绩效考核下的高校二级学院办公室管理

摘 要：二级学院办公室属的基层教学管理单位，是学院的综合管理机构， 起着连接内外、承上启下的桥梁和纽带作用， 正确认识办公室管理工作的重要性， 是做好办公室管理工作的前提和基础。二级学院办公室工作梳理学院办公室工作繁杂，类别性质相差较大。学院办公室工作根据服务对象不同，可分为院务日常工作、教学教务、党务工作，宣传工作，公会协调，以及部分文秘，同时还要承担学院的综合管理、后勤服务、信息管理等方面的工作。因此， 辅助性在某种程度上来讲也就是服务性， 也即为教学服务。因此， 做好办公室工作要有协调和服务意识。

关键词：管理 绩效 服务

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-1578（2015）10-0049-02

高校一般实行三级管理，二级学院办公室属的基层教学管理单位，承担着教学、科研、学生管理、教辅工作、行政管理等各项任务，是学院的综合管理机构， 起着连接内外、承上启下的桥梁和纽带作用， 正确认识办公室管理工作的重要性， 是做好办公室管理工作的前提和基础。在绩效考核体系下，做好办公室管理的关键节点，提高运作效率，就显得特别重要。

1 二级学院办公室工作梳理

学院办公室工作繁杂，类别性质相差较大。学院办公室工作根据服务对象不同，可分为院务日常工作、教学教务、党务工作，宣传工作，公会协调，以及部分文秘，同时还要承担学院的综合管理、后勤服务、信息管理等方面的工作[1]。

院务日常工作是学院工作的中心，围绕学院日常例会，协调会等。及时督促、协调、完成会后各种安排及相关延伸工作，并及时给相关领导回馈。以便领导随时了解工作进展并根据进展做出适当调整安排，并根据情况给出自己的建议，要做好院系领导的参谋和助手。

教学教务日常工作归教务办处理，对部分学科建设、学院人事安排需要在学院协调下进行。同时还要承担学校各职能部门布置和延伸下来的工作行政管理、科研服务、职称评审、宣传统战、人事管理、处室管理、档案管理、计划财务、资产管理、国际合作、后勤保障、社会服务、校友联络、公共事务、人武保卫等工作。这些工作占用了学院办公室60%以上的时间，主要收集并初步加工各种基础信息。各种任务的叠加与交叉，使大家疲于应付，需要对事情有清楚的认识，分清轻重缓急，统筹安排，使各项工作有条不紊地向前推进，随时了解事情进展，时刻准备应急方案。

随着学校对行政办公人员的精简，招生人数不断增加，二级学院办公室工作越来越繁重，必须建立科学的工作流程和方法，才能工号的传递信息、协调关系、辅佐领导决策的参谋助手作用。

2 二级学院工作策略

2.1强化协调服务意识

增强并强化为广大老师学生服务意识服务。从江泽民同志在1990 年全国党委秘书长座谈会上的谈话到的十七大报告提出：“要坚持用制度管权、管事、管人，建立健全决策权、执行权、监督权，既相互制约又相互协调的权力结构和运行机制。”无不在强调为大众服务思想。在学校这个特殊的机构，也就是要辅助好老师的“教”和学生的“学”。因此，辅助性在某种程度上来讲也就是服务性，也即为教学服务。因此，做好办公室工作要有协调和服务意识。

在长期的学院办公室工作中容易形成办事惰性，突出表现在：①照章办事， 无创造性。严格恪守规章，对具体情况不加分析，盲从制度，对一些可以协调解决的工作，无法创造性解决，造成事情不能顺利完成，并带来诟病；②被动服务。对本职工作不熟悉，或者对工作前瞻性不够，陷入被动服务，如新进教工人员的信息收集，在入职后一系列报到及相关职能部门相应的准备工作，最好一次性通知到位，避免重复服务，重复工作。③陷入事务圈子。由于缺乏统筹安排，工作陷入日常事务工作中，身心疲惫，无法抽身。

因此，对服务工作也要讲究科学性，创造性，才能更好服务大众，同时也会给自己带来成就感。

2.2规范工作流程建设

在对学院办公室工作的梳理基础上，可针对具体重大或日常性工作可进行流程建设[2]。办公室工作既然是服务工作，和其他服务工作既有相通的地方又有特殊之处。可以通过工作手册，减轻工作强度，优化工作流程，提高服务水平等优点[3]。

业务流程管理[4]（Business Proceed Management，BPM）模式是将现有的企业管理模式从以职能划分的金字塔型的层级管理模式转变为以流程导向式的扁平化型的网络型组织管理模式。这种管理模式从学院办公室工作要求和服务对象需求的角度出发，以极大提高二级学院办公室工作质量、效率和满意度为最终目标的管理、控制模式。而目前工作分散、随意正是学院办公室工作质量和效率产生问题的根源，只有把全部流程当作整体对待并进行全程的管理，才能大幅度提高业绩。更加注重流程过程，而不单单是工作分工；注重结果，以满意度为杠杆进行调整；注重效率，以单位时间为计量单位，杜绝拖拉，推诿；注重连续性，针对每次工作的结果不断进行预案和调整，每一次结果都会有提高；注重信息科技利用，可以通过现代通讯技术，及时、快捷地把信息准确传达。

2.3工作的延伸和预判

二级学院办公室还可以根据每年工作的安排，对一些年度，季度甚至是每月的常规工作做预先的安排，针对具体的情况作出预判，并根据预判结果进行适当调整。这个过程充分体现工作的主动性，做到想别人所想，做别认未做。

例如，学院年度的考核，体检、年度例会以及节日等，都可以做相应工作的延伸和预判预案。做到胸有成竹，才不会临阵匆忙准备。

2.4营造良好氛围，提高工作积极性

所有工作需要人来完成，事情做的好坏也有人来决定，良好的工作氛围，不但可以提高工作效率，还可以提高大家的工作积极性。在工作中注重老带新，树立榜样，领导要以身作则。做好学院办公室工作，要讲团结，相互支持，相互帮助，相互谅解，努力加强团队建设，充分发挥出整体效能。

在工作中，注重团队协作的同时也要注意培养好每个工作人员。通过学习、岗前培训和在岗培训等，加强理论修养，提高业务素质和各方面素质，拓宽知识面，不断加强办公室行政人员整体素质。

2.5提倡创造性工作，拓宽发展途径

在工作中提倡创造性，让平凡的工作不再平凡，普通的岗位更显重要，突出个人价值体现，在工作中得到满足感。针对办公室个人特点，因才培养。“人尽其才，各尽所能”不同的人才有不同的能量； 不同的工作岗位要有相适应能量的人才能胜任。

总之，在二级学院办公室工作繁杂，头绪众多，需要更多的创造性，利用现代通讯技术，及时完成上传下达，把信息准确传达到每个人，提高服务质量和服务效率。

参考文献：

[1]张祎星.论新形势下高校二级学院办公室工作优化策略[J].浙江海洋学院学报：人文科学版，2008，25（2）：138-141.

[2]刘宇.高校教育教学服务系统的特性与工作流程分析[J].北京机械工业学院学报，2001，16（3）： 69-72.

[3]黄若燕.浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提高[J]. 科技信息，2007（8）：170-171.

[4]李明子.现代管理的新理念——流程管理[J].中华护理杂志， 2005，40（12）：956-958.

作者简介：杨挺（1980年-），男，成都大学基础医学与护理学院七级职员，硕士，研究方向：高等教育管理。