城市建设项目的档案管理措施

高梅真 郑东成

【摘要】城建档案是城市中过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事城市建设活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分。城市经济和社会发展，城市建设和管理都离不开城建档案，无论何时都不宜放松城建档案管理工作。经过几十年的发展，城建档案在城市建设中的作用也被越来越多的领导干部所认同。城建档案管理工作在城市建设中的地位和作用是必不可少的。

【关键词】城市建设；档案管理；措施

一、城建档案在城市建设中的地位与作用

（一）城建档案是城市规划、建设、管理的重要依据

城市规划是城市发展的前提。要制定一个科学的、符合实际的并具有前瞻性的城市规划，必须依靠那些真实记载着该城市在建设过程中形成的档案资料，并以此为基础，进行创新拓展。而城建档案真实地反映城市的现代化进程，更是城市规划的重要依据。所以，从某种意义上来说，城建档案是城市各项事业发展的综合指标的反映，包含着大量城市建设的重要讯息，我们的城市建设，绝对不能忽视城建档案工作。例如，城市建设中旧城区的改造、新城区的开发、基础设施的改建、扩建等，如果缺乏充分足够的城建档案资料作为参考，一切从零开始的话，其工作难度之大，是难以想象的。因此，掌握系统、完整、可靠的城建档案资料，是制定城市规划的前提条件，是进行城市建设和管理，乃至今后发展的重要依据。

（二）城建档案是市民工作和生活有序进行的重要保障

城市的主体是人，城市的建设与发展是以保障人民生活正常进行为前提的。党和政府提倡以人为本，落实到实际工作中就是要城建工作不扰民。水、电、气、通讯、交通这几项都是人民日常生活的基础资源，关于这些设施的档案必须完整而且足够准确，才能在高速的城市建设中保持市民的工作生活有序进行。

（三）城建档案是提高城市防灾抗灾减灾救灾能力的重要资料

城建档案作为城市规划和基础建设的不可再生的历史纪录，对城市在预防和抵御自然灾害方面有着十分重要的作用。一个城市一旦遭受自然灾害破坏，城建档案就会立刻显示它的特殊功能。2008年发生的“5·12”汶川大地震、2010年发生的玉树大地震都告诉我们，一张地图，甚至一张管网图，对迅速恢复城市的关键工程设施系统，都具有不可替代的作用。

二、现阶段城市建设项目档案管理的状况

（一）档案收集、处理不尽规范

案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少；实践中，城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收集起来，存在遗漏问题；二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少；三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。

（二）档案收集方式过于单一

案利用率低，实践中，城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高，不到用时，绝不查阅，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，难以发挥档案的积极作用。主要反映在纸质档案收集比较多，特种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。

（三）档案收集内容不准确

有些已收集的城建档案，信息缺失严重、审批程序不合理等，有的材料混乱性东西多，缺乏关键理论。

（四）档案人才缺失

新形势下，档案管理需要专业的人才。但是，从目前许多地区的城建档案管理实际工作看，许多档案管理人员都是业余的，或者成为了一些年龄大、能力低的机关干部的“避风岗”，这显然不适应于未来发展的要求。

（五）信息化建设中，硬件投入滞后

城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中，档案管理已经全部实现了信息化操作。但是，在城建档案管理领域，仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用，显然不能适应信息化快速发展的要求。

三、提高城市建设档案管理工作水平的对策

（一）加强城市建设档案人才队伍建设

首先，应该从增加档案馆人员的编制上入手，使得相关的城市建设信息能够被及时、专业的处理。其次，则应该从城市建设信息的收集上入手。随着现阶段城市工程建设上马项目的增多，城市建设档案信息收集的工作量也在呈现不断增长的状态当中，而且城市工程建设项目增长的速度远远超出了相关工作人员数量的增长速度。因此，要想解决这个矛盾就要从其他方面入手，例如建设单位要在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的收集、管理及移交作明确要求，各参建单位要把档案工作管理职责责任到人，从根本上解决较为突出的问题。单纯的增加相关工作人员的数量并不能够解决问题，只有从实际应用出发，组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍，只有从解决问题出发，

进行相对应的改善才能够真正意义上完成城市建设工程档案收集和整理的工作。

（二）提高城市建设档案管理工作的规范化水平

（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。

（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。

（3）合理组卷，在整理过程中如若發现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。

（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。

（三）提高城市建设档案管理工作的信息化水平

随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时代发展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。

（四）提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”

为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动发布给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。

另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。

结语

城市建设项目的档案是城市建设项目活动中产生的图像一致、原始的具有保存价值的实际记录。然而，做好城市建设项目的档案管理工作不是几个人就可以轻松完成的，而是需要每个责任主体和相关人员的重视和努力。我们要制定相应的具体措施，基于相关的法律法规，加强城市建设项目的档案管理，从而使它进入良性循环的轨道。

参考文献

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