文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较

赵培红

【摘 要】近些年，文书档案管理工作逐渐得到了人们的高度重视，从而促进了档案事业的快速发展，对于我国经济的稳定发展起到了重要的作用。然而，现代文书档案管理工作中仍旧存在很多的不足和问题，严重影响了文书档案管理工作的质量，阻碍了文书档案管理工作的顺利开展，不利于档案事业前进的脚步。因此，本文针对文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较进行了深入的探讨研究，结合这两种方法的主要特点做出具体叙述，并对文书档案管理工作中所存在的问题采取相关有效的解决措施。

【关键词】文书档案立案多发；文件生命周期理论；比较

众所周知，文书档案工作对于社会的发展有着重要的影响，其对各个阶段所发生的事项进行详细的记载和保存。因此，要高度重视文书档案管理工作，建立完善的文书档案管理工作体系，加强对文书档案管理人员个人能力的培养，不断提高其综合素质水平，从而确保文书档案管理的工作效率与质量。因此，本文以文书档案连锁法与文件生命周期理论的比较为主要内容，对其进行详细的分析，分别对文书档案聊所发与文件生命周期理论做出阐释，希望能够有效改善文书档案管理工作中的不足。

1.“文书档案连锁法”与“文件生命周期理论”的区别

1.1适用范围的比较

近些年来，随着我国文书档案管理的不断发展，文书档案连锁法水平也在不断提高，其主要针对政府机关文书档案工作中存在的问题和不足。它的作用就是要将机关范围内的文书档案工作程序进行统一，将两项各自为政的工作结合在一起，以此来改变国民政府机关在文书档案管理中所存在的漏洞，从而提高我国政府机关的工作效率。其次，文书档案连锁注重的是对机关内文书以及文书档案程序上的变革，并没有充分考虑到与社会各界之间的相互联系。那么，所谓的文件生命周期理论又是什么呢？某位著名的档案学者就曾经提出过，文件在形成阶段再到销毁阶段或是进行永久的保存，这都是在经历一个完整的运动过程。因此，文件运动这一过程中的规律和理论被称之为文件生命周期理论，并且，我们可以了解到，文件生命周期理论具有很大的开放性。

1.2理论完整性的比较

一般来说，文书档案连锁法就是通过总收发室按照指定的分类方案，把该机关全部的收发文进行分类编号，并使用三联单来进行登记，再把文件送到相关的单位部门，这样经过审核的公文就可以由机关档案室立卷存档了。这种文书档案连锁法，看起来好像是文件只要顺利进入到文书档案室就可以了，但是，事情并不是这么简单的，这一过程只不过是文书档案管理工作的开始，连锁法还没有真正涉及到文书档案管理工作阶段。因此，文书档案连锁法并不能完全体现文件在运动过程中不同阶段中所展示的主要内容。

文件生命周期理论就是按照文件价值不同以及文件在运动过程中不同形态来进行划分，文件在不同阶段过程中，都会因为某些特定的因素与文书档案管理工作存在一定的内在关系，而文件生命周期作为文书档案活动过程中重要的组成部分，不仅是对文件档案活动周期变化的一种描述，更是文件档案整个活动过程不断发展变化的概述。那么，文件生命周期理论就可以充分阐述文件在活动周期中的内在逻辑性，更全面的展示了文件档案在整个活动过程中所存在的规律性，这是一个非常完整的文件生命周期理论体系。

1.3管理程序和处理环节的比较

仔细研究文书档案连锁法，不难发现，连锁法指导下的文件运动依次呈现为文件的形成、文件的分类编号、文件的现行使用、文件的归档和档案室管理四个阶段。

连锁法先对文件进行分类、编号、登记， 再交由机关部门使用。它的理论基础是：文件的分类立卷总是以文件的作者、时间、地区、名称等不同特征为基本依据，这些特征在文件形成之时就已经具备了。所以，文件收发之际就进行分类工作是完全行得通的。另外，编号和登记在文书工作和档案工作相互脱节的情况下，是要重复进行的，每份文件经收发室、承办单位、档案室都要进行一次编号、登记，结果是同一份文件有多种编号，越编越乱。文书处理与档案管理中的编号、登记都是针对同一份文件，它们的内容和功用又都大致相同，因此，层层编号登记也就失去了意义，由收发室采用三联单的形式，统一编号登记就能满足需要，可免除许多重复劳动，又避免了工作中的错乱。

与之相对，文件生命周期理论以已经产生的文件为基础，对发挥完现行效用的文件进行鉴定、选择、著录和标引，以至归档保管。这是由单份文件组成的一个具有相对系统性的有机体系。其中对文件的分类就是在这一组密不可分的文件整体所形成的案卷基础上进行的，保证了馆藏档案系统而完整，且便于检索和利用。

2.“文书档案连锁法”与“文件生命周期理论”的联系

首先，两者在文件与档案关系的问题上相互印证、同出一宗。书档案连锁法的思想理论依据是：文书和档案本来就属于同一个事物，是同一个事物的不同过程。文书档案连锁法的积极倡导者和组织者内政部次长甘乃光等人就曾提出“文书收发与档案管理之连锁，概以文书和档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案， 二而实一者也。”

文件生命周期理论认为，文件的运动是一种呈线形的群体运动。文件从其产生经过现行执行效用的实现而被暂时保存起来，直到全部使用目的达到再无价值而被销毁，或者因为还具有永久保存价值而转化成档案的全过程，就是文件的生命周期理论。因此，文件生命周期理论从文件运动的整体性出发，以“大文件”概念作为理论的出发点。所谓的“大文件”就是指文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程。文件生命周期理论就是以此为基础，对文件、档案进行科学处理与有效控制。由此可见，文件转化为档案不是文件本身发生了質的变化，文件与档案在其物质形态、信息内容、本质属性等方面是完全统一的。

此外，这两者在实际的操作过程中都展现了“文档一体化”的发展方向，通过对文件处理和档案处理桂规律性的分析，建立一个较为完善规范的文书档案管理系统，从而实现对文书档案管理的优化，不断提高文书档案管理工作水平。

3.结束语

综上所述，我们对文书档案连锁法与文件生命周期理论有了充分的认识，通过将这两项工作巧妙结合在一起，达到更好的文书档案管理效果，使文书档案管理工作程序有条不紊的进行，以此来确保文书档案管理工作的效率和质量，对文书档案管理人员进行定期培训教育，增强其强烈的责任意识，使文书档案管理工作得以顺利开展。从而促进文书档案连锁法与文件生命周期理论的快速发展，推动我国档案事业的可持续发展。 [科]

【参考文献】

[1]唐振华.文书档案连锁法与文件生命周期理论之比较[J].山西档案，2007（01）.

[2]张长海.文件生命周期理论与文档一体化[J].档案天地，2002（04）.

[3]张长海.传统与现代：文件生命周期理论生命力探析[J].兰台世界，2007（22）.