高校全面预算管理系统的设计与实现

邱均成，何 涛

（西南石油大学 财务处，成都 610500）

高校全面预算管理系统的设计与实现

邱均成，何 涛

（西南石油大学 财务处，成都 610500）

在当今信息时代，高校实施全面预算管理系统，实现科学、高效的预算管理具有重要现实意义。本文分析当前高校预算管理存在的主要问题，阐述财务信息化对高校预算管理的影响，提出高校全面预算管理系统角色分工设计、运作流程设计、执行控制设计、功能模块设计以及系统关联设计等顶层设计方案，并探讨实施全面预算管理系统需注意的问题。

高校；全面预算；财务信息化

“凡事预则立，不预则废”，预算管理是高校财务管理的重要组成部分。如何搞好高校预算管理系统的顶层设计，实现科学管理，发挥预算指挥棒作用，是当前高校全面预算管理工作面临的主要问题。国家新预算法、高等学校新财务制度、新会计制度的颁布，对高校预算管理提出了新的、更高的要求。全面预算管理已成为我国高校财务工作不可或缺的重要管理模式。在信息技术日新月异的今天，在现代信息财务体制下充分利用预算管理信息化系统，有效实施高校全面预算管理，具有重要的现实意义。

1　当前高校预算管理存在的主要问题

我国高校预算管理存在诸多问题，具体分析如下。

1.1预算管理技术手段比较落后，信息化程度很低

目前，大多数高校预算管理仍采用传统的手工管理模式。虽然许多高校运用计算机辅助管理，但计算机仅用于做一些简单的电子表格，以方便数据计算、表格填报，实际上是手工管理的翻版。预算信息的采集、传输、反馈，预算执行的考核等均未实现信息化管理，造成预算管理工作量巨大、效率低下。

1.2缺乏有效的预算管理分工和互动机制

由于信息化程度低，高校各级责任人、各级预算责任单位不能有效参与预算管理，预算管理的内部控制机制缺失。这主要体现在编报环节、执行环节中，由于信息互动、反馈机制不健全，很多基础工作由财务部门代劳，从根本上造成预算编报脱离实际、执行不畅。

1.3预算编制方法不科学

毫无疑问，信息技术手段的落后必然造成巨大的预算编制工作量，也使预算管理者无法采用科学的预算编制方法。目前各高校多采用增量预算编制方法，而不能采用零基预算、滚动预算等先进的预算编制方法，很大原因在于落后的手工编报方法根本无法完成科学预算所需要的巨大工作量。

1.4预算执行及预算控制乏术

很多高校没有科学有效的预算控制方法。部分学校主要依靠录入预算项目、科目控制数来达到预算执行控制。这种控制方法单一、呆板，遇到预算调整、变动或指标互转时，预算管理人员所进行的操作缺乏严格的内部控制机制，极易出现预算管理混乱现象。

1.5预算监督和执行缺乏科学的考核方法

受技术水平限制，许多高校没有完善的预算考核体系。多数高校仅依靠人工统计预算执行情况，不仅工作量大，而且统计项目也不可能达到精细化管理要求。同时，由于主要依靠人工完成预算执行情况分析，考核效率也比较低，不能实现实时统计。

2　财务管理信息化对高校预算管理的影响

在当今信息时代，财务管理信息化已成为一股势不可挡的新浪潮，从内涵和外延各方面影响着高校预算管理。

第一，财务管理信息化改变了高校预算管理的流程，使高校实施以流程管理为核心的全面预算管理成为可能。财务信息化使过去必须手工采集、手工传递、面对面交互的信息跨越时间、地域限制，实时交换反馈，实现预算申报、批复、下拨、执行及考核等全面流程化管理。同时，预算申报的流程也更多样化，校级财务可根据不同的收入、支出申报要求，分别设置由部门申报、职能部门申报或审核等多种不同的申报流程。

第二，财务管理信息化加强了预算管理多主体参与、相互牵制的内部控制监督机制。财务信息化使校级领导、财务处预算管理员、经费主管部门预算管理员、各二级部门预算申报员等各主体实时参与预算管理活动，改变了以往各个预算责任主体，在预算管理活动中交流不畅，预算编报、执行由主管部门或者财务部门代劳的现象，使编报、执行更贴近于预算执行单位，更贴近于实际。

第三，财务管理信息化促使预算编制方式更多样化。预算编制可选择填写详细测算依据进行汇总填报，也可根据基础数据进行自动测算填报。例如本专科生学费收入、学院本专科生业务经费支出都可根据本专科学生人数进行自动测算。

第四，财务管理信息化促使预算执行更加灵活化。信息化使预算申报到执行的整个过程既可以是一个大项目，也可以先用一个大项目申报预算，实际使用时再将其拆分成不同的小项目下达、执行，在考核、统计执行情况时，可按小项目执行分析，也可按整体大项目合并执行分析。这极大地增强了预算执行分析的灵活性和实效性。同时，信息化也促使预算支出项目库管理成为可能。

第五，财务管理信息化促进了高校各个系统紧密关联和融合，发挥了整体规模效应。全面预算系统可将预算下拨数直接转化成账务处理系统的凭证，同时账务处理系统中的项目实际发生数又可直接引入预算管理系统中，自动生成项目执行数，实现预算申报、下拨、执行的全面分析和监控。此外，学校工资管理系统、收费管理系统、人事系统、国有资产管理系统以及科研管理系统等都能为全面预算提供预算编报数据，实现信息共享。

3　高校全面预算管理系统的顶层设计

高校全面预算管理系统的顶层设计主要包括系统关联设计、角色分工设计、运作流程设计、执行控制设计、功能模块设计5个部分。

3.1系统关联设计

即高校全面预算管理系统与其他业务系统的互动和关联，具体设计如图1。

图1　系统关联设计

由图1可知，全面预算管理系统处于中心地位，它从学生收费系统、工资系统等系统获取基础库信息，从人事、国资、科研及其他相关系统获取项目库信息，最终生成各类预算模板，完成预算编制和下拨工作。由此可以看出，实施全面预算管理，需要建立与高校其他系统的接口，实现数据共享和各职能部门系统的联动。

3.2角色分工设计

系统用户根据职能及内部控制需要，可分为财务预算管理员、主管部门预算管理员及二级单位预算员3类。

3.2.1财务预算管理员

主要职能如下。

（1）预算申报前期初始化设置。包括进行用户角色及权限设置，系统基本运行参数定义、收入预算设置、支出预算设置、收支审核流程及填报模式设置等。

（2）预算编制期各类编报工作。包括编制“一下”预算控制数、预算草案表、预算讨论稿、“二下”预算批复数以及定稿的预算总表。

（3）预算下拨工作。包括下拨预算，在账务处理系统生成预算拨款凭证；将“二上”预算模板转入账务系统；将账务系统项目发生数生成预算系统项目执行数；监督预算执行进度，编制预算执行考核表。

3.2.2主管部门预算管理员

主要职能：根据部门职责，归口管理学校某项经费或事务。审核或申报各类归口专项经费，拆分或划拨归口管理经费。例如，助学金由学工部门归口申报、审核、管理和分拨，人才引进费专项由人事部门负责申报、管理等。

3.2.3二级部门预算员

即学校各二级预算单位（学院、部、处、室等）指定的预算申报或联络员。该类人员是基层预算管理员，负责本部门预算申报。在“一上”预算申报时，申报本单位收支，“二上”时申报本单位支出预算模板。该模板最后将转入账务处理系统，主要为经济科目预算。

各高校根据业务需要还可以设定更为细化的人员角色，例如设置二级部门审核员等。规模较小的学校也可不设主管部门预算管理员，直接由二级部门预算员编报。

3.3系统流程设计

3.3.1运作流程

根据全面预算管理的要求，系统流程应涵盖预算管理的全过程，主要包括以下步骤。

（1）系统初始化。初始化工作主要由财务预算管理员完成。主要包括基础库设置、建立预算收支体系、设置编报审核流程等。

（2）“一上”预算申报。主要由主管部门预算管理员、二级部门预算管理员完成。包括基础数据申报、收入预算申报、支出预算申报及主管部门审核等。

（3）“一下”预算控制数。即财务预算管理员编制“一下”控制数。

（4）“二上”预算申报。主要由主管部门预算管理员、二级部门预算管理员完成。即根据“一下”控制数，填报项目明细预算模板，并审核提交。

（5）“二下”预算批复。由财务预算管理员完成。确定最终预算批复数。

（6）预算下拨。由财务预算管理员完成。主要是下拨预算，生成预算凭证和项目预算模板，并转入账务处理系统。

（7）预算执行分析。由各类人员角色完成。财务预算管理员查询各部门、项目预算执行情况，跟踪预算执行进度。主管部门预算管理员、二级部门预算员查询本部门或归口管理项目的预算执行情况，跟踪预算执行进度。

（8）预算报表编制。主要由财务预算管理员完成。编制各种预决算报表，包括预算草案、预算执行进度表等。具体运作流程如图2所示。

图2　系统运作流程

3.3.2预算申报流程

预算申报流程如图3所示。

3.4预算控制设计

在预算执行控制中，很多高校预算控制与会计核算相脱节，预算调整不留痕迹，缺乏必要的内控机制。实践证明，使用预算科目、预算模板可有效实现预算项目总额和分项双重灵活控制，增加预算考核的实效性。

3.4.1预算科目设计

根据新会计制度，结合高校预算管理的实际情况，可设置预算科目如下。

（1）预算收入。该科目用于核算全校内部各类预算经费拨款。借方反映拨出预算指标数，贷方反映年末冲销数。该科目年末无余额。

（2）预算分配。该科目用于核算校内各部门（项目）预算经费分配情况。可分以下两个明细科目核算。①预算经费分配。主要用于核算学校分配给各部门（项目）的预算经费。科目贷方反映各部门（项目）预算经费拨款数，借方反映各部门（项目）年末经费核销数。该科目年末无余额。②预算指标结转。主要用于核算各部门（项目）之间的预算经费指标转账与结算。科目贷方反映各部门（项目）转入的预算指标，借方反映各部门（项目）转出的指标。该科目年末无余额。

（3）预算结余。该科目用于核算学校各部门（项目）预算指标年末结余。可分以下两个明细科目核算。①预算总结余。主要用于核算学校预算经费的各项结余数。科目借方反映预算总结余数。期末余额在借方，反映历年的内部预算经费结余。②预算项目结余。主要用于核算各部门（项目）预算经费结转下年使用的指标。科目贷方反映预算项目结余数，年末余额在贷方，反映历年的预算项目结余数。

图3　预算申报流程

以上3个科目及其明细科目的使用，动态完成了预算控制指标的下拨、调整及互转，使预算控制与会计核算融为一体，更加灵活、更有效率。

3.4.2预算模板设计

在全面预算管理系统中，预算模板由二级单位自主设计并申报。二级单位可将本单位预算控制数细分到各预算经济科目中，并自动在账务系统中生成，从而实现预算项目余额控制和经济科目控制融为一体，使预算控制更为精细化、也更贴近实际。

3.5功能模块设计

全面预算管理系统的主要功能模块设计如下。

（1）系统设置。由财务预算管理员操作完成。主要功能有：基础数据表定义、收入预算设置、支出预算设置、系统参数设置、用户权限设置以及首页通知发布等。

（2）基础数据申报。主要功能有：二级单位基础数据的导入、查看、提交；基础数据审核等。

（3）收入预算申报。主要功能包括收入预算申报、审核等。

（4）支出预算申报。主要包括项目库预算申报、支出项目审核、“二上”项目申报、主从项目管理等。

以上2—4项功能主要由主管部门预算管理员及二级单位预算员完成，涉及财务审核的，财务还要进行审核。

（5）项目拨款管理。该模块主要由财务预算管理员使用。包括财务拨款管理、财务拨款审核、新项目管理等。项目拨款凭证处理主要在账务处理系统里进行。

（6）预算查询统计。主要功能包括支出项目库总体查询、按部门查询、按分类查询；收入预算项目总体查询、分部门查询；所有项目综合查询。在支出项目库查询中还提供项目概况、绩效目标、测算依据明细、项目执行情况、从项目执行情况以及审核意见等多种查询。

各类预决算报表编报、预算执行情况分析和预算草案编报等功能主要在账务处理系统完成。

4　高校实施全面预算管理系统需注意的问题

虽然全面预算管理系统具有先进性，但作为一项系统工程，在高校全面实施，有相当的难度，因此必须注重实施策略。

4.1全面深入地研究系统是顺利实施的前提和基础

要实现全面预算管理，必须建立在对系统的全面掌握上。系统收支结构的建立和实施需要站在一个宏观的高度，因此，如果对系统没有整体、深入地把握，就无法体现预算信息化的优越性，甚至因为系统总体设计不合理而导致系统实施失败。

4.2稳步推进是成功实施全面预算的重要手段

实施全面预算系统牵涉的收入、支出涵盖了学校的所有收支项目。实施这项系统工程，需要稳步推进，不可能一蹴而就。可先拿几个典型单位做试点，在深入研究试点结果的基础上逐步推广，避免马上全面实施遭遇巨大困难。

4.3加强系统宣传和培训是实施成功的关键

全面预算系统使用人员众多，涉及面很宽。学校各部门对该系统了解的深度直接关系到系统能否顺畅实施。学校应当对各二级单位的预算经费管理（联络）员、预算项目负责人进行重点培训，使他们能够熟练完成申报、查询、自评考核等工作，这不仅有利于系统的实施，也将会有助于学校预算项目经费的执行。

4.4促进预算系统与其他系统间的信息共享和联动是系统实施成功的重要保障

全面预算系统不是一个孤立的系统，它与其他财务系统乃至校内各相关系统都很大联系。建立预算系统与其他系统的接口，不仅可以提高运行效率，也可以实现信息共享，促进全校信息化建设。要顺利实施，还必须认真研究预算系统与账务系统等各个系统的关联机制，使其他系统共同配合预算系统实现科学管理。

总之，全面预算管理系统实现了高校预算管理信息化、流程化，使预算管理更高效、更方便、更快捷。高校应结合本校实际情况，认真做好系统顶层设计，扎实推进、稳步实施，促使预算管理工作迈上新的台阶。

主要参考文献

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［5］尹玉善.电力企业信息化条件下的全面预算管理研究［J］.当代会计，2014（9）：46-47.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.025

F232

A

1673-0194（2015）16-0038-01

2015-06-11

中国教育会计学会课题（2014-1-1）。

邱均成（1972-），男，四川自贡人，高级会计师，硕士，主要研究方向：财务管理、预算管理、财务信息化；何涛（1973-），男，四川南充人，高级会计师，本科，主要研究方向：财务管理、预算管理。