建筑工程档案资料管理中的问题及措施分析

姜惠明

【摘要】建筑工程涉及面广泛，牵涉到方方面面的资料，而很多资料和文件都是建筑工程施工的依据，结算根据，权责划分的规范。因此，做好建筑工程档案资料管理工作，不仅仅关系到建筑工程各个环节的顺利推进，还关系到建筑工程管理质量的提高。文章积极从这个角度出发，首先探析了建筑工程档案资料管理工作的必要性，总结和归纳了当前建筑工程档案资料管理工作存在的问题，并且积极在此基础上采取对应的措施进行改善和调整。

【关键词】建筑工程；档案管理；管理问题；管理措施

建筑工程资料其四是工程项目实体的侧面反映，在建筑各个环节的推进过程中发挥着重要作用。比如在建筑决算阶段，建筑工程资料是结算的重要依据；在建筑决策阶段，建筑工程施工合同是明确双方权责的法律性文件，这对于后期的各种权责纠纷解决来讲是至关重要的。因此，积极对于当前建筑工程档案资料管理工作中的问题进行探析，并且找到解决问题的对策，显得尤为必要。

一、建筑工程档案资料管理工作的必要性

建筑工程档案资料管理的完善性，是保证建筑工程各个环节顺利推进的依据，应该贯穿于整个建筑施工过程中，这是切实推进建筑施工项目的依据；建筑工程档案资料管理工作的开展，有利于促进建筑工程管理方案的科学性，是促进建筑工程管理质量和效益的关键所在；建筑工程档案资料管理工作的进行，是规避建筑工程主体因为权责不明造成纠纷的重要依据，对于营造健康的建筑工程项目发展环境有着积极作用。因此，高度重视建筑工程档案资料管理工作，显得尤为重要。

二、现阶段建筑工程档案资料管理工作中存在的问题

2.1建筑工程档案资料管理意识淡薄

建筑项目涉及面广泛，尤其在当前我国建筑行業结构复杂，一个建筑项目可能牵涉到政府部门，建筑方，施工方，承包方，业主，供应商，施工工人等多方行为主体，上述行为主体的关系都是由协议，合同等文件资料来确定的。如此多的建筑工程资料，如果不能合理的进行档案资料的管理和控制，势必会给予实际的建筑施工进程造成影响。归根结底来讲，就是由于当前建筑工程档案资料管理意识淡薄导致的：部分建筑工程管理者忽视档案管理工作的开展，往往都是在马上需要资料的时候，才想起来去进行整理，也因此出现很多资料难以整理好，从而影响工程进程；建筑工程资料备份意识较差，总会出现因为资料遗失造成资料不齐全。

2.2建筑工程档案资料管理质量不高

从当前建筑工程档案资料管理质量来看，质量不高也成为客观的事情。具体来讲，其主要表现在以下几个方面：其一，建筑工程档案管理层次较低，依然将资料数量作为管理的主要标准，忽视了对于相关资料的检定，尤其是归档工作难以切实的开展下去，由此很容易使得部分无效的不真实的信息融入到资料体系中去，从而影响档案资料的质量；其二，建筑工程过程中部分重要文件的签字随意性强，管理方式粗放，也很容易使得档案的真实性不断下降。

2.3建筑工程档案资料管理体制不全

由于建筑施工企业和建筑企业忽视建筑工程档案管理工作的开展，一味的关注于建筑工程建设管理。甚至部分管理人员认为档案管理仅仅是在需要的时候才进行，没必要在此方面投入更多的人力物力财力。在这样的思想认识的背景下，建筑工程档案资料管理体制自然难以健全：其一，档案管理体制不全，存在很多管理的漏洞；其二，档案管理的规范性不足，执行力不强，存在形式化的倾向；其三，工程档案资料管理工作的监督体系缺乏，难以保证实际的档案资料管理是有效的，是被监控的。

2.4建筑工程档案资料管理人才不足

制约当前建筑工程档案资料管理工作进行的另外一方面因素在于人力资源。简单来讲，当前专业化的建筑工程档案资料管理人才不足。具体体现为：其一，多数情况下建筑企业都是将档案资料管理的工作交给行政部门，并没有设立专门的岗位去进行档案资料管理工作；其二，在职的建筑工程档案资料管理人员素质不高，技能不强，难以使用先进的计算机管理技术去做好实际的资料管理工作。

三、建筑工程档案资料管理工作策略

3.1提高建筑工程档案资料管理的意识

首先，积极将建筑工程档案资料管理纳入到实际的企业文化建设中去，使得建筑企业全体员工意识到建筑工程档案资料管理工作的重要性，改变以往忽视档案资料管理的思维惯性；其次，树立档案管理的归档意识，规避以往只有需要的时候才想到档案管理，应该将其作为长期性的工作量任务；最后，积极发挥建筑工程企业中领导的作用，领导应该积极树立正确的档案管理意识，引导其他的职员积极配合，共同参与，为开展实际的档案管理工作打下良好的环境基础。

3.2强化建筑工程档案资料质量的管理

强化建筑工程档案资料质量管理，主要需要做好以下几个方面的工作：其一，结合建筑工程档案资料的有效性，建立对应的档案资料管理工作考评制度，对于现阶段的建筑工程档案资料管理工作进行评价；其二，改变以往的建筑工程档案资料管理模式，以构建建筑工程档案资料管理系统的方式实现管理信息化转变，从而实现管理工作质量和效益的全面提升；其三，注重建筑工程档案资料的实时更新，依据实际建筑工程进程的发展，在不同阶段实现不同的档案资料质量管理方案确定。

3.3建立健全建筑工程档案管理的制度

健全的建筑工程档案管理制度，是开展建筑工程档案管理工作的依据。对此我们应该积极做好以下几个方面的工作：其一，积极将建筑工程档案建设工作纳入到建设企业议事日程上去，建立对应的建筑工程档案管理工作汇报机制；其二，积极将岗位责任制度融入到实际的建筑工程档案管理工作中去，引导各个部门切实配合实际的档案管理工作，并且将其纳入各自的岗位职责中去；其三，结合建筑工程档案管理工作的特点，制定精细化的档案管理行为规范，保证各项建筑工程档案管理行为是符合规定的。

3.4培养专业化的建筑档案管理的队伍

首先，严格控制建筑档案管理岗位的招聘，从档案管理经验，建筑行业基本知识，计算机技能等多个角度去考核，正确进入建筑档案管理部门的人员都是高素质的，都是符合档案管理工作需求的；其次，积极开展长期的档案管理知识培训，尤其是计算机系统使用技能的培训，使得在职的档案管理人员能够切实的做好各项档案管理工作；最后，实现档案管理工作与薪酬待遇，职业规划之间的融入，以便最大化的激发档案管理人员的工作积极性。

结束语

综上所述，建筑工程档案资料管理中存在的问题，是客观存在的。我们应该正视当前存在的问题，积极采取对应的措施进行改善和调整，以便促进建筑工程档案资料管理质量的提升。相信随着在此方面实践经验的积累，建筑工程档案资料管理工作将会在建筑工程事业发展中发挥着越来越重要的作用。

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