新建本科院校系级教学档案管理模式初探

王娟

【摘 要】 本文以陕西学前师范学院为例，分析了新建本科院校系级教学档案管理的作用和存在的问题，提出了改进措施：加强宣传，增强档案管理意识;分级管理，落实责任;分类管理，查找方便;提高效率，实现信息化管理 。

【关键词】 陕西学前师范学院;系级教学;档案管理;问题;措施

陕西学前师范学院于2012年3月经改制后，由原先的成人本科院校升格为普通本科师范类院校。为了提升学院的教学管理水平，学校对教学档案的管理在原先的基础上也提出了更为严格的要求。教学档案管理体制是否健全，直接影响到上级部门对学校评估的结果，而评估主要取决于教学档案管理水平的高低。在评估过程中，主要是查阅系级教学档案中的一些原始材料，它可以反映出系级教学工作的整体情况，衡量教学单位的教学质量和管理水平，衡量高校教学质量和学校的整体运转情况，这也是当前新建本科院校急需做好的重要工作。

一、系级教学档案在教学管理中的作用

教学档案是学校广大教职工在教学实践和研究过程中形成和积累的有价值的一些原始材料，包括教师的个人档案材料、教学档案材料、专业建设材料、学生成绩材料等等。它们能够真实反映系级教学工作的基本情况，是评估系级教学管理水平和教学质量的重要依据，是学校教学工作的总结和缩影。

1、系级教学档案为学校评估提供了大量的原始材料

如教师的教学成果、备课提要、教师的听课记录、教学进度等常规教学资料以及学生的成绩、实习计划、实习总结、分组名单等材料都为学校的评估奠定了一定基础。

2、反映了学校系级的教学管理水平和教学质量

教学档案是系上积累的一些有价值的原始材料，系上通过将这些材料进行分类、整理、归档，既方便广大教职工的查阅，也对系上教学经验的总结和教学改革起到了一定的参考作用，是衡量系上教学质量的重要指标。

3、为专家审阅提供了参考依据

在評估时，专家除了自己看到和领导汇报的情况之外，则主要是通过审阅各种档案材料，而系上作为最基层的教学单位，专家则重点通过对教学档案的查阅、分析、并给予一定的评价，这充分体现教学档案管理的重要性。

二、系级教学档案管理中存在的问题

1、档案管理意识薄弱

新建本科院校，由于处于改制后的转型阶段，随着学校招生规模的不断扩大，学生人数的不断增加，作为学校层面，只注重在师资队伍的引进和科研水平的提高方面加大人力、物力的投资，但在教学档案的规范化建设方面却投入不足。就本校的实际情况来看，系级教学档案管理人员基本上是由各系的教学秘书兼任，仅能应付一些常规性的教学资料的搜集、整理和归档工作，而系级教学档案作为系上保存的具有一定实用价值的信息资源，为学院的专业建设发展和系上教学工作的顺利开展提供了一定的参考依据。作为系级领导，在宏观层面，只注重教学工作的顺利开展，而忽视了微观层面的教学档案管理工作。作为系上的任课教师，他们认为只要备好课、上好课、搞好科研就是自己的本职工作，而对于自己一些教学档案材料的保存与归档与否，认为似乎跟自己没有直接的关系。在某些特殊情况下，为了应付学校或系上的检查，只是临时补充用来应付，整理出的东西既不真实也不具体。

2、教学档案材料不规范

由于系级教学档案涉及范围广，工作任务重，加之部分人员的档案意识薄弱，因此在收集和整理方面就有很大的随意性和任意性，如每学期的期中教学检查，教务处及系上要求每位教师将自己的听课记录、作业批改、辅导答疑、教学进度等常规教学资料上交以备教务处检查之后进行存档，但每次仅有部分人上交，交上来的有的也是疲于应付，有的是打印出来的，有的是手写的，没有统一的标准和规范，这就为后期的档案管理、存档和查阅带来不便。

3、教学档案材料不齐全

对于处于改制后转型阶段的新建本科院校，可能由于某些制度还不太健全，对教学档案管理的重要性还没有一个清楚的认识，从而导致部分教学档案材料不齐全。如每学期教务处和督评办检查的一些常规的教学资料，作为教师，完全可以利用平时上课之外抽取小部分时间将自己需要准备的一些材料提前准备好，以备检查之后系上统一存档，但是仍有部分人没有及时将自己的材料上交归档，在迎接教育评估时，系上没有相关材料，只能花费一定的人力、物力进行补充，既给自己的日常教学工作带来一定的影响，也有悖于档案材料的真实性。

4、教学档案管理效率落后

作为新建本科院校，学校也引进了较为先进的教务网络管理系统，可以对学生的学习成绩、教学计划、教学资源、课程安排等方面进行网络化的管理。但在实际的应用中，有些管理系统却没有发挥其应有的功能和作用。作为转制后的二本院校，学校整体规模也已上万人，转制之前排课都为人工手排，班少、学生少，操作起来也比较方便。转制后，学校规模大，学生人数多，班级多，工作任务重，虽然有了排课系统，但是学校却不提倡使用，认为系统排课缺乏人性化，不考虑人为因素，有时可能不会集中排课，因此，仍旧沿用以前的传统模式，花费大量的人力、物力、时间，先人工手排，再输入系统，这在一定程度上既不能合理利用教室资源，也不利于排课过程中的客观、公平、公正。

5、教学档案管理体制不健全

教学档案的管理工作应该是一项专业性和技术性比较强的工作，应当有一定的规章制度来进行规范和约束。结合我系目前的实际情况，哪些材料该统一归档，哪些该统一上交，在归档过程中有什么样的要求，基本上没有统一的管理标准和规范化的要求，这在一定程度上将造成一部分教学档案材料的缺失与重复保存。

三、新建本科院校加强系级教学档案管理的措施

1、加强宣传，增强档案管理意识

教学档案是系级档案的重要组成部分，为系上的教学实践和教学研究提供了重要的参考，也是迎接上级部门教育评估的重要参考依据。因此，作为系上领导，应高度重视并积极支持教学档案的管理工作，制定相应的教学档案管理制度和实施细则，使广大教职工充分认识到教学档案管理工作的重要性。从平时一些教学文件资料的积累做起，及时收集完善各种教学档案材料，尽量做到保存完整，杜绝日后临时补充，疲于应付的现象。

2、分级管理，落实责任

结合本院的实际情况，不管系上学生人数多少，每个系只配备一名教学秘书，工作内容杂，任务重，压力大，除了处理好系上常规教学工作的运转之外，还要兼任系上的教学档案管理工作。在时间和精力有限的情况下，只能把表面工作做好，没有更多的时间去做更细致化的管理。因此，各系可根据本系的实际情况，实行分级管理，教学秘书负责系上教学档案材料的收集、整理与归档;教研室主任负责本教研室档案资料的管理，如教研室活动计划、教研室活动记录等等;教师个人负责自己教学业务档案的收集与管理，这样层层把关，层层管理，既减少了原始档案的遗失，也提高了广大教职工的教学档案管理意识。

3、分类管理，查找方便

为了使教学档案更好的为广大教职工服务，建议系级教学档案根据学科建设和人才培养特点实行分类管理。如：师资队伍建设，包括本系教师及外聘教师的一些基本情况;学科专业建设，包括学科建设规划、人才培养方案、课程大纲等等;教学质量的评估与监控，包括系級教师的听课记录、学生评教、教学手册与教学日志、教师的考勤等等;教学工作总结与制度，包括每年的工作计划、工作总结、教学管理的各种规章制度;常规教学资料，包括课表，教材征订、监考安排、补考安排、清考安排、学生成绩等;教育实践，包括教育实习和生产实习的实习计划、实习总结、实习大纲、分组名单、指导教师;教学成果，包括教师的学历证明、荣誉证书、科研成果的复印件以及教师个人的教案、提要、听课记录等材料。

4、提高效率，实现信息化管理

随着电子信息技术的发展，教学档案信息化管理日益成为高校教学档案管理工作的主要方向。如成绩管理、学籍管理、课程安排等都可以用计算机系统处理，既可以充分利用资源，又提高了工作效率。目前，一些新建本科院校在排课方面仍采用人工手排，工作效率低、人为因素多，不客观，不公平、公正。为了适应新形势的发展，提升教学档案管理的服务功能，建议本科院校统一采取教务系统排课，既可以充分利用教室资源，也可以避免某些人为因素，做到公平、公正、客观。

总之，教学档案管理水平的高低，关系到新建本科院校教学质量和教学管理水平的提高，也是新建本科院校合格评估的重要依据，同时也在一定程度上有利于学校的教育改革和发展。

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[6] 冒红.新建本科院校系部教学档案管理浅析[J].成人教育，2010.7.

【作者简介】

王 娟（1985-）女，陕西渭南人，陕西学前师范学院中文系教师，主要从事语言学学及教学管理方面的研究.