ERP在企业采购管理中的应用

罗伟

摘 要：时代发展促使信息技术逐步进入人们视野，国内大多数企业开始意识到传统采购方式与新技术结合的便利，ERP系统作为一项备受关注的“宠儿”进入商界，在准确把握企业、客户、供应商三者之间关系的基础上满足其实际需求，将企业成本最低化和经营效益最大化。ERP系统应用具备独立的管理思想，可最大限度优化企业资源配置。为此，本文通过对ERP系统与采购管理集成的概述，就ERP采购管理系统的设计与应用效益进行分析，最后提出企业应用此系统相应的准备工作。

关键词：ERP系统；企业采购；运行管理

一、前言

随着ERP系统应用在我国企业采购管理中拓展应用，上世纪九十年代到如今的发展期肯定存在诸多需实践检验的地方，ERP系统作为企业采购管理的支柱也必将会更加完善。因此，对ERP系统在我国企业采购管理中应用的探讨意义重大。

二、ERP系统与采购管理的集成

ERP系统基于整体角度去统筹企业事务发展，相对于企业整体业务流程进行考虑，并把企业内部管理逐步拓展到外部，最终实现企业整条运行产业链的集成运算管理效果，ERP系统在企业内部与各个子系统的集成可对资金物流与众多信息情况进行深入分析，留给企业采购人员更多的思考时间，不仅如此，企业在实际系统集成采购运行管理过程中，对产业链之外的信息也会进行涉及，最终在技术信息的支撑下集成化操作来保持客户持续的稳定性。总体来说，企业采购管理工作质量发生根本性的变化，从侧面说明了企业应用ERP系统集成化管理的效果与正确性，具体表现在以下两方面：

1.企业内部集成

ERP系统的主要功能便是通过现代集成运算统筹各部门发展，位于企业采购管理初始位置，是企业管理的核心要点。细化的信息共享程度更高，对企业采购完成的质量大有裨益。ERP还对在职工作人员的工作方式有巨大影响，二次创造使其涉及的范围得以拓展，应用效果也更加强烈。唯有不断创新，企业经营效益有机会逐步提升，采购方式的创新是首要前提，融合信息和工序流程的程度加强，ERP系统集成得以充分彰显才是关键。当前，科技信息迅速发展，企业资源优化配置都必须依靠科技核心技术完成，计算机作为ERP系统应用中必须要通过的媒介，注定所有的集成效果展示都必须建立在大数据形式上进行，由此可见，操作过程中对数据采集程度的准确与全面程度十分关键。由此可见，一套准确完整的数据统筹体系与科学合理的决策制度对提升企业经营管理效率至关重要。

2.企业外部集成

只有对社会竞争形态进行准确分析，才能比对出供应商发货时间与速度存在的优劣之处，这也是企业资源重组过程的重要因子。ERP系统明显改善了传统企业在采购阶段存在的种种弊端，流程工序的减少会带来资金富余，物流及信息等工作环节资金投入量增加，从侧面提升了企业经营效益。冗杂工序被一键化，企业对突发情况的临时处理能力随之加强。因此，ERP系统成为当之无愧的现代信息技术结晶，企业和供应商的关系更为密切，并在激烈的市场竞争中抽离资金拓展项目类型，工作效率提升，社会效应和企业效应得以进一步推广。ERP系统在企业内部集成的本质是各部门信息融合贯通，采购总体质量得以提升，而企业和供应商之间的权重也划分在外部集成范围内，有利于建立长期稳定合作关系，对企业采购效益与集成管理思想的落实大有裨益。

三、ERP采购管理系统设计

企业采购本身就充满了各种复杂性，许多企业管理者会因为企业内部事务的牵绊，对企业正常运行造成影响，比如对应用材料的选购及供货速度，价位及时间并未经过确认，供应商与市场契合度也没经过仔细分析，稳定的双向合作关系自然很难树立。ERP系统的研发与逐步被企业应用为其内部管理带来转机，企业整体运行机制更为系统化，企业采购工作更为明了化，详见如下：

1.设立供应商

对供应商的挑选是企业管理者要直面的问题，ERP系统自动会对各级供应商设计系统化的信息档案，并酌情根据管理者设定要求灵活进行删减，内容包括方式，价位及时间，供应商注册审核及实地考察等环节，系统在订单处理过程中，首先会有供应商删选模块运行，读取完成由操作者手动确认。由此可见，供应商的信用值是ERP采购管理的一项重要指标。

2.制定采购单

ERP系统需要把采购数量，运输方式，周期库存等一并考虑进去，系统自动生成占据主导，操作辅助系统进行采购单要求认定需适当调整，例如有些采购材料比较稀缺或供货紧张，就需要提前几个月联系下单。与此同时，因为生产周期较长，可能会出现与预先生产进度不一样的状况。因此，这类采购单的制定需公司多部门人员协商而定，最终协商而定具体数量与交货时间。

3.删选供应商

次系统程序设置是材料供应商的必经之路，系统展现的资料删选会为实际采购人员提供一手参考，然后综合采购人员设置的交货时间地点，方式价位及数量等因素作为综合评定展现，最终确立专项供货商。

对于新进入预选系统的供货资源要严格进行审定，只有实地考察和产品质量检测合格的才能被系统收录。

4.款项意见下发

采购订单一旦被获取认同，系统会根据实际需求和一般情况为企业自动呈现符合经济规律的资金止支配计划，并进行很好的后期维护，最终经过财务部门对生产采购销售等报表情况的具体分析，给采购部下款项相关事宜。

5.订单下发

在对采购前期数量，运输方式等条件进行综合考量后，以物料合并方式对企业采购单进行读取，工作人员核实过后打印输出，供应商最后获取。与此同时，也可利用互联网提供的专项交易平台进行求购信息发布，对出现的额外供应商要及时进行商量。

6.及时反馈订单生产信息

采购工作人员对生产过程中出现的意外情况，要尽可能给予帮助，产品采购交工，订单跟踪催促，质量与生产周期等都是需要着重去实时记录，尽可能的避免一切突发情况。

7.查收货物

工作人员对上交的产品与下发的供应商信息都要进行仔细比对，并以最快速度收进企业收货单。与此同时，也可充分发挥ERP系统集成特点，在获取管理员的认证后，对出现的交货延期现象予以控制。

8.采购单核算

对货物验收工作完成后，采购与财务部门要及时进行信息交换，严格按照企业采购清单进行结算，对每笔采购成本要尽快准确整理上报。

9.采购单结账

采购单结账就是指企业在收货验收工作正式结束后，开始执行的结账工序，系统会自动依据设置形式采用分期付款，必要时也会有强制性结账现象出现。

10.系统后期防护

ERP系统中包含了多个子系统模块，子系统后期维护工作也同样在企业管理中发挥着重要作用，主要分为企业采购原料供应商、周期及负责人等细化信息，对这类信息的防护是保证安全性的前提。

四、ERP采购子系统应用效益

1.在督促供应商方面，从原先百分之五十降低到当下百分之十二，清点库存工作量得以缓解，采购速度获得空前提升。

2.ERP系统应用后的清单清晰展现了企业各部分实际运行状况，货物验收与录入更加迅速便捷，传统数据查询工作量得以简化，流程效益的增加是企业整体效益提升的重要推动力。

3.各部分信息中转流程缩减，信息共享程度加深及便捷程度，使得文件更加直观，企业采购运转效率大幅度提升，处理信息的速度改变。

4.企业管理投入采购的人力减少，同样的精力就可用于员工素质拓展培训方面，优秀材料供应商被发现的几率更大，业务员素质更高，企业服务提升，基础管理工作得以改善。

5.ERP系统的应用，一般会使企业人员采购时间成本达到百分之三十六，采购成本缩减百分之五，ERP系统的应用也从间接表明企业员工素质的提升，素质是服务的核心点，服务是企业形象的关键，企业形象是企业效益的有效推动力。

当代市场运行的一般规律要求企业不断以最快速度实现创新，如此才能继续生存，不断优化自身资源与社会资源也是市场竞争的必然结果。ERP系统经过十几年优化实践，其功能和应用逐步走向完善，在我国企业中发挥的作用也越来越明显。随着企业多元化发展路线加强，ERP系统也需不断优化自身功能，企业管理者对其要求的加大使其局限性暴露，现代信息技术的飞速发展要求ERP尽快实现自我突破，与多元化系统的深层次融合，以更好满足企业需求是今后系统改进优化的必然趋势。

五、为ERP系统应用做好四个准备

1.思想工作要准备好

企业高层领导要时刻保持大局观，从根本上认清ERP系统为企业带来的种种改变，细化到产入产出、施工成本目标及周期等，明确企业在此系统应用初始阶段和真正运行阶段存在的不同及新旧版本升级带来的种种麻烦，在系统维护过程中要更加看重工作人员的实践经验，对出现的不可抗拒因素要尽量避免。所以，企业采购管理过程中对ERP系统的实施除了精准定位外，还要为其系统转化工作做好思想准备。

2.技术工作要准备好

对全体员工形成综合的素质培训脉络，设立专门的小组对特定任务准确完成，做好网络规划及各部门信息统筹工作，并可进一步考虑设置网管中心，以便对整体安全与企业管理进行管控。

3.资金工作要准备好

ERP只是企业管理者在企业改造过程中的重要一环，并非包含全部改造，先进技术的引用要位居其次。上市企业对于资金使用状况要及时报备汇总，避免出现公款借用现象。对于资金的准备工作，主要包括硬件资金、场地及培训资金、顾问及软件资金等。

4.物资工作要准备好

物资工作的预先准备也很重要，需根据实际生产布局图来安排，光缆光纤使用量直接关系着企业改造成本，场地管线处理的安全性是前提，旧设备的处理是重点。在保证安全的前提下可对有价值设备继续使用，降低生产布局成本，扩大经济效益。企业管理阶层对外界环境的认识要保持清醒，外界市场动态变化的掌握程度直接关系到企业效益，外在环境变化与企业经营战略变化息息相关，外部市场环境存在的敌意也会根据企业战略的变化不断进行自我协调。由此可知，企业在不同阶段采取的战略与外在环境匹配程度将直接影响经营效益，战略性的适应至关重要，企业在经营结构中要始终保持适度匹配，就绪依据大数据制度采购策略，可大幅度减少企业外部恶劣环境带来的冲击。

六、结语

综上所述，ERP系统应用需多综合企业设计建设状况，企业不同阶段的发展目标需在有资金保障前提下进行，以免形成经营危机。一般控制在三年左右较好，实际应用实践一般控制在两年左右较好，第三年是系统调整和尝试运行期，与运行细则时刻对比，找出差距并尽快着手协商处理。众所周知，ERP系统在企业后期维护费用昂贵，无必要情况则可省去专家团队的驻场指导，对出现的小问题成立专门研究小组，统筹各部门信息进行改进。对系统中数据的安全和意外情况下数据恢复等情况要形成明确责任追究制，以保证企业稳定高效运行。随着ERP系统应用在我国企业采购管理中的进一步普及，上世纪九十年代到如今的发展期肯定存在诸多需实践检验的地方，随着科技和信息技术的日益改进，ERP系统作为企业采购管理的支柱也必将会更加完善。

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