工程设计档案的重要性及管理对策

吴珊　王敏

【摘要】工程设计档案较一般的文档，具有自身的特点，在工程建设等领域具有十分重要的意义，本文针对工程设计档案的特点及重要性做了细致分析，同时提出了加强工程设计档案管理的对策。

【关键词】工程设计档案，档案管理，管理对策

随着国家经济的发展，我国的工程建设也在蓬勃发展中，在工程建设中会形成各种类型的工程设计档案，这些档案贯穿工程建设的全过程，在工程施工、竣工验收、后期运营、维护以及新工程借鉴等都具有十分重要的现实意义。因此，工程设计档案对国家建设有十分重要的意义，加强工程设计档案管理也势在必行。

1 工程設计档案的内容

1.1 任务内容及技术标准

（1） 任务书、协议书、合同书、上级批文。

（2） 任务有关的文件、原始资料和依据，建设单位提出的对建设项目的详细要求。

（3） 会议纪要。

1.1.2 原始调查、测绘、分析、试验资料

（1） 规划、勘察设计进行中所产生的观测、试验、化验、计算、调查等成果汇总的图表、文字说明及报告。

（2） 外委及向有关单位收集的调查资料、各种比例的地形图、地质图、控制点成果表、水文地质、地震、气象、经济等成果资料。

（3） 与工程相关的工程照片、底片及摄像带等。

（4） 为编制工程概预算提供的调查有关的资料汇总。

1.1.3 规划、勘察设计成果

（1） 工程调查报告、规划报告、地勘报告、测绘成果及文字说明。

（2） 工程项目建议书、工程项目可行性研究报告等。

（3） 初步设计文件、施工图设计文件及各阶段补充、修改、变更设计及其附件。

2 工程设计档案的特点

2.1 组成的成套性

一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计依据材料、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。

2.2 形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，在设计程序中有明确具体的规定。

2.3 内容的专业性

一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。

2.4 使用的通用性

设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是全新的设计，这首先是设计工作性质所决定的客观要求，也是设计再生产的前提条件。工程设计的图纸文件除了用于某一特点的工程建设项目外，还用于本单位其他工程项目的设计工作中，或外单位生产建设做参考和借鉴，套用其中的一部分甚至全部图纸文件，这样大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，提高了工程效益，这同时也为工程设计档案的保密工作提出了更高的要求。

2.5 数量浩大

工程建设产品本身具有整体性的特点，不仅造型庞大、结构复杂、内容繁多，而且由一个个单件生产的项目衔接的固定资产体系。它们千差万别，各自有它独特的结构、形式和要求，并相应形成多种多样单独的设计图纸文件。因而设计单位在设计技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。

2.6 巨大的经济效益

设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。工程设计档案具有巨大的经济效益，首先它是为某具体工程项目提供设计图纸文件，作为施工必要条件，其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。因此在工程设计档案管理中，需加强档案保密性工作。

3 工程设计档案的重要性

3.1 是工程建设项目的有机组成部分

建设工程项目中，设计档案是最重要组成部分，项目的调查报告、工程建议书、可行性研究报告、施工图设计成果等，都是工程项目不可或缺的成分。工程设计档案贯穿着工程建设的全过程，是工程建设项目的必需品。

3.1.1 在控制工程质量方面的作用

工程设计档案在工程质量控制中的重要性，体现在以下两个方面：

（1） 工程设计档案在施工过程中，是施工单位参照执行的标准，同时也是建设单位、监理单位控制工程质量的标准；

（2） 工程设计档案在工程竣工验收过程中，是对工程质量进行验收参照的标准。

3.1.2 在养护维修中的作用

工程设计档案在工程后期使用过程中发挥着重要作用，工程设计档案中的设计标准是工程使用过程中不能超越的界限；同时在后期的养护维修过程中，都需参阅原设计图纸，在原设计的基础上提出合理的养护维修措施。

3.1.3 在工程重建、改扩建中的作用

因自然灾害、或在后期需提高工程设计等级（改扩建工程），需查阅原工程设计档案。原设计档案可提供一些通用的技术资料，如地勘资料等；同时原设计档案在灾害调查、改扩建工程参考中也具有重要作用。

3.1.4 在科研项目中的作用

正是由于工程设计档案的通用性、专业性以及巨大的经济效益，工程设计档案在科研项目中体现自身的作用。科研项目往往会有具体的工程实例，便离不开工程设计档案；同时工程行业的新技术，一般是在对已有工程项目的总结、创新，在此过程中需要参考大量的工程设计档案。

4 工程设计档案管理对策

4.1 建立档案管理体系，编写档案管理细则

档案管理体系是由档案标准（指档案的企业标准）、档案行政管理规章和企业各职能部门中与档案管理相关的岗位职责条款这三个部分有机地结合在一起而形成的，其中档案标准是整个体系的骨干，档案行政管理规章和职能部门岗位职责是与其互相配合，相辅相成的统一体。

建立科学、合理、适用和操作性强的工程设计档案管理体系，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档等提出具体要求。使档案工作做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标，保证档案管理工作的顺利开展。

编写工程设计档案管理办法，使档案管理人员在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。

4.2 提高档案管理人员素质

档案管理人员应具备档案管理水平，了解和掌握档案管理专业技术并深入各部门了解部门的主要工程设计活动，以便对各部门的工程设计档案提出统一的立卷要求，促使部门对工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简洁明确且便于保管和利用。

对于档案的管理还有一点也很重要，就是要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。通过培训考核等手段使档案管理人员不断熟悉业务规范，强化执行力，提高档案服务力。

4.3 建立档案管理指标

在提升文档管理水平和加强程序执行力的同时，还需建立了档案管理指标，每个部门每年按照档案要求，整理自己部门的档案，严格按照档案管理要求办理。

文件控制方面：要求准确及时完成文件的收集处理、整理、鉴定，归档率达100%，档案鉴定和销毁率达100%。具体做法是：

（1）将文档标准要求纳入各部门的考核指标，促使各部门正确编制档案目录和整理档案，并及时上报档案室。

（2）为确保档案的质量，由档案管理人员对重大工程设计档案进行复核，及时将发现的问题反馈给相关科室和经办人员，及时落实整改措施，确保工程档案指导、验收和进档案室各个环节标准的统一。

（3）档案的查询、借阅做到分部门、分级别、分人员的查询层次。

（4）加强档案的保密性工作，不外传相关设计档案，重要档案借阅需经主管部门领导许可。[1]

4.4 档案管理信息化

档案管理信息化体现在两个方面，一是纸质版档案的信息化管理，二是档案的数字化管理。

自上世纪九十年代始，计算机技术逐渐进入我国，在档案管理工作中陆续采用了计算机管理，虽然仅仅是条目的管理，却为档案的信息化工作做出了开創。计算机在档案管理中的应用，提高了档案管理工作的检索能力，提高了档案管理工作人员的工作效率，这一档案管理方法沿用至今，采用计算机配备专业的档案管理系统，可使设计档案管理井井有条。

随着计算机技术的发展及档案管理系统的应用探索，档案的数字化管理技术显著发展，档案管理进入快速推进阶段。2000年左右至今，档案进入了发展阶段，期间国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》。工程设计行业依据国家档案局的要求，依据行业发展特点和要求，以国内先进数字档案馆建设水平为标杆，提出可供设计单位参照的数字档案馆建设指导意见，推动行业内有条件的单位建设行业一流的数字档案馆，实现档案信息化管理，适应企业发展的需求，提升档案信息资源的利用价值。[2]

5 结语

工程设计档案具有成套性、阶段性、专业性、通用性、数量浩大以及巨大的经济效益等特点。工程设计档案具有十分重要的意义，在工程建设过程、质量验收环节、工程养护维修、工程重建改扩建以及科研项目中发挥着巨大作用。为充分发挥工程设计档案的作用，必须加强档案的管理工作，采取建立档案管理体系、提高档案管理人员素质、建立档案管理指标、档案管理信息化等措施，可提高档案管理质量。

【参考文献】

[1]苏琼.档案管理标准化与创新[J].标准科学，2015，2，50

[2]王永苹.福建省电力设计院工程设计档案管理系统的设计与实现（D）.成都：电子科技大学，2013