档案管理工作保密的重要性

李玉滨

[摘 要]随着社会政治、经济、文化交流与合作的日益发展以及科学技术的不断进步，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。本文就如何迎难而上，增强法制意识，建立健全各项档案管理制度，既做好档案保密工作又能使档案更好地为经济和社会的发展提供服务进行探讨。

[关键词]档案保管；档案利用；保密

一、做好档案保管过程中的保密工作

1、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定保管

期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。

2、档案管理人员的职责。档案管理人员的职责，就是要

维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒防止档案的损坏，确保档案的安全。

3、档案涉密情况的变化。档案在保管过程中，其密级不

是一成不变的，而是随着时间的失衡和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

4、加强绝密档案的管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5、做好档案密级的调整工作。要贯彻落实《保密法》，广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定，要建立起法制的新秩序。

6、为适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一建立划定密期制度，以便届满自行解密；二建立调密通知制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。要加强涉密档案的科学管理，对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。

二、做好档案利用过程中的监督、保密工作

1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

2、队伍建设。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

3、监督措施。做好利用监督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

4、正确处理好档案保密与利用的关系。保守国家机密是每个

公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的职责。日常工作中档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端；大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限的利用会给党和国家及单位的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三、进一步做好档案开放中的保密工作

1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确的区分、判定档案的开放与控制使用范围。档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围，最终由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。过去许多档案馆，对其所保管的注有密级的档案，没有定期解密，影响了档案的开放利用。对划密档案进行解密工作，应当遵循保密法的有关规定，即：国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。

3、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：提高开放档案案卷的内在质量，建立健全档号，编制检索工具，准备好副本，对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

保守国家机密是每个档案人员应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责，因此，在档案管理工作为社会服务、为社会利用的同时，应当做好档案的保密工作。