电子档案管理工作中规定了对重要系统、文件、数据信息进行定期备份，但是缺乏具体操作性规范。电子档案保存工作缺乏连续性和完整性，管理工作存在很多纰漏。目前的电子档案存储介质主要是光盘、移动硬盘和U盘等，没有进行备份数据档案登记管理，缺乏规范的放置措施，另外，计算机数据档案没有配套的避免拷贝技术，缺乏相应的检查机制。

3.忽视电子档案管理安全

档案管理工作者普遍忽视电子档案安全性，没有采取有效的安全防范措施。电子档案依赖于计算机系统，因此电子信息在收发、保存、归档的过程中存在病毒入侵、被盗、泄密、被伪造和篡改等风险。利用电子档案的过程也存在安全隐患，因为电子档案和纸质档案比，更容易被修改和覆盖，破坏电子档案的原稿。

二、电子档案管理改进对策

1.制定电子档案管理规范

电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。

2.统一电子档案管理软件

建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。

3.提高电子档案的保存质量

电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，对电子文件“物理生命”的保护一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备，及时更新电子档案的文件结构，加强电子档案的保管，确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒，控制网络中电子文件系统的安全，备份处理，异处保存，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”。

4.加强电子档案的安全

（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全性隐患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。

（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。

（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。

5.提高档案工作人员素质

信息化进程推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。

综上所述，档案管理工作者应准确把握时代脉搏，积极寻找电子档案管理的先进经验，提高自身管理水平，学习现代信息技术和网络技术，针对性的解决本单位电子档案管理中存在的问题，寻找积极有效的对策，促进电子档案管理走上一个新台阶，适应不断变化发展的社会需要。

参考文献：

[1]李卫育.推进城建档案馆数字化建设打造城市建设信息数据库[J].城建档案.2013（03）.

[2]李卫育.潮州古建筑的价值及其档案收集的紧迫性[J].城建档案.2012（02）.