浅谈工程项目档案管理的重要性

郑逸静

摘要：工程档案资料是具有保存价值施工技术资料的组合，是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的，是进行建设项目施工评价、施工质量管理的依据，也是企业上述活动各方面知识、经验、成果的累计和储备。

关键词：文书工作、科技档案、档案管理、信息化

一.文书工作

文书是在社会活动中，为处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。文书工作是对其进行撰写、传递、处理和管理而开展的一系列的活动。文书工作对及时传达、互通情况、处理问题、交流经验、传递信息、提高工作效率等具有十分重要的意义。

文书工作的基本原则可归纳为下述三个方面：

1.准确。准确既包括文书本身的质量，也包括文书处理程序各环节的质量。文书在处理的过程中，要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，方法缜密，手续齐全。

2.及时。及时是对文书工作效率的要求，也是对文书工作特性的具体体现。从文书工作总体上讲，及时的原则要求应视轻重急缓处理文件，加速文件的运转，做到不积压、不拖延、不误事误时。为此，必须明确办文的时限，即规定每个具体工作环节的时间，以确保文书工作的整体效率。

3.安全。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。围护文书工作的安全，要保证文书内容的安全，特别是一些涉密文件。

二.科技檔案

首先，为保证归档文件的完整，科技档案在整理、归档前都应按项目收集齐全、完整成套。一套科技文件应该能够完整地反映该项科技活动的全部内容和历史面貌，既有原始依据性文件，又有过程性和成果性文件。在归档前，档案工作员应根据专业性质和科技、生产活动的特点，认真进行检查做好归档文件的完整性鉴别工作。但有时管理人员对于科技档案不够重视，用的着的时候重要，用不着的时候不重要。

其次，科技档案必须是真实的历史记录，形成的所有声像资料必须在内容上始终与所反映的科技对象一致。要求科技档案是其科技活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反映科技对象的历史面貌；同时要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况，使科技档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。

三.档案管理

1.档案的收集与整理

档案收集整理工作的具体内容是需对本单位（部门）需要归档的文件、未及时归档的文件、具有长久保存价值的档案文件的接收和整理。而档案的收集和整理工作又可看作为是对档案工作的前端控制。档案的收集是前端控制的基础和出发点，而档案的整理则是前端控制的重点。工程项目档案的前端控制是对文件归档之前的工程项目的早期参与，工程项目档案往往形成周期长，涉及专业多，工序复杂，如不及早参与，必定会影响工程档案的齐全完整，甚至会影响到工程完成后的整体竣工验收。

总承包项目归档的内容可参照城建档案馆所编制的相应归档表，可根据该表所列的范围进行归档文件的收集整理。归档的文件分为四个大项分别为前期立项文件、设计阶段文件、施工文件、竣工阶段文件。而档案资料的收集整理的过程应随着整个项目的进程同时进行着的，应将档案工作与工程项目的施工活动实行同步管理，即签订合同、下达任务书时提出文件材料的归档范围及要求；检查项目计划进度的同时检查文件材料的形成情况；检查工程质量的同时检查档案材料的完整与准确。

2.档案的价值鉴定

档案的价值鉴定是决定档案是否值得保存的基本手段。如果错误地销毁了有价值的档案，将会对于今后的查阅、参考和利用造成不可挽回的损失；反之，如果不适当地保存了无价值的档案，也会给档案室徒增人力、物力的消耗，并将真正有价值的档案淹没其中，有害无益。

在档案的管理活动中，注重加强对档案的前端控制，能有效地解决档案的质量问题。如果只是被动地接受归档工作，那么档案的质量就会失去必要的保证。为此，应当把档案的管理模式由结果转变为过程，应注意利用现代信息技术手段来监控文件和记录的形成过程、保存和加工过程以及鉴定筛选归档过程。

在项目管理的过程中，资料员不能仅仅作为档案的收集整理人员，了解档案管理知识即可，也需要学习工程项目管理的相关知识，以此来提高自己的专业水平，这样才能有的放矢地收集到相关的信息，才能了解到自己所收集的档案是否齐全是否有效。

3.档案的价值利用

档案的保存价值一个重要的方面便是为了档案能够为使用者在提供后续工作中全面、及时、准确、有效的服务。

在利用档案时，我们需要注意以下几点：

（1）在阅览时，使用者不得在文件上涂改、作标记等，必须保证档案文件的原始性及完整性，要爱护所查阅的档案材料。

（2）如档案需要外借，档案员必须做好详细的登记工作，不能因熟人或领导而忽略此步骤造成文件因借阅长时间后未归还而忘记是由谁借用。同时，若文件超过借阅期限未归还，档案人员需提醒借阅人及时归还，防止应疏忽而造成的文件丢失。

（3）重要文件或者珍贵文件，应妥善保管，尽量不外借，但若是合理的需要，可提供复印件供其外借使用。

四.档案信息化

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

传统的档案工作是以纸质文件材料为工作对象，文件形成后由资料员收集立卷，最后交到档案部门进行归档保存，由于纸质档案的管理工作已经过了长期的实践，总结出了一套工作流程及方法。在传统的方式下，档案收集后，先进行分类、排序、装订、编号，然后录入档案目录，并将目录连同档案一起装入档案盒内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案归档后被长期堆放、得不到及时的处理。此外，虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，这样一来导致查找和阅览都变得比较繁琐。由此可见，曾经使用的传统的档案管理方法与信息化管理相比较存在着：档案的编目流程繁琐低效；整理时间冗长；档案查阅耗时；统计工作难以开展等问题。

与此同时，由于如今档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用又带来了一系列的问题，以前的传统手工管理现已无法解决档案工作面临的种种难题，为了让利用者能及时地无遗漏地得到所需要的档案材料，并迅速传递到每个需要利用的地方，这就需要借助于计算机及通讯技术。档案的信息化管理，可以运用计算机进行文件的起草、查找、借阅、收集、整理、编制检索工具等。电子文件随时产生，随时更改，并存储在计算机磁盘中。虽然在初期时将纸质文件转换为电子文件时会遇到许多的问题和麻烦，但经过一段时间的磨合后，电子文档便捷、高速、直观的优越性会充分地体现出来，从而提高了利用率及利用时效，并可以不受时间和距离的限制来传输所需要的资料。

日益丰富的工作实践证明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。因此，档案信息化管理是改变传统的档案管理模式、有效提升档案管理水平的必要手段，也是必经之路。

参考文献：

[1] 《建筑工程资料管理规程》JGJ/T 185-2009. 北京：中国计划出版社. 2009年.

[2] 《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》. 上海，2008年.